地鐵檔案管理系統優化策略研究

王雪瑩

摘 要：地鐵檔案是地鐵運行、管理、經濟、人力資源信息的科學加工和系統管理基礎，優化地鐵檔案管理系統，實現有效的地鐵檔案管理成為地鐵企業規范發展和科學建設的基礎性重要工作。本研究從地鐵檔案管理系統運行中存在的問題分析出發，提出了優化地鐵檔案管理系統的目標，提供了建設和優化地鐵檔案管理系統的基本原則，闡釋了優化地鐵檔案管理系統的主要內容，希望可以為地鐵檔案管理系統建設和檔案管理工作加強起到借鑒的作用。

關鍵詞：地鐵檔案管理系統；原則；目標；計算機；優化；數據；軟件

前言

建設地鐵企業現代化的檔案管理系統，實現對地鐵檔案管理系統進一步地優化是當前地鐵企業和檔案管理工作的共同需要。新時期要立足于地鐵檔案管理工作實際，建立起地鐵檔案管理系統建設的目標體系，抓住建設和優化地鐵檔案管理系統的原則和策略，實現對地鐵檔案管理系統的不斷建設和優化，做到對地鐵檔案管理工作和地鐵企業長期發展的有效保障。

一、地鐵檔案管理系統運行存在的問題

（一）地鐵檔案管理系統不完整

當前地鐵企業的檔案管理系統一般將主要功能和精力都指向地鐵工程檔案，沒有對地鐵公司內部檔案、運行信息進行系統性的收集和整理，出現檔案信息不完整的實際問題，很多事關地鐵公司重要的運行信息、安全信息、人員信息沒有被地鐵檔案管理系統所收集，不能實現檔案管理工作對地鐵企業各類信息的全面覆蓋，出現了地鐵檔案信息化建設的影響，也延誤了管理系統現代化的建設進程。

（二）地鐵檔案編號混亂

當前，各地鐵公司看到檔案管理系統建設的重要價值，也展開了地鐵檔案管理系統的相關建設，由于沒有統一的領導和體系，導致地鐵檔案工作存在編號混亂的實際問題，重號、漏號的顯現十分普遍，嚴重影響了地鐵檔案管理系統的效率，也給地鐵檔案管理工作帶來極大地阻礙。

（三）地鐵檔案信息存儲手段落后

當前，地鐵檔案管理工作中還存在大量的紙質檔案，由于沒有現代化信息技術作為保障，導致地鐵基礎檔案處于高風險的狀態，并且難于實現地鐵檔案信息的共享和互聯，產生地鐵檔案信息管理的深層次矛盾，制約地鐵檔案管理系統信息化建設，延緩地鐵檔案管理系統現代化發展的進程。

二、地鐵檔案管理系統的優化策略

（一）優化地鐵檔案管理系統的目標

地鐵檔案管理系統建設過程中要結合企業的特點和檔案管理的實際，要建立起地鐵檔案管理系統系統性、科學性、長期性優化的目標，正確認知地鐵檔案管理系統信息化存在的各類問題，做到對地鐵檔案管理系統建設的正確認知，通過在操作、管理、運用領域的不斷創新，做到對地鐵檔案管理系統的有效完善，實現對地鐵檔案管理系統的不斷建設。

（二）優化地鐵檔案管理系統的原則

優化地鐵檔案管理系統的第一個原則是實事求是原則，在地鐵檔案管理系統建設過程中應該把握主要矛盾和關鍵環節，要集中解決現實中關鍵性的實際問題，利用地鐵檔案管理系統的信息化特點，取得地鐵檔案管理工作的有效突破，做到對地鐵檔案管理工作效率的提升，實現對地鐵檔案管理成本的控制。實用性原則是地鐵檔案管理系統優化的第二個重要原則，要不斷優化地鐵檔案管理系統的結構和體系，使地鐵檔案管理系統更加符合地鐵企業運行的實際，使地鐵檔案管理系統更加具有適應性和高效性，有效滿足地鐵檔案管理各項工作的要求，全面確保地鐵運行和安全等各方面工作的需要。

（三）優化地鐵檔案管理系統的主要內容

一是，要實現地鐵檔案管理系統收集和整理信息的規范化，地鐵企業應該建立起現代化的地鐵檔案管理系統，通過系統接口的規范化建設提升系統自動對歸檔內容進行有效性判別，防止歸檔內容出現變形和重復歸檔，保證歸檔檔案的準確性和有效性。通過系統的建設，實現檔案信息查詢的網絡化，充分發揮電子檔案咨詢檢索優勢，提供先進的全文檢索、跨全宗檢索功能。二是，調整地鐵檔案管理系統的檔號發放機制，將系統整理與實體整理相結合，降低實體管理工作量，減少空號，保證流水號的連續性。三是統一地鐵檔案管理系統的數據輸入和優化數據備份機制，電子檔案的移交接收均以檔案系統的數據為準，光盤只是一個數據備份，不作為檔案移交的憑證。系統自動對每天新接收的檔案數據庫進行后臺庫備份，光盤備份由檔案管理員定時按已完成項目進行，這樣可以使系統上的數據與光盤的數據保持一致，同時保證備份的數據不會發生變化，減少檔案移交手續，簡化檔案移交工作量。

三、結語

地鐵檔案信息具有項目多、密級高、全宗復雜的特點，地鐵檔案信息管理工作必須實現信息化建設，優化地鐵檔案信息管理系統，建立地鐵檔案管理系統的目標，實踐地鐵檔案管理系統的建設原則，從地鐵檔案管理系統的具體環節和具體內容建設出發，創新和優化地鐵檔案管理系統的層次與結構，提升地鐵檔案管理系統的運行質量與管理水平，更好地為地鐵企業建設、發展、運行服務，使地鐵檔案管理系統的價值得到進一步體現，做到對地鐵企業科學、綜合、穩定發展的有力保證。

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