試論學校檔案管理的科學性與遵循的原則

文/李春琦

一、檔案管理的科學特性

長期以來，檔案作為一種重要的信息資源，為各行各業的活動的提供了不可替代的依據;同時，它作為一種無形資產，在各類重大活動中發揮著積極地、應有的重要作用。因此，它具有以下幾種特征:

1.準確反映學校的發展。使用檔案的目的是什么?一是利用檔案作為工作的查考依據，為現實教學、科研、工作服務;二是檔案能為學校各項工作提供科學依據;三是檔案能為教、科、研提供第一手資料，為教學研究服務;四是檔案記錄著學校發展與歷史，何時創建，創始人是誰，學校戰略目標是什么。所以，檔案是不可或缺的重要資源。

所有這些都足以從學校檔案中找到見證;讓其成為歷史的見證者。學校發展如何、輝煌與否，原因何在，也可一一找到答案。

2.決策者的參謀與助手。學校任何時刻做出的重大決策、方案、計劃，常以歷史數據為準，進行策劃、對比、研究與實施，沒有檔案數據就如同缺乏事實依據。檔案應是學校最好的助手，對管理學校有一定的幫助作用。好記性不如爛筆頭，再好的記憶也有出錯的時候，因而，做決策是離不開檔案資料的。

3.學校文化的活標本。學校辦的好壞離不開校園文化。校園文化是全體教職員工的思想意識在學校制度規范、行為舉止、校容校貌等諸多方面的折射與反映。做好學校檔案管理有益于學院文化建設，一可圍繞學校實際，不需搜索枯腸;二可精心設計，用不著絞盡腦汁，胡編亂造，只需認真梳理、補充、完善其校園文化就足以了。

4、學校宣傳的資源庫。檔案管理對學校對外宣傳上能發揮積極地促進作用。無論是檔案調取，還是資料應用都無需臨時抱佛腳，影響正常的學校工作秩序。檔案管理好的學校，所提供的資料真實可信，能為人接受所用。所以，檔案的宣傳作用不可小視。

二、檔案管理的現代化

伴隨著計算機技術及其網絡技術的發展，檔案出現了新的管理模式;人們不再采用手工操作來管理檔案了，而是轉向用計算機操作，既方便，又快捷，從而使檔案的保管發生了根本性的變化，由紙式變為電子資源式;而檔案的歸檔由計算機系統完成處理過程。計算機化檔案管理的優勢在于:

一是檔案管理效率提升。電子化的檔案管理減輕了檔案管理人員的勞動量，提高了檔案管理的有效性，減少了差錯率;二是檔案管理更為便捷。在傳統檔案管理中，歸檔整理的檔案需修改處理，相對繁瑣和費工夫，這無形浪費檔案管理人員的人力資源，而采用計算機進行檔案管理，從根本上解決了檔案處理，文件的修改、整理與完善實現了鍵盤化;三是檔案管理質的變化。計算機化的檔案處理是一場從紙質檔案向電子化的文獻的轉變，并配以現代網絡技術的應用，使得檔案應用更加便捷，大大提升了應用這些資源的廣泛性，也使得檔案文獻不再束之高閣，這些都是傳統檔案管理方式所無法比擬的;四是檔案管理人員素質的提高。

三、檔案科學化管理的實施

在學校的發展過程中，檔案工作是不應被忽視和被削弱的。傳統的學校檔案管理模式是以保存原始信息記錄為主要內容，是手工管理時代重要環節之一，它順應了那個時代的要求，起到了發揮歷史查考憑證的作用。然而，隨著檔案管理工具的現代化，學校對信息的要求已從人工管理方式轉向信息化管理方式;信息化管理的具體要求與實施已滲透到學校活動的各個層面。

1.健全管理制度，明確管理職責

學校檔案管理體現是一種動態管理形式，從檔案資料的借出、完善，與補充，到充分應用，發揮其最大效能，從而使檔案得到科學化處理和有效使用，把過去簡單的文件處理和檔案管理獨立的分散狀態，統一成一個有機整體加以管理。

2.運用現代技術，加快檔案規范化、現代化建設

“十五”期間，國家就提出了《全國檔案事業發展“十五”計劃》，將檔案信息化建設列為重中之重的戰略，并明確提出了檔案信息化管理的主要任務。其內容如下:

·制定相關檔案信息化管理標準;·研制、推廣檔案管理應用軟件;·加強電子檔案的管理;·做好電子檔案的積累，保管與利用;·保證電子檔案的齊全，完整與有效;·實現館藏檔案數字化，資源共享，擴大服務范圍。

計算機應用于檔案管理是大勢所趨。計算機具有速度快，精度高，存貯大和判斷準等特點，所以，在檔案管理上，可用于文件的接收、查找、借閱、歸還等方面，極為高效。同時還具有檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄等功能。因此，加強檔案規范化、現代化建設是學校必做工作。

3.加強檔案的日常管理，確保檔案管理人員素質提升

檔案管理是一項系統工程，它承載著歷史的重任。真實性、完整性、系統性、科學性是檔案管理工作須遵循的原則。檔案管理質量的優劣將影響著檔案管理的有效性和準確性。因此，檔案管理要更加科學，有序就必須依賴于規范化的日常管理。

現代檔案管理是按照管理文件實施，且利用計算機做支撐，既減少了人為因素在檔案管理中的影響，又能充分發揮計算機技術的優勢，提升了工作效率。這種現代化檔案管理技術檔案管理人員提出了更高的要求。因而，檔案管理人員要圍繞本職工作，邊學邊干，在提高自身業務的同時，要特別注重計算機知識、信息技術的學習與掌握，努力使自身成為檔案管理方面的人才。

總之，建立一套適應本學校發展，體現本學校特點，并合理規范檔案管理體系，使檔案管理的發展不置后學校的發展，這將是今后學校檔案管理發展的未來目標。

［1］鄭玉清，檔案管理工作現代化的新趨向 ［J］.廣東檔案，2006，20(05):32－33.

［2］高磊，對文書檔案實行全面質量管理的探討 ［J］.科技情報開發與經濟，2004，14(10):59－60