利用信息化手段助力項(xiàng)目管理工作

石舟

北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心是朝陽區(qū)教育系統(tǒng)推廣和發(fā)展信息化工作的主管部門，每年在承擔(dān)著大量的信息化項(xiàng)目的同時(shí)，需要執(zhí)行大量財(cái)政性資金。在實(shí)際工作中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要明確自己負(fù)責(zé)哪些項(xiàng)目，這些項(xiàng)目對應(yīng)著哪些資金，并且項(xiàng)目中大部分會(huì)出現(xiàn)跨年度的資金，這就使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在關(guān)注項(xiàng)目實(shí)施的同時(shí)還要花費(fèi)大量時(shí)間關(guān)注項(xiàng)目資金問題。同時(shí)，會(huì)計(jì)沒有對項(xiàng)目和資金的統(tǒng)籌信息，也很難對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供的付款信息進(jìn)行核對和支付，導(dǎo)致項(xiàng)目資金付錯(cuò)項(xiàng)目和超過預(yù)算批復(fù)資金等問題時(shí)有出現(xiàn)。為了更好地解決實(shí)際出現(xiàn)的問題和貫徹教委領(lǐng)導(dǎo)提出的充分認(rèn)識(shí)《教育系統(tǒng)進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目管理監(jiān)督工作的重要意義》、深刻把握項(xiàng)目管理與監(jiān)督的“一個(gè)意見、兩個(gè)辦法”的內(nèi)涵、明確項(xiàng)目管理與監(jiān)督工作的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”等工作要求，朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目與資金之間的精細(xì)化管理，確保項(xiàng)目流程、資金使用、檔案留存等工作有序進(jìn)行，為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)、中心領(lǐng)導(dǎo)提供以項(xiàng)目和資金為維度的數(shù)據(jù)采集統(tǒng)計(jì)分析功能，提高工作效率，以便為信息網(wǎng)絡(luò)中心在項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目執(zhí)行、支付管理、進(jìn)度控制等方面提供依據(jù)，開發(fā)了“北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心項(xiàng)目管理系統(tǒng)”。

業(yè)務(wù)理解和需求概述

朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心所管理的項(xiàng)目和資金是比較復(fù)雜的。比如，從項(xiàng)目資金的來源來看，分為市級(jí)資金、區(qū)級(jí)資金；從項(xiàng)目資金的類別來看，分為年初預(yù)算、往年結(jié)轉(zhuǎn)、追加資金；從項(xiàng)目的類別來看，分為新增項(xiàng)目、保障項(xiàng)目、發(fā)展項(xiàng)目、延續(xù)項(xiàng)目；從項(xiàng)目的執(zhí)行方式來看，分為政府采購招投標(biāo)方式、邀標(biāo)方式、協(xié)議供貨方式、單一來源方式等；從資金的執(zhí)行方式來看，分為授權(quán)支付、直接支付；從項(xiàng)目的執(zhí)行階段來看，分為項(xiàng)目預(yù)算、用款計(jì)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、合同簽訂、資金支付、初驗(yàn)、試運(yùn)行、終驗(yàn)、審計(jì)、資產(chǎn)調(diào)撥、資料存檔等。

如何在實(shí)際工作中通過信息化系統(tǒng)幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)區(qū)分和記錄每個(gè)項(xiàng)目和資金的執(zhí)行方式和使用方法，避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)人使用錯(cuò)誤的方式執(zhí)行項(xiàng)目，避免會(huì)計(jì)使用錯(cuò)誤的方式使用資金，成了 “項(xiàng)目管理系統(tǒng)”的核心需求。

主要模塊和功能明細(xì)

1. 資金管理模塊

通過該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的資金管理，通過資金管理可以導(dǎo)入項(xiàng)目的資金，并且能夠?qū)Y金進(jìn)行添加和刪除、更新操作（如圖1）。

主要功能包括批量導(dǎo)入、手動(dòng)添加資金、資金刪除、資金更新、未匹配資金列表。

2. 項(xiàng)目管理模塊

通過項(xiàng)目管理模塊可將項(xiàng)目信息添加或?qū)氲较到y(tǒng)中，并按照北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心的工作流程和對項(xiàng)目的管理方式實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的全生命周期管理。

該模塊主要功能包括批量導(dǎo)入、手動(dòng)添加項(xiàng)目、項(xiàng)目刪除、項(xiàng)目更新、添加資金來源、項(xiàng)目分配、項(xiàng)目列表、立項(xiàng)、上傳文件、立項(xiàng)審核、查看上傳文件、打印立項(xiàng)申請表、打印項(xiàng)目審批表、添加用款計(jì)劃、打印用款計(jì)劃、選擇項(xiàng)目執(zhí)行方式（如圖2、圖3）。

3. 項(xiàng)目執(zhí)行模塊

通過系統(tǒng)所開發(fā)的項(xiàng)目執(zhí)行模塊，可實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目執(zhí)行的管理，將與項(xiàng)目有關(guān)的合同、資金、審計(jì)等信息統(tǒng)一管理起來，使項(xiàng)目管理更加完善。

項(xiàng)目執(zhí)行模塊的主要功能包括項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)、文件上傳、追加專家費(fèi)、合同添加、追加合同資金、更新合同、刪除合同、合同節(jié)點(diǎn)、申請支付、履約保證金、審計(jì)金額。

4. 資金支付模塊

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)可以通過資金支付模塊填寫每個(gè)項(xiàng)目中的每筆資金支付情況，查看支付申請，填寫相關(guān)信息，完成資金支付（如圖4）。

5. 查詢統(tǒng)計(jì)分析模塊

通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)可快速、便捷、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)分析功能。通過統(tǒng)計(jì)分析，可以生成項(xiàng)目信息的統(tǒng)計(jì)表，并能夠?qū)Y金進(jìn)行對比或者對項(xiàng)目資金進(jìn)行統(tǒng)計(jì)（如圖5）。

主要功能包括項(xiàng)目查詢、項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)表、資金對比、資金統(tǒng)計(jì)分析、高級(jí)查詢。

項(xiàng)目查詢：查看相關(guān)權(quán)限下的項(xiàng)目信息和操作日志。

項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)表：采用三級(jí)菜單的形式，查看對應(yīng)權(quán)限的項(xiàng)目詳細(xì)信息。

資金對比：查看相關(guān)權(quán)限下的資金信息。

資金統(tǒng)計(jì)分析：采用三級(jí)菜單的形式，查看對應(yīng)權(quán)限的資金詳細(xì)信息。

高級(jí)查詢：根據(jù)查詢條件，查詢相關(guān)項(xiàng)目、資金的信息。

6. 操作日志模塊

系統(tǒng)通過該模塊可自動(dòng)記錄與項(xiàng)目有關(guān)的操作信息。

使用情況與感想

“北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心項(xiàng)目管理系統(tǒng)”經(jīng)歷了3個(gè)月的開發(fā)時(shí)間，已經(jīng)導(dǎo)入所有項(xiàng)目和資金數(shù)據(jù)，并進(jìn)行了全體員工的培訓(xùn)，現(xiàn)在處于試用階段。

通過信息化手段，朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目與資金之間的精細(xì)化管理，確保項(xiàng)目流程、資金使用、檔案留存等工作有序進(jìn)行。為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)、中心領(lǐng)導(dǎo)提供了以項(xiàng)目和資金為維度的數(shù)據(jù)采集統(tǒng)計(jì)分析功能，切實(shí)提高了工作效率。

（作者單位：北京市朝陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)中心）