高校化學實驗材料及低值易耗品引入ERP管理

唐清華

（魯東大學化學與材料科學學院，山東煙臺 264025）

高校化學實驗材料及低值易耗品引入ERP管理

唐清華

（魯東大學化學與材料科學學院，山東煙臺 264025）

ERP管理作為先進的管理思想和管理技術，在社會各個領域得到廣泛的應用。文章針對當前高校化學實驗材料及低值易耗品管理現狀和所存在的問題，依托ERP系統的理念對高校化學實驗材料及低值易耗管理提出了改革意見，建立了化學實驗材料及低值易耗品ERP管理的概念模型，使管理更加系統、方便、透明，使之向精益管理邁進了一步。

信息化管理；ERP系統；化學實驗材料；低值易耗品

21世紀是信息化的時代，信息網絡、信息高速公路等一系列信息化工程已經在社會的各個領域得到廣泛應用，對科技、經濟以及人們的工作、生活產生了廣泛影響［1］。在高校實驗室的物資管理工作中，化學實驗材料和低值易耗品的購置和應用比較頻繁，管理工作難度大，易產生管理漏洞［2］。面對即將到來的、可以預見的激烈競爭局面，高校都在努力從優化學校內部管理入手，通過改進與優化業務流程、降低消耗、控制成本等方面來提高效益［3］。ERP是借用一種新的管理模式來改造舊的管理模式的先進的、行之有效的手段和工具［4］。引入ERP系統是高校實驗材料和低值易耗品管理改革的重要一步。

1 問題的提出

目前高校實驗材料及低值易耗品在管理中還存在諸多問題，具體如下：

（1）快速供應難度大。高校實驗材料及低值易耗品數量大、品種多、型號雜、范圍廣、采購周期短、質量標準嚴，對供應的要求是時間急、計劃變化快。現有的管理方式很難按時保質保量做好供應工作［5］。

（2）制度不明晰，流程不健全，積壓和浪費嚴重。當前，在實驗材料和低值易耗品管理中沒有一個清晰明確的管理模式。從物資采購的計劃申請、驗收入庫、保管保養、請領發放到使用消耗等全過程，都存在著非標準化作業現象。例如添置領用不規范、積壓浪費嚴重、賬目不清、院系割據、互不流通、重復購置、缺乏制約和調控機制、購置物品質量差等，導致材料低值易耗品積壓和浪費［6］。

（3）信息管理技術落后，管理精細化難度較大。化學藥品庫出入庫管理、賬目核對、藥品領取完全是手工記賬，致使登記不詳細、信息數據不透明、不方便各實驗室快速查找所需物品信息、不方便及時掌握庫存情況和各實驗室藥品使用情況［7］，并且其管理數據量大，數據繁雜，數據之間的關系重疊交叉［8］。

針對以上問題，引入ERP系統管理大學實驗材料及低值易耗品。

2 系統主體

按照ERP系統的流程，結合化學實驗材料和低值易耗品的管理特點，對程序采用模塊化的設計思路，并將管理系統設置為權限和編碼管理、采購管理、庫存管理、使用管理、查詢功能五大模塊。整個管理系統以編碼為基礎，以數據庫為依托。ERP系統如圖1所示。

圖1 ERP系統框圖

2．1 權限和編碼模塊

別人的婚姻是愛情的塵埃落定，他們的婚姻，卻是一場隱形戰爭的開始，是她對他愛的爭奪戰。在這場戰爭里，丁小慧一刻都不曾放松。

權限管理的功能包括賬戶管理、物料編碼設置、軟件接口設置和使用習慣設置等。用戶憑借登錄賬戶和密碼確認身份。系統應該對使用者進行權限區分，擁有管理者權限的使用者可以對其他使用者的權限進行設置，以實現相應的權限管理。

系統模塊中還涉及到物料編碼的各種設置。物資管理依托的是數據庫管理，通過編碼反映物料的常用信息，使具有相似性的物料能夠被分類管理。物料號實行統一管理，新料入庫前先取號，后辦理入庫，保證一料一號，避免重號。編碼內容和長度見表1和圖2。

表1 編碼的內容和長度

圖2 編碼的內容和長度

系統同時還需提供軟件相關接口的設置，以方便接駁其他管理軟件，進行兼容性調整和一體化管理等。

2．2 采購模塊

（1）需求計劃。在每月初或每周初，各實驗室通過管理系統向倉儲管理者提供一份未來一段時間所需試劑和儀器的清單，其中包括所需的試劑的名稱、純度、規格、數量，建議采購的生產廠商、替代品、計劃使用時間等信息。各實驗室的采購需求將匯總形成規范的采購計劃，納入管理系統中，作為采購工作的指導和憑據。其中，實驗室管理人員在定制采購計劃時用查詢系統將自己需要的試劑或低值易耗品與相應編碼進行聯系。

（2）采購管理。在設想中，采購管理將可能有多種形式。在產品入庫后，通過采購管理系統，為產品確定或生成相應代碼，入庫后將位于需求計劃中的試劑或低值易耗品編碼調整后移至庫存中，并通過使用模塊通知各個實驗室或其他使用單位。

2．3 庫存模塊

（1）入庫管理。入庫管理和采購管理在功能上有一定的相似性，二者都是商品進入倉儲系統并擁有編碼。需要強調的是，采購系統的入庫一定伴隨著實際的資金的流動，而入庫系統的入庫不會伴隨著實際的資金流動，但有相應的賬目記錄，例如由其他倉庫調運的試劑等。

（3）出庫管理。出庫管理是倉儲管理的重要環節。在設想中，實驗人員領取試劑和低值易耗品，通過編碼的變化，在系統中儲存、備案。出庫時，領料人領取試驗品，管理者通過檢驗貼在試劑外包裝上的編碼，以確認和登記出庫。

（4）盤存管理。實時查詢庫存余量與查詢功能相配合，實現實時了解庫存余量。

（5）賬目管理。倉儲系統的財務管理是實時賬目管理。在設想的系統中完備的信息將會支持使用者在任意時刻創建詳細、完整的賬目數據，及時反映材料、低值易耗品資金占用與增減變化情況，以促進資金周轉，節約費用、平衡支出［9］。

2．4 使用模塊

某些實驗室常備試劑也可參照庫存管理中計劃管理的方式進行管理，當實驗室中某試劑或低值易耗品存量低于某個數量后，系統將會評估該試劑或低值易耗品的庫存后自動判斷，將其添加至采購計劃中。

2．5 查詢模塊

查詢模塊是整個系統的重要部分。在查詢模塊中應該提供關鍵詞搜索和與各個模塊相關聯的具有更多選項的高級搜索功能，例如出庫品查詢、采購品查詢。

本系統在業務流轉過程中，提供多角度、多條件組合的統計查詢，可隨時查詢相關輔助信息，便于業務信息準確維護。而查詢信息顯示內容的靈活設置及方便導出Excel文件功能，為管理可控和再控提供切實依據。本系統包含了業務查詢、需求計劃查詢、出庫單查詢、庫存狀態查詢、物料查詢。

3 在設計中的新理念

3．1 編碼在管理中的應用

首先對實驗材料和低值易耗品進行編碼。物料編碼也叫物料代碼或物料號［10］。每一類商品只能擁有一個編碼，只有完全相同的商品才有可能擁有相同的編碼。材料編碼錄入管理系統后不允許刪除。編碼是設計中的大學化學試劑及低值易耗品管理的核心。

物料的技術資料信息，如物料名稱、品種規格、型號、計量單位、生效日期與失效日期等；物料的庫存信息，如物品來源、庫存單位、年盤點次數、盤點周期、最大庫存量、安全庫存量、庫存金額；物料的采購供應信息，這類信息用于物料采購管理，如物品日消耗量、訂貨點數量、主供應商、次供應商等；物料的財務信息，涉及物品的相關財務信息；物料的質量管理信息，包括物品是否有存儲期及存儲期限、貨物質量跟蹤等。在管理過程中物品的編碼將隨物品一起，經歷倉庫管理的相應流程，形成一個虛擬循環，從而達到實時控制、實時了解倉儲的運行狀況。

3．2 條形碼、二維碼在管理中的應用

二維碼和條形碼具有編碼容量大、密度高、信息安全性高等特點［11］，其應用可以極大地提高信息化管理系統的效率。通過系統可以將前文提到的編碼通過機打生成二維碼或條形碼，貼在試劑和低值易耗品表面，出庫、盤存、檢查、移庫操作通過檢測條形碼進行，高效便捷，免除了反復鍵入的復雜工作。

3．3 即時賬目

系統設計的一項重要要求是實現即時賬目，即在任何時刻系統都能生成截止至目前的賬目，做到信息共享、各相關部門及人員可以實時查詢倉庫庫存。倉庫管理人員只要核對開票人員開出的電子票，確認和實物相符后在系統里確認即可，既方便又準確，不易出現錯誤［12］。

4 結束語

運用ERP系統理念中的財務管理和物流管理對大學實驗材料和低值易耗品管理進行改革，建立以財務為中心的管理新機制。實現了決策科學化、管理規范化；加強了庫存管控，降低庫存成本；實時掌握庫存數量，保證庫存和實物的一致性，加強了各部門之間的信息共享，使物流、資金流、信息流在各個相關部門有效協調，為教學科研各個環節提供了有力的保證。

（References）

［1］隋繼學，劉群生．高校實驗室信息化管理初探［J］．職業教育研究，2008（6）：104－105．

［2］習海旭．基于工作流的高校低值易耗品管理應用研究［J］．實驗技術與管理，2013，30（10）：223－227．

［3］王卿．ERP在徐州發電廠物資管理中的實施與應用［J］．電力信息化，2009（2）：27－30．

［4］杜棟．以ERP模擬實驗室平臺打造工商管理專業人才培養新模式［J］．實驗技術與管理，2003，20（6）：121－124．

［5］吳兵，王喆．低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］．實驗技術與管理，2012，29（7）：205－208．

［6］楊毅萍．談高校化學實驗室低值易耗品的管理［J］．太原師范學院學報：自然科學版，2007（4）：96－98．

［7］李犁，鄧敏，劉洋．化學藥品管理信息系統設計［J］．錦州師范學院學報：自然科學版，2002（4）：21－23．

［8］關長青，吳永萍．計算機低值易耗品輔助管理中的數據庫設置［J］．實驗技術與管理，2001，18（4）：157－159．

［9］張翔宇，孫世緩．關于高等學校儀器設備經濟管理問題的思考［J］．實驗室科學，2009（5）：132－133．

［10］羅鴻，王忠民．ERP原理·設計·實施［M］．北京：電子工業出版社，2003．

［11］王娟，王萍．直接零件標志條碼區域定位算法［J］．計算機輔助設計與圖形學學報，2014（7）：1159－1166．

［12］畢麗．關于造船企業ERP系統的研究：倉庫物資管理［J］．科技信息，2011（35）：471－472．

Management with ERP system of chemical experimental materials and low priced and easily worn articles in colleges and universities

Tang Qinghua
（School of Chemistry，Ludong University，Yantai 264025，China）

Regarded as the advanced management concept and technology，the ERP system is widely utilized in various respects of the whole society．Aiming at recent situation and existing problems of the chemical experimental materials and low priced and easily worn（LPEW for short）articles management in colleges and universities，some suggestions and betterments are put forward according to the idea of the ERP system．The conceptual model of computerized chemical materials and LPEW articles management system is set up and it is more systematical，convenient，clear，making an important step to lean management．

computerized management；ERP system；chemical experimental material；low priced and easilyworn articles

F251

A

1002－4956（2015）3－0252－03

2014－09－22 修改日期：2014－10－10

唐清華（1964—），女，山東煙臺，本科，高級實驗師，現從事實驗教學與管理工作．

E－mail：TQHHP＠163．com