基于工作流OA系統在高校管理中的應用

劉金濤

【摘 要】辦公自動化（OA）是 20 世紀 70 年代興起的運用多種技術發展起來的一門綜合技術，OA 系統的發展已經進入了協同辦公、知識管理的工作流階段。

【關鍵詞】OA系統 ? ?工作流 ? ?高校管理 ? ?應用

一、基于工作流OA系統的定義

工作流是計算機技術支持的協同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。協同最根本的就是協同工作，即多人通過分工合作等方式而共同完成同一個目標。辦公就是協同工作的一種，傳統的 OA（即OFFICE AUTOMATION的縮寫，即辦公自動化） 軟件稱作群件（groupware），即協同軟件。基于工作流OA系統采用Internet/Intranet技術，大部分業務流程基于工作流的概念，將人、物、任務、事件和狀態協調好達到工作流的自動化，使工作流過程更加智能，使使用人員方便快捷地共享信息、高效地協同工作、規范組織管理，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為管理和決策提供科學的依據。

二、基于工作流OA系統遵循的原則

由于工作流需要明確知道“做什么，何時做，以及由誰來做”，即每項任務是“做什么”，路由和規則來決定“何時做，以及由誰來做”，工作流需遵循3R 原則。

1. ?Route（路由）：傳送以文檔、時間、消息等作為對象，這些對象和這一過程經過的路徑便構成了路由。路由有順序執行路由、并行路由、選擇路由和循環路由四種基本結構;

2. ?Rule（規則）：它規定了信息怎么進行路由和路由給誰，用來判斷工作流的運行狀態以及確定執行下一步驟的條件邏輯。規則描述了流向的控制、條件以及對異常情況的處理;

3. ?Roles（任務）：是工作流對于某種狀態、某種事物或工作組的具體操作。任務具有原子性因而不可再細分，是一個需要保持完整執行過程的工作邏輯單元。若任務執行時出現錯誤，需要回滾到任務執行前的狀態，如需再次執行則重新執行。

三、基于工作流OA系統的功能需求分析

由于不同高校辦公特點不同，對 OA 系統的功能需求有很大差別，尤其在某些細節處區別較大。通過比較分析一般基于工作流 OA 系統的通用性需求和結合自身特點，基于工作流OA 系統的功能需求可概括為：第一解決信息傳遞方式從傳統的紙介質到電子介質的轉變，以期提高工作效率;第二解決公文辦理過程的自動流轉同監督功能，提高各部門之間的協作能力。形成一個集成化的辦公環境，為教職工搭建具有豐富功能和實現可個性化桌面的辦公環境;形成一個可以集中信息的收集、處理發布的平臺，以便實現信息的流通性;形成能與其他應用系統進行訪問和數據交互的接口，解決信息孤島，減少從而避免重復工作的可能;形成一個靈活適用、穩定可靠的網絡辦公系統，構成良好的基礎應用平臺，用戶可根據需要靈活選取不同的功能組件，并通過簡單方便的配置即可實現業務的應用。根據相應的需求，如圖1所示 OA 系統在功能方面需要實現以下功能。

圖1某校基于工作流OA系統結構

四、基于工作流OA系統的功能應用

1. 規范公文管理。傳統的管理模式下，混亂、無序、推諉、低效等問題時有發生，管理成本、辦公費用居高不下，不利于形成和諧高效的辦公環境。目前，部分高校實行“學校—學院（部門）”二級管理制度，特別是二級學院部門較多，涉及工作面較廣，工作間關聯性強，信息量大， 領導不能及時、有效地對各類文件進行及時有效地處理。因此，基于工作流OA系統應實現公文的網上擬稿、二級學院（部門）領導審核、跨部門會簽、審稿、簽發、編號、成文、校對、發布、歸檔等功能（如圖2），其中管理員用戶可以定制文件流轉過程，系統按照預先定義的工作流程進行流轉，系統提供嚴密的授權管理，保證文件不被未授權人處理和查看，實現對文檔傳遞過程中有效地實時監控，保證文件網上流轉準確。

圖2：某校基于工作流OA系統公文流轉示意圖

2. 提高效率督辦管理。督查督辦作為高校重要的管理行為，是高校順利實施決策部署和全面完成工作目標的重要手段和有效機制。督辦管理指的是對學校重大決策、決議的貫徹落實。所謂“督辦”，有兩個層次的含義，一個層面指的是對一個完整的事項的辦理，包含立項到結項的整個環節，都需要進入到監督辦理的范疇;另外一層含義指的是對一些由其他部門承接辦理的事項的各個環節進行監督檢查，提高工作效率的同時強化領導的監控管理，增強領導的控制力，及時有效地監控各部門之間及教職員工的工作進度情況;實時、全面掌控各部門之間的工作辦理狀態，及時發現問題、解決問題，從而減少差錯，防止低效辦公。因此，系統應提供督辦單制作、通知、跟蹤、人工催辦、承辦人承辦、督辦結果反饋、統計查詢等功能。

3. ?實現遠程辦公。隨著高校的不斷升級，部分學校形成了多個校區，文件的上傳下達、申請、審批都受到時間和空間的限制，領導外出學習、出差、交流同樣會導致部門一些緊急重要的文件得不到有效處理。基于工作流OA系統由于是無紙化的數字管理，使得辦公可以不受時間和地域的限制。一方發文，另一方在登錄系統后便可以收到，與接收方處理的時間是否是工作日，是否間隔了幾天無關。同時，發送方和接收方不僅可以在內網辦公，也可以通過 VPN 客戶端、在有權限訪問的情況下，在家或者出差在外使用外網來進行移動的協同辦公。

圖3 OA系統手機客戶端結構分析

4. ?提高決策管理。分析報表和相關數據信息，有助于對高校的人、財、物、信息和流程的整體把握和管理，全面了解高校的運作情況，從而做出正確的管理決策。

（1）對于院級領導而言： 基于工作流OA是信息資訊、管理監控、決策支持系統。它將二級學院的黨政、行政、教學、學生管理、就業指導等部門有效整合在一起，各部門不再是各自獨立的信息孤島，院級領導能迅速得到來自各部門的各種信息、數據，并可對部門內人、財、物及事件等有效跟進、監督，并以此為依據形成戰略決策。

（2）對于中層干部而言： 基于工作流OA利用系、部門、個人之間的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握二級學院的各項進程，提高辦公效率;OA可對部門內的人、財、物及事件進行“量化”管理，并可有效跟進、監督，給以指示，變傳統的“粗放”管理為“精細”管理。

（3）對于普通教職工而言：提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快地工作。

【參考文獻】

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