檔案管理信息化建設策略探討

段艷紅

摘 要：我國經濟的快速發展，以及科學技術的不斷提升，使得原來的檔案管理已經不再能夠滿足當前管理的需求。而在在現代化社會快速發展的過程中，開展檔案管理信息化建設已經成為了一種必然趨勢。為此，該文就將對檔案管理信息化建設的策略展開進一步的探討。

關鍵詞：檔案管理 信息化建設 策略 探討

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（c）-0182-02

我國政策的不斷推陳出新，使得檔案管理也發生了改變。在企業中信息會出現較多變化，并且還具有管理范圍與信息量較大的特性，這就需要相關部門不定期對信息進行整理，保障各類信息能夠與信息管理相統一，進而確保所有數據的一致性。但是原來檔案管理的更新速度非常慢，已經不再能夠滿足現階段信息管理的需求。所以，檔案管理應順應時代發展的潮流向信息化方面轉變。該文將結合檔案管理信息化建設的現狀，對其信息化建設的策略展開探討。

1 檔案管理信息化建設的現狀

1.1 重視程度不足

領導層對于檔案管理信息化建設的重視程度不足。當前我國多數企業的領導層，對檔案管理并不重視，致使檔案管理信息化建設因缺少人力、物力等，其發展受到了嚴重阻礙。盡管有一些企業的領導層開始關注檔案管理，但是因未對其采取積極的行動，也沒有對檔案管理工作人員進行嚴格要求，導致檔案管理的工作人員在實際工作過程中，出現懈怠的情況，如：工作人員的不認真，使得檔案中的信息出現外泄，或者是直接將檔案丟失等等，出現這些情況的原因就是由于領導層對于檔案管理信息化建設的重視程度不足，致使檔案管理出現多處漏洞，進而給工作帶來了損失。

1.2 資金投入不足

檔案管理信息化的建設需要得到硬件與軟件的支持，包括一些大型的服務器設備、磁帶機設備、網絡通訊設備、計算機以及掃描儀等，這些設備的價格比較昂貴，部分企業由于資金有限，不愿將大量成本投入到檔案管理信息化建設中；還有一些企業雖然有充足的資金支持，但是認為檔案管理信息化建設不能直接帶來經濟收益，因此，將資金全部投入到了其他地方，檔案管理能夠運行就可以。而出現上述情況的主要原因，是由于資金短缺致使檔案管理信息化建設受到了阻礙。

1.3 工作人員素質偏低

檔案管理信息化建設除了離不開現代化的信息設備之外，還離不開綜合素質較高的專業人才，但是我國當前很多企業檔案管理工作人員的整體素質水平較低。造成這種想象的主要原因是由于檔案管理工作人員缺少實踐經驗，還有就是由于部分工作人員沒有經過專業考核或者是專業培訓，直接進入崗位開始工作，導致其在工作過程中，因缺少專業知識的儲備，經常出現問題，不能有效完成檔案管理工作，更不能促進檔案管理信息化的建設，所以需要企業加強對檔案管理工作人員的重視，提升他們的素質水平[1]。

2 檔案管理信息化建設現狀的原因

我國檔案管理信息化建設分為三個階段：（1）起步階段；（2）快速發展階段；（3）系統發展階段，這三個階段中最能影響到檔案管理信息化建設發展現狀的起步階段。我國檔案管理信息化建設是借助計算機技術發展起來的，在20世紀的80年代，我國開始引入計算機之后，嘗試用計算機進行檔案的管理；直到了90年代以后，才正式走向檔案管理信息化建設的道路；步入21世紀之后，信息網絡技術的不斷使用與推廣，給檔案管理信息化建設注入了新的活力，隨之我國也頒布了相應的建設實施綱要，明確了檔案管理信息化建設的要求與內容。但是與國外的檔案管理信息化建設相比較而言，我國的建設起步時間比較晚，沒能與當前的國情有效結合起來。例如：美國的檔案管理信息化建設就是將信息化建設與國家檔案館進行有效結合，構建出統一化的聯邦制管理體系，除此之外，還通過地方政府、學院以及企業等檔案管理機構，構建出分散、多元的管理體系。由此可以看出，美國因為起步時間較早，檔案管理信息化建設不管是在資金投入方面，還是在重視程度上，美國都存在領先優勢。

3 檔案管理信息化建設的有效策略

3.1 加強對檔案管理信息化建設的重視

在企業檔案管理工作過程中，要想有效提升工作人員對其信息化建設的重視，企業領導層能起到重要作用，簡單來講就是領導層重視檔案管理信息化建設，就會間接帶動其他工作人員對它的重視。因此，企業應當先加強領導層對檔案管理信息化建設的重視，使其能夠給予更多的扶持，積極調動各部門的力量，對檔案管理結構做出優化調整，為后期信息化建設打下基礎；除此之外，還需要加強對檔案管理信息化建設的宣傳力度，使更多的工作人員了解檔案管理信息化建設，轉變工作人員的思想觀念，進而提升工作人員工作的積極性。

3.2 加強資金投入力度

檔案管理信息化建設，是現代化發展的必然趨勢，因此，企業要想其轉變原來的工作模式，需要加大資金投入力度，改善當前檔案管理使用的設備條件，換句話講就是檔案管理信息化建設離不開硬件與軟件，而這些設備需要花費大量資金。企業要想推動檔案管理信息化的建設，還可以利用計算機管理系統，為檔案管理提供更多現代化管理措施，對檔案信息進行優化管理，這也有助于檔案管理信息化的建設。

3.3 提升工作人員的素質

檔案管理信息化的建設，需要工作人員要有一定素質水平，因此，企業應當加大人才培養力度，所有進入檔案管理部門的工作人員，必須要持證上崗或者是經過企業專業培訓，具備了較高的專業素質，才能進入該部門參與工作。檔案管理信息建設離不開計算機專業的人才，所以，企業可以在外進行招聘，吸納更多的計算機人才；如果在崗的工作人員，計算機水平不過關，企業也應當加強對他們的培訓，可以根據每個人的實際水平，進行分組培訓，在最短的時間內提升他們的整體素質水平，進而促使他們能夠更好的完成檔案管理工作。同時企業還要提升工作人員的道德水平，引導他們樹立正確的責任觀念，使他們能夠在實際工作過程中，可以積極、主動的完成各項工作，將檔案管理信息化建設落實到位[2]。

4 結語

通過上述內容，從中可以看出，檔案管理信息化在建設過程中，還存在很多問題需要通過相應的策略予以解決，對檔案管理信息化進行強化，有助于提升檔案管理工作的質量，同時也有助于檔案管理信息化的建設。而做好檔案管理信息化建設，有助于為企業帶來更多的經濟收益，促進企業得到更好的發展。

參考文獻

[1] 劉佳寧.人事檔案管理信息化建設的策略探討[J].辦公室業務，2012（11）：105-106.

[2] 劉晶.淺論檔案信息化建設的現狀及應對策略[J].辦公室業務，2013（3）：38-40.