醫(yī)院設備檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化對策分析

黃曌明

（惠州市第一人民醫(yī)院，廣東 惠州 516003）

醫(yī)院設備檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化對策分析

黃曌明

（惠州市第一人民醫(yī)院，廣東 惠州 516003）

醫(yī)院設備檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院設備檔案管理對醫(yī)院整體實力的提升有重要意義。本文探討了醫(yī)院設備檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化醫(yī)院設備檔案管理的對策。

檔案管理；醫(yī)院設備；設備管理；對策；

社會的不斷發(fā)展給人們的生活水平帶來了質(zhì)的飛躍，醫(yī)療條件也隨著社會的發(fā)展不斷進步。醫(yī)療條件的提升不僅需要提高醫(yī)護人員的技術(shù)水平和醫(yī)院的基礎設施建設，同時還需要先進的醫(yī)療設備，醫(yī)療設備是醫(yī)院醫(yī)療水平高低的重要標志。因此，許多醫(yī)院為了提高醫(yī)護水平，提升醫(yī)療質(zhì)量，大量采購醫(yī)療設備與醫(yī)學器材。通常醫(yī)療設備與醫(yī)學器材技術(shù)含量高、造價高、維護費用高，因此醫(yī)院對這些設備的使用、維護、維修、保養(yǎng)的管理過程越來越復雜、繁瑣，由此導致醫(yī)療設備管理的工作量越來越大，需要專業(yè)的管理團隊對醫(yī)療設備進行管理。在醫(yī)療設備的使用、維護管理過程中，醫(yī)院對醫(yī)療設備的使用情況進行的登記、出入庫、維修等記錄產(chǎn)生了大量的檔案資料。醫(yī)院設備管理的重要性不容置疑，但醫(yī)院設備管理過程中的檔案管理也是極其重要的，沒有完善的檔案管理手段和體系，就無法真正做好醫(yī)院設備檔案管理工作。本文探討了當前醫(yī)院設備檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并就提高醫(yī)院設備檔案管理提出對策。

1　醫(yī)院設備檔案管理的現(xiàn)狀分析

醫(yī)院設備檔案管理對提升醫(yī)院的醫(yī)護水平具有重要意義，然而在實際操作中，許多醫(yī)院并沒有認識到醫(yī)療設備檔案管理的重要性，醫(yī)院設備檔案管理還處于原始狀態(tài)，存在管理手段落后、相關(guān)管理人員管理意識薄弱、專業(yè)化水平不高、人員素養(yǎng)低下等諸多問題。

首先，醫(yī)院普遍對醫(yī)療設備檔案管理重視程度不高，未意識到醫(yī)院設備檔案管理對醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展和提升醫(yī)療水平的重要性。我國許多醫(yī)院的醫(yī)療設備檔案管理工作存在諸多問題，管理漏洞百出，當需要查找相關(guān)設備檔案時，往往是無從尋找，這將對設備的使用與維護甚至病人的醫(yī)治產(chǎn)生不良后果。多數(shù)醫(yī)院的管理層片面地認為醫(yī)院是治病救人的場所，只要做好治病救人、救死扶傷和相應的科研工作就足夠了，忽視了醫(yī)院設備檔案管理工作，沒有意識到醫(yī)院設備檔案管理對提升醫(yī)療設備性能、安全保障、維護醫(yī)院的醫(yī)生和病人的合法權(quán)益及人力資源檔案等方面的重要作用。由于醫(yī)院管理層的重視程度不高，導致醫(yī)院的人事檔案管理工作松散，即使醫(yī)院有負責檔案管理工作的人員，也由于領導不聞不問、建設資金投入不足、硬件設施落后、人員培訓力度差、待遇比一線醫(yī)療人員或其他崗位差等諸多因素，使其工作積極性不高，思想動態(tài)不穩(wěn)定，醫(yī)院設備檔案材料不能及時整理、歸檔，從而導致了醫(yī)院設備檔案管理混亂的局面［1］。

其次，醫(yī)院設備檔案管理工作的體系與制度不完善。醫(yī)療設備檔案管理工作常常流于形式，在實際工作中并未起到真正作用。醫(yī)療設備檔案關(guān)乎采購部門、使用部門和設備管理部門等部門，醫(yī)療設備檔案的建設與管理需要各個部門相互配合協(xié)作完成。醫(yī)療設備檔案管理工作在實際工作過程中，往往出現(xiàn)職責不清、責任不明的情況，各相關(guān)科室各自為政，各自為賬，導致醫(yī)院設備檔案管理混亂，甚至許多醫(yī)院內(nèi)部各個部門之間，同一臺設備臺賬都不盡相同。這種現(xiàn)象是醫(yī)療設備檔案工作缺乏合理性、系統(tǒng)性、有效性的后果，醫(yī)院沒有對醫(yī)療設備檔案形成系統(tǒng)的管理和制度，導致醫(yī)療設備檔案資料缺失，可能為今后醫(yī)療設備的醫(yī)療操作使用、維護保養(yǎng)和維修等過程造成不良影響。

2　醫(yī)院設備檔案管理優(yōu)化對策

2.1提升醫(yī)院設備檔案管理意識

意識決定行動，要提升醫(yī)院設備檔案管理效率，當務之急是提高醫(yī)院設備檔案管理意識。當前許多醫(yī)院設備檔案管理長期滯后的重要原因是對醫(yī)院設備檔案的重視程度不夠，從醫(yī)院領導到各個科室領導都沒有意識到醫(yī)院設備檔案管理的重要性，沒有真正認識到醫(yī)院設備檔案管理不到位造成的嚴重后果，從而導致相關(guān)崗位上的工作人員的工作意識和工作主動性不高。在醫(yī)院管理中，一些管理人員因為檔案建設制度不健全、檔案管理人員緊張，在檔案建設管理時通常將人事檔案文件放置于個人手中，以為這樣比較方便查找。這造成了人事檔案丟失或人事檔案被破壞的隱患，不利于檔案管理。醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理人員應積極主動地宣傳醫(yī)療設備檔案歸檔管理工作的重要性，聯(lián)系醫(yī)院相關(guān)人員做好檔案歸檔工作。同時，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)的優(yōu)勢，通過信息化管理提高醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理水平。只有醫(yī)院上下都重視設備檔案管理，才能從根本上提升醫(yī)院設備檔案管理水平，才能使檔案管理人員認識到自身工作的重要性，才能從根本上提升設備的采購、使用、維護。

2.2優(yōu)化醫(yī)院設備檔案管理制度

醫(yī)院設備檔案管理落后的另一個重要原因是醫(yī)院設備檔案管理制度不健全。因此，要提升醫(yī)院設備檔案管理水平，應制定高效的醫(yī)療設備檔案管理制度。通過合理的管理制度，將醫(yī)療設備檔案管理工作切實落實到相關(guān)的采購、使用、維護管理部門上，通過責任落實到部門、個人，提高崗位責任制度。同時針對各個部門之間職責不明的現(xiàn)狀，劃分各個部門之間的責任與協(xié)調(diào)溝通主體。例如，在醫(yī)療設備檔案管理過程中建立檔案查詢、檔案使用操作規(guī)程、檔案維護保養(yǎng)手冊、設備維修記錄等檔案資料，并將相關(guān)資料的建立、管理責任落實到人。對檔案的借閱、查詢等應規(guī)定借閱期限與借閱范圍、權(quán)限及歸還超時的處理、處罰措施。一些易損或貴重的檔案資料建立原件復印件外借制度，保證原件的安全性。醫(yī)院的相關(guān)部門應當定期對相關(guān)的醫(yī)療設備檔案管理進行檢查、考核，并納入考核范圍，建立相應的經(jīng)濟獎勵、懲罰措施，提高醫(yī)院設備檔案管理人員的責任心。

2.3通過設備檔案管理專項管理小組提升管理水平

鑒于醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理的重要性，醫(yī)院內(nèi)部應當成立級別較高的專項醫(yī)療設備管理團隊，在團隊對醫(yī)療設備進行縱向管理的過程中，加強醫(yī)療設備檔案管理力度，以此提高醫(yī)院設備檔案管理的質(zhì)量。醫(yī)療設備專業(yè)管理小組通過分配至各個具體部門和科室配合醫(yī)院設備檔案建設和管理。醫(yī)院的職能科室負責人和醫(yī)療設備操作醫(yī)生等相關(guān)人員應當成立分級檔案管理體系，從醫(yī)療設備采購開始對醫(yī)療設備檔案管理進行建檔、歸檔，醫(yī)療設備進入設備使用部門時，同樣要按照要求建立并完善設備檔案，歸檔記錄醫(yī)療設備的維護保養(yǎng)和維修、中修、大修過程，醫(yī)院檔案管理部門對醫(yī)療設備的檔案管理全過程負責［3］。

2.4建立信息化醫(yī)療設備檔案管理體系

建立信息化醫(yī)療設備檔案管理體系是提升醫(yī)院設備檔案管理工作水平的重要措施。現(xiàn)代信息化手段為設備檔案管理的智能化與自動化奠定了基礎，通過信息化手段建立一體化的設備檔案管理軟件系統(tǒng)能夠極大地提高檔案管理效率和檔案管理效果。信息化檔案管理系統(tǒng)能夠充分融合設備招標采購、設備使用、維護、維修、報廢等過程中各個部門的信息收集與匯總、查詢，提高查詢效率和檔案利用效率。

3　結(jié)　語

改善當前醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理的現(xiàn)狀需要醫(yī)院相關(guān)人員提高重視程度，完善檔案管理體系，構(gòu)建科學合理的醫(yī)院設備檔案管理制度，這樣才能真正提高醫(yī)院設備檔案管理水平。

主要參考文獻

［1］張玥.淺析醫(yī)院檔案管理工作的重要性［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2011（6）.

［2］涂英霞，夏奇星.淺談高校檔案收集利用中的公共關(guān)系［J］.湖北檔案，2013（11）.

［3］朱晶晶.淺析醫(yī)院設備檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化對策［J］.辦公室業(yè)務，2014（11）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.160

R197.3；G271

A

1673-0194（2015）12-0216-02

2015-04-13