論秘書的信息工作

王 樂

（中國航天空氣動力技術研究院，北京 100074）

論秘書的信息工作

王 樂

（中國航天空氣動力技術研究院，北京 100074）

信息，自古以來都是各級領導決策和管理的重要條件和手段。當前，已進入信息爆炸的時代，互聯網深刻改變世界，人人都成為信息的接受者和傳遞者，信息已成為現代社會的寶貴資源之一。而現代社會的秘書工作將是知識和信息高度密集的領域，涉及到信息收集、鑒別、儲存、處理、輸出、反饋等多個環節。作為秘書，必須做到在信息工作領域內運籌帷幄，為決策者提供有效服務，才能更好地做好領導的參謀和助手。

秘書；信息；管理

1　信息工作在秘書工作中的地位

秘書的信息工作主要是指根據領導與上級部門的要求了解情況、掌握動態，發現問題、加工處理、綜合分析，提供信息資料給領導參考。具體來說，表現在以下幾個方面。

1.1 是匯報工作、反映情況的重要途徑，也是輔助領導科學決策的基本條件

信息是各級領導管理各項事務的依據，特別是在科學決策和管理的過程中，越來越依賴于信息的充分性、準確性和及時性。秘書部門是單位的工作樞紐，這樣的性質和定位決定了信息工作是秘書的核心工作內容之一，可概括為收集信息、加工信息、輸出信息和反饋信息。具體來說，首先是收集過去和現在的信息，積累大量的重要素材，為迅速形成好的文稿奠定基礎；其次，加工處理信息，提供準確、完整、有參考價值的信息，為決策提供強有力的支撐。

1.2信息工作的水平決定了秘書工作的水平

秘書工作的核心是做好領導同志的參謀助手。領導同志對信息有著強烈的需求和很高的要求，秘書要當好參謀助手，信息工作就是其中最重要的一個方面。有價值的信息，可以讓領導省去很多時間、少走很多彎路，其意義不可估量。秘書信息工作做得如何，反映出為領導服務的層次和質量，反映出領導的信息敏感性，也反映出秘書工作的整體水平。是否能準確及時的報送信息也就成為了衡量秘書工作的一個重要參考。

1.3信息化發展對秘書信息工作提出了更高的要求

當前，信息的豐富程度前所未有，傳播速度越來越快，作用也越來越大。秘書部門作為單位的信息中轉站，可以直接接觸到單位最重要的信息，一般來說還管理著文書、機要、檔案等多個方面的工作，能夠保證信息工作環環相扣，加快信息運轉速度。隨著信息網絡技術的不斷發展，辦公自動化水平日益提高，許多重要的情況通報和上級指示精神的傳達，通過現代信息渠道可即時完成，使許多文件和會議得到精簡，從而大大提高了秘書部門的工作效率。因此，信息技術對開創秘書工作新局面起著強有力的推動作用，也對秘書信息工作水平提出了更高的要求。

2　秘書信息工作的思路和重點

2.1深入研究信息工作規律

秘書信息工作不斷發展的動力，來自于領導的信息需求與信息供應之間的矛盾。領導對信息的需求是復雜的、多方面的，但仍有很多共性；從事信息工作的秘書人員，也存在一定的工作規律。一是信息需求制約。領導對信息需求的重點不同、進度不同、利用不同，決定了不是什么信息都可以報送。二是信息時限制約。領導對信息的需求都有時間上的要求，而信息一般都是體現某階段工作特點的，具有很強的時效性，一旦超過了時限制約，信息所起到的作用就大打折扣。三是隨著時代的發展，信息需求質量提升，各方面的工作標準和領導決策水平不斷提高，要求信息工作水平不斷提高。四是把握隱性需求。領導不會把所有的信息需求都明確表達出來，這就要求秘書人員善于發現隱性需求，抓住對推動工作具有潛在價值的信息，使信息工作達到更高的水平。

2.2 始終圍繞中心工作進行信息工作，加強信息工作的針對性和目的性

領導所關心的重要問題就是單位的中心工作，也是秘書信息工作的出發點和落腳點。秘書的信息工作要緊緊圍繞領導關心重視的問題，學會站在領導看問題的角度上，與領導“換位思考”，領會領導意圖。一是要多向領導請示匯報，確保信息工作與領導最關心的問題合拍；二是多研究收集反映領導思路的材料，捕捉領導意圖，力求信息工作想領導之所想，急領導所急；三是多參加各種會議，交流溝通情況，有針對性地收集重要的信息素材。

2.3轉換信息上報角度

在信息工作中，應以本單位的重大舉措、重點工作、重要思路、創造性做法、成績和經驗為重點，但若一味強調本工作的重要性，而其又都是單位的正常工作信息，就難以引起上級領導的關注和重視。這就要求秘書人員要善于選擇有新意、有吸引力的角度，抓住領導的關注點和興奮點，與領導需求緊密結合。同時，也要認真研究單位實際情況，將上級精神與實際情況相結合，發揮上級統籌指導的作用，增強本單位工作的活力，使信息工作生機勃勃，并得到上級領導的青睞。

3　加強秘書信息工作的具體措施

3.1深刻理解信息工作重要意義，加強機制建設

秘書要充分意識到信息工作的重要意義，深刻了解信息工作在宣傳成績、反映問題、推動工作等方面的獨特作用，為信息工作創造良好的環境和條件。當前社會信息量巨大，僅靠個人力量收集信息并加以分析是難以成功的。因此必須在單位內部建立信息工作機制，建立信息工作的載體和平臺，特別要健全信息員隊伍建設、信息考核評價機制等，改進信息工作中的薄弱環節。

3.2掌握足夠的信息能力和信息知識

秘書應具備收集、分析、處理和運用信息的能力。第一，拓展信息渠道，善于通過各種方式獲取信息，達到及時、準確、全面獲取信息的要求；第二，認真篩選信息，在繁雜的各種信息中準確地找到領導關心的信息，以便領導能夠謀劃全局、正確決策；第三，掌握信息處理能力，認真分析獲得的信息，找出問題，提出解決措施，不僅僅簡單地傳遞信息，而是開展信息深加工。

而要具備這些能力，就必須有一定的信息知識做鋪墊。首先是信息文化知識，即具備基本的科學文化常識，正確的理解和應用信息概念；其次是計算機和信息網絡技術常識，掌握基本的辦公自動化軟件、通訊軟件等工具軟件使用操作，才能迅速捕捉所需的信息；第三要具備一定的外語和法律法規知識，才能從多角度、多方面了解和接受新信息，確保獲得信息的廣度和深度。

3.3創新信息工作思路和方法，提高信息工作質量

當今社會發展變化很快，信息過時、老化的周期大大縮短，秘書人員必須牢牢把握信息工作發展方向，不斷創新信息方法，在發現有新意的信息上下功夫。一是要在發展、變化中創新，創新是一個過程，只看到自己工作的小范圍是不夠的，除了這些看得到、摸得著的工作之外，還要關注超前性宏觀信息，并加以創新提煉；二是在學習借鑒中創新，不僅要把眼光落在本業務的信息中，還要向其他地方、行業學習，借鑒先進經驗，結合本單位實際融會貫通，在外地經驗與本地實際結合的過程中，產生創新；三是提高信息工作質量，信息工作要有高度，立足微觀，著眼宏觀，圍繞大局，反映中心工作，更要有深度，不僅是敘述現狀，更要分析問題、解決問題、提出對策，這樣的信息才是領導真正需要的。

3.4加強信息保密意識

辦公自動化系統的大規模使用，提高了辦事效率，但同時也為信息泄露和被竊取提供了便利。秘書人員在獲取和使用信息的過程中，必須遵循法律和相關規定，加強道德修養建設和保密意識，自覺保護他人的知識產權和隱私權，防止信息泄密事件的發生，避免危害社會或侵犯他人的合法權益。

4　結　語

信息是現代社會的重要資源，信息工作也是各單位展示宣傳、獲取支持的主要平臺，其意義重大，任務艱巨。對秘書來說，掌握信息工作是基本素質，信息工作的好壞是衡量秘書工作是否合格的重要標準。只有不斷提高秘書人員對信息的搜集、理解、分析、處理能力，使其掌握更多、更及時、更有價值的信息，才能為領導工作提供基礎和依據，才能在科學決策中掌握主動權，才能在未來的競爭中立于不敗之地。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.159

C931.46

A

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