信息化時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

劉愛霞

（山東省鄄城縣人力資源和社會保障局，山東 荷澤 274600）

信息化時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

劉愛霞

（山東省鄄城縣人力資源和社會保障局，山東 荷澤 274600）

在信息化的時代大潮下，電子化管理和無紙化辦公已深入到社會的方方面面。這對檔案管理工作者來說，既是機遇，也是挑戰(zhàn)。如何把握信息化這柄雙刃劍，積極做好檔案管理工作模式的創(chuàng)新，是本文重點探討的問題。

信息化；檔案管理；創(chuàng)新

檔案管理工作一直是各企、事業(yè)單位的重點關(guān)注區(qū)域。檔案管理工作開展得好，既可以保證工作順利進(jìn)展，也可維護企業(yè)利益。但在信息化時代的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，一方面導(dǎo)致辦公效率低下，另一方面不利于信息統(tǒng)一管理，難以保障信息安全。這就要求全體檔案管理工作人員認(rèn)真創(chuàng)新工作模式，改變管理思維。本文從以下幾個方面進(jìn)行探討。

1　信息化對檔案管理的影響

信息化，通常指現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，特別是促成應(yīng)用對象或領(lǐng)域（比如企業(yè)或社會）發(fā)生轉(zhuǎn)變的過程。作為對發(fā)展?fàn)顩r的一種描述，信息化是指一個地理區(qū)域、經(jīng)濟體或社會不斷發(fā)展為以信息為基礎(chǔ)（或者說基于信息）的程度，也就是說在其信息勞動力規(guī)模方面的提升程度。

“信息化”概念產(chǎn)生于日本。1963年，日本學(xué)者梅倬忠夫在《信息產(chǎn)業(yè)論》一書中描繪了“信息革命”和“信息化社會”的前景，預(yù)見到信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用將會引起一場全面的社會變革，并將人類社會推入“信息化社會”。1967年，日本政府的一個科學(xué)、技術(shù)、經(jīng)濟研究小組在研究經(jīng)濟發(fā)展問題時，依照“工業(yè)化”概念，正式提出了“信息化”概念，并從經(jīng)濟學(xué)角度下了一個定義：“信息化是向信息產(chǎn)業(yè)高度發(fā)達(dá)且在產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)中占優(yōu)勢地位的社會——信息社會前進(jìn)的動態(tài)過程，它反映了由可觸摸的物質(zhì)產(chǎn)品起主導(dǎo)作用向難以捉摸的信息產(chǎn)品起主導(dǎo)作用的根本性轉(zhuǎn)變。”

信息化不僅使檔案門類不斷增多，如新出現(xiàn)的個人檔案、信用檔案、職稱檔案等，而且內(nèi)容復(fù)雜多樣，數(shù)量急劇增長；另一方面，電子政務(wù)的實施，普及并提高了辦公自動化程度，檔案載體類型已由過去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。

隨著社會的發(fā)展，單位及社會對檔案信息的需求日益增長，從而對管理者的知識和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。同時，辦公自動化加快了檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，電子文件等新型載體不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)及檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變化。因此，檔案信息化的呼聲也在水漲船高。

而所謂檔案信息化，是指在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置管理并提供利用服務(wù)。也就是說，檔案信息化就是要把檔案管理模式從以面向檔案實體（紙質(zhì)檔案）管理保存為重點的模式過渡到以電子檔案形式儲存管理的模式。這更利于檔案信息的整合、跨區(qū)域調(diào)度、及時更新、資源共享及安全管理。

2　檔案管理模式的創(chuàng)新點

2.1 建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，整合數(shù)據(jù)庫，開設(shè)檔案管理主頁，提供網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)

對公開的信息，及時在網(wǎng)上更新，方便大家查看。對保密信息服務(wù)，只針對專人開放，需驗證身份，通過密保，預(yù)約查看。對需要調(diào)取紙質(zhì)檔案的人員，也可通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行申請預(yù)約。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，數(shù)據(jù)庫化；檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，管理工作自動化。從而大大提高工作效率，節(jié)省工作時間，這對檔案查詢?nèi)藛T和管理人員來說都大大縮短了辦公周期，免去了繁瑣的行政手續(xù)。

2.2電子檔案的自動采集上傳與備份

對于老舊的檔案要做好電子檔案備份工作。檔案管理室的地方是有限的，但是網(wǎng)絡(luò)管理平臺的空間是無限的。尤其是對一些年代久遠(yuǎn)，即將過期的檔案，要建立電子檔案備份以備不時之需。對現(xiàn)有檔案和即將采集的新檔案，全部實行線上線下雙保險制度。也就是說，既要有線下的紙質(zhì)檔案，也要有線上的電子檔案。兩份檔案互為參照，能大大降低檔案出現(xiàn)人為錯誤的可能性。而對于今后要新采集的數(shù)據(jù)，要及時建立網(wǎng)上采集通道，讓人們學(xué)會并適應(yīng)自己采集、自己上傳相關(guān)信息。這既可以節(jié)省辦公時間，也可節(jié)約辦公成本。

2.3提高信息加密技術(shù)

信息化浪潮裹挾而來的不僅是機遇，更多的是挑戰(zhàn)。對檔案信息化來說，最重要的就是要守好信息安全這個高地。除提高安全意識，從心理上建立安全防線之外，采用先進(jìn)的信息加密技術(shù)，從技術(shù)層面上保證信息安全也十分重要。各單位在建立檔案管理系統(tǒng)的時候，要對數(shù)據(jù)庫加密，設(shè)置身份準(zhǔn)入制度，核實密保口令。

2.4創(chuàng)新檔案管理制度

結(jié)合現(xiàn)有情況，各單位部門要及時調(diào)整自己的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理人員考核辦法。過去的經(jīng)驗制度早已不適用于現(xiàn)在的情況，各單位要注意從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)信息安全等角度綜合考慮，建立起信息管理部門、組織部門、人事部門等共建共管的檔案管理制度。

3　結(jié)　語

順應(yīng)時代潮流，做好檔案管理信息化的改革創(chuàng)新工作，是每一個檔案管理工作者的使命。在檔案管理工作中不斷探索不斷前進(jìn)，找到最適合的管理模式，接收最新鮮的管理理念，不斷提高檔案管理工作中科學(xué)的比重，才能使檔案管理在信息化浪潮下更有活力。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.153

G271

A

1673-0194（2015）12-0207-01

2015-04-22