加強人事檔案管理的措施研究

陳艷茹

（鄂爾多斯市疾病預防控制中心，內蒙古 鄂爾多斯 017000）

加強人事檔案管理的措施研究

陳艷茹

（鄂爾多斯市疾病預防控制中心，內蒙古 鄂爾多斯 017000）

在目前的人事代理制度下，作為單位重要檔案組成部分的人事檔案，主要由本單位以及地方人才交流中心同時進行管理。但是，人才交流中心對檔案管理有一定的限制，疾控機構人事檔案某些方面材料很難納入人才交流中心代管檔案范圍內；另一方面，人才交流中心對人事檔案的辦理也有周期限制，需要調用時，辦理手續也比較繁瑣。因此筆者認為，為適應平時的工作需求，結合實際情況，應對人事代理制度下的人事檔案管理做適當的調整。

人事檔案；疾控；人才交流中心；檔案管理

1　建立具有較強專業性的人事信息數據庫

要建立一個專門管理疾控工作人員的信息數據庫，將全部疾控中心工作人員的基本情況、工資構成、學歷水平、擅長技術、培訓記錄等錄入數據庫，保證數據的正確性，并使之隨人事變動進行相應的數據修改。為最大限度的支持疾控工作，在建立數據庫的過程中，應結合實際情況采集信息。信息采集是數據庫建立中最重要的環節之一，保證數據的準確性是所有工作的出發點。為保證信息的準確性，經過不斷研究并結合實際情況，制定了信息審核制度、信息采集制度及保密制度，由專門的工作人員進行信息采集，仔細審核。

如果信息采集過程中出現差錯，會導致建立的數據庫沒有意義，甚至還會給疾控工作帶來不必要的損失，因此信息采集人員一定要有強大的責任心，認真工作，保證數據的正確性。

2　發揮疾控人事數據庫的作用

通過上文所述，可以把數據庫建立起來，用以管理疾控部門的檔案信息。在遇到突發事件時，通過查詢數據庫，能快速獲得處理突發事件的合適人選，最大限度的調動資源，使損失最小化。標準化的數據庫，能夠實現信息自由檢索，很大程度上減少了工作量，提高了工作效率， 簡化辦事流程，避免疾控工作中由于信息不準確帶來的失誤。

如何最大化充分利用疾控檔案數據庫，對疾控檔案的工作人員來說仍具有一定的挑戰性。首先，必須要懂得建庫工作重在應用，得不到應用的數據庫毫無價值，同時要不斷升級數據庫，逐漸完善軟件的各項功能。在輸入數據時，可根據系統提供的視圖、列表、模板等多種方式逐項錄入所需的信息；在工資管理方面，利用系統預置的國家機關事業單位工資標準體系，自動完成工資晉級、定級、晉職、晉檔等各項數據的調整。為進一步驗證數據庫的可靠性，可先利用系統對一部分信息進行操作，然后再采用人工辦法對相同的數據進行操作，比較兩個結果，若結果一致，則進一步說明了系統的可用性。通過錄入詳細的檔案信息，所有復雜的統計工作均由系統自動完成，并按照設置好的格式生成報表，這在很大程度上提高了工作效率，節約勞動成本，并能保證信息的準確性，及生成的各種表格、報表的正確性，為工作提供了極大的方便。此外，利用數據庫可以快速生成各種表格，如人員基本情況登記表、干部任免審批表、工資套改登記表、工資異動審批表、社會保險申報表等。利用計算機讀取數據，直接產生各種相應表格，提高了疾控部門的工作效率。在干部選拔時，通過對各種數據的讀取，短時間內就能理清候選人信息，做出相應報告，為上級領導提供準確的信息，為領導決策提供正確依據，提高決策精準度。使用現代化信息技術管理疾控中心的人事檔案，能有效保證疾控部門人事信息的正確性與安全性，降低人為因素的干擾，大大提高信息利用率，提高工作效率。

3　拓寬專業性強的干部人事數據庫服務范圍

在專業性較強的事業單位，專業技術人員的流動比較頻繁。過去，人員的調動、轉崗、退休手續極為復雜，現在只要輕輕敲打鍵盤，所需資料幾分鐘就能辦妥。要充分發揮干部人事數據庫的作用，使軟件中的格式隨形勢變化而變化，并使文字保持與時俱進。

利用計算機管理干部人事檔案，逐步開發檔案信息為干部人事工作服務的層面。可通過中心內部局域網實現干部檔案信息資源共享，使組織領導能夠直觀快捷地了解和掌握各級干部隊伍狀況，有效地提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值，為各業務科室快速提供人事信息服務打下基礎。在搞好干部人事檔案信息系統的建設和開發利用工作的同時，改變傳統的干部人事檔案管理方式，實現檔案編目、檔案轉遞、材料收集等多項基礎登記工作的計算機管理，逐步把干部人事檔案管理從手工操作方式中解脫出來。

4　結　語

人事檔案作為單位人事管理的重要組成部分，其管理水平對人事制度的改革有重大影響。努力開發并高效利用檔案信息資源，為疾控工作提供優質服務是疾控檔案工作的立足點和出發點，是權衡疾控檔案工作好壞的基本標準。實現疾控人事檔案網絡化管理和信息化管理，是信息快速發展的必然趨勢，是政務電子化發展的最終選擇。在信息化快速發展的今天，傳統的疾控檔案管理方式已不能適應當前形勢，要結合疾控工作的需要，盡快開展疾控檔案信息化的工作。

主要參考文獻

［1］ 林曉云.關于人事檔案管理創新的幾點建議［J］.北京檔案，2011（7）.

［2］李憲寅，張燕超，張務恒.做好檔案工作促進企業發展［J］.煤炭工程，2011（z1）.

［3］王雨霞.淺析人事檔案的現代信息化管理方法［J］.華章，2011（9）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.150

G275.9

A

1673-0194（2015）12-0202-01

2015-04-22