醫院患者病歷信息歸檔管理的重點

李文紅

（濟南醫院，濟南 250013）

醫院患者病歷信息歸檔管理的重點

李文紅

（濟南醫院，濟南 250013）

隨著科技與經濟的發展，各企業、各部門的檔案管理方式也呈現出多樣化的發展趨勢。新時期的影響推動著信息自動化技術在醫院檔案管理工作中的運用，極大地提高了信息檔案管理的效率，但在實際的管理過程中仍然存在一定問題并影響著管理水平的提升。本文對醫院病歷信息歸檔管理中存在的問題及強化病歷檔案歸檔管理的有效措施等問題作了詳細的分析和系統的闡述。

醫院；患者病歷信息；歸檔管理；問題；措施

病歷檔案是醫務人員診療患者全過程的重要文件信息，做好病歷檔案的歸檔管理工作是提高醫院信息管理水平的重要前提。隨著信息技術的發展，計算機開始廣泛應用于醫院病歷信息歸檔管理中，使醫院的檔案管理工作由傳統的管理方式逐漸轉變為電子化信息管理方式，大大提高了檔案管理工作的效率。但隨著病歷檔案管理工作的不斷開展，病歷數量、病歷內容等的不斷增多，病歷借閱、使用過程中開始出現一系列不規范現象，阻礙了檔案管理工作水平的提升，因而在實際管理過程中仍需必要措施不斷強化醫院病歷檔案管理工作。

1　醫院病歷信息歸檔管理中存在的問題

1.1病歷信息歸檔管理意識不強

在實際管理過程中，受傳統檔案管理工作形式的影響，對電子病歷檔案管理的模式認識不全面，部分醫院管理人員對自動化辦公軟件的使用及操作不夠了解，從而導致其對電子病歷檔案管理工作缺乏直觀的認識。日常工作當中，更為偏重紙質文件，使得電子信息大量流失，給檔案歸檔管理工作造成了嚴重影響。再者，雖然一部分管理人員認識到了電子病歷檔案管理的重要性，并在實際工作中開始使用新型的管理軟件，但由于未建立和完善相關的管理制度，不規范使用問題頻繁出現，如患者病歷借閱時未執行相關手續、患者病歷被隨意復印等，對患者病歷信息的安全性造成了很大的影響。

1.2電子病歷存儲載體安全性較低

在對電子病歷進行歸檔管理時，由于部分管理人員過于隨意的選擇存儲載體，導致電子病歷檔案損壞和丟失的情況時有發生。如直接將電子病歷檔案存儲在磁盤、硬盤或U盤當中，不進行備份，倘若計算機出現故障或是感染病毒，則可能會嚴重損壞其中存儲的電子病歷檔案；再如，存儲在磁盤中的電子病歷檔案，可能會由于磁盤刮損等情況造成信息丟失。這些問題的存在，都嚴重影響著電子病歷檔案歸檔管理的安全性。

1.3重要病歷保密工作較差

在醫院信息管理工作當中，雖然自動化的信息管理工作為檔案管理人員提供了極大的便利，但較傳統的紙質文件來說，倘若不加強電子檔案的管理工作，就可能造成其被隨意更改的問題出現，大大降低其安全保密性。檔案管理人員保密意識的缺失使隱患普遍存在，眾多不安全的信息管理問題也隨之產生。

2　強化病歷檔案歸檔管理的有效措施

2.1提高對病歷信息歸檔管理的重視程度

在醫院實際管理工程中，應增強對病歷信息歸檔管理的重視程度，通過培訓或學習增強自身對新型管理軟件的操作能力，明確病歷檔案的歸檔范圍和分類標準，規范檔案信息管理工作，有效提升相關人員的病歷信息歸檔管理意識。首先，通過醫院組織的相關培訓工作，強化管理人員使用自動化管理軟件的意識和能力；其次，明確病歷檔案的歸檔范圍和分類標準，根據醫院的實際情況詳細劃分納入標準，并根據ICD-10疾病編碼規范疾病分類方法，提高病歷檔案信息的真實、準確性；最后，規范檔案管理工作，針對病歷借閱時未執行相關手續，患者病歷被隨意復印等問題，管理人員應及時制定相應的制度措施，約束病歷檔案使用行為，確保病歷檔案的安全性。

2.2提高電子病歷存儲載體的安全性

無論是何種形式的存儲，存儲載體選擇的重要性都是不言而喻的。存儲載體是醫院檔案管理的重要介質，雖然在使用過程中可能存在一定的安全隱患，但因其在管理工作中具有重要作用，仍被廣泛使用。在使用過程中，需選用合適的存儲載體，通過備份、防火墻設置、密碼設置、防寫保護等諸多保護措施減少或避免計算機故障或病毒等對電子檔案信息產生的影響。再者，還可通過控制存儲載體存放環境、濕度、清潔度、溫度等來延長存儲載體的使用壽命，最大程度確保存儲載體的安全性，提高醫院病歷檔案管理的整體水平。

2.3加強對重要病歷信息的保密工作

由于各種因素的影響，醫院的病例檔案中部分特殊檔案具有一定的保密性，為避免其被人為的修改、破壞、刪除等，醫院檔案管理人員應加大保密性管理工作力度，充分做好病歷檔案管理的安全性保護工作。如管理人員可采用先進的加密手段和技術，對具有特殊性的重要檔案進行加密處理，并在相關的載體上注明檢索標識，通過這些措施有效提高信息保密工作的水平。醫院檔案管理人員在積極做好加密處理工作的同時，還應嚴格按照我國制定的相關保密法律要求，對病例信息進行合理、科學的歸檔管理工作。

3　結　語

隨著技術的發展，醫院的病歷檔案管理工作也開始進入電子信息時代，其能夠將病例檔案生成、歸檔、整理、檢索、利用等工作實現自動化控制與管理，節省了大量人力、物力、財力，大大提高了管理工作效率，方便了病歷信息的提取和使用。但使用過程中，需建立起相應的檔案管理制度，規范管理和使用行為，確保檔案使用的安全性和合理性，提升檔案管理的整體水平，加快醫院信息管理工作的發展。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.145

R197.324

A

1673-0194（2015）12-0197-01

2015-04-13