探討高校檔案資源整合工作

譚 暢

（吉林司法警官職業學院，長春 130000）

探討高校檔案資源整合工作

譚 暢

（吉林司法警官職業學院，長春 130000）

檔案管理是高校各項管理工作的重要內容之一。合理管理高校檔案對高校整體管理工作的有序進行有著十分重要的作用。在高校檔案管理方面，檔案資源整合是重中之重。當前檔案資源整合中存在一些問題，應當合理分析，并提出解決途徑與方法。

高校檔案；資源整合；途徑

高校檔案是不可忽略的信息系統，是學校各職能部門正常運轉的重要保障，也是學校進行現代科學管理的信息基礎。特別是在學校的目標定位和現代科學管理中，檔案工作有著舉足輕重的作用。

隨著現代高校教育的不斷發展，很多高校已經開始合并。在高校管理工作中，高校檔能夠案體現高校的教學、科研及管理活動，因此，對高校檔案進行管理有著十分重要作用。在檔案管理工作中，通過資源整合，能使檔案管理更加合理有效，從而為高校教育及發展提供更好的服務。本文就高校檔案資源整合工作進行簡單分析。

1　高校檔案資源整合中應注意問題

1.1防止整合工作片面性

在高校合并之后，整合高校內的檔案資源，是一項十分龐大的系統性的工程。在檔案資源整合過程中，要理順全局，明確和學校檔案資源卷宗管理有關的體系。對不同高校的而言，其存在情況也各不相同，要單獨管理原來各個學校中的卷宗。對學校合并之后得到的檔案資源，應確立新卷宗，進行統一的、科學化規范管理。這樣一來，即能夠保證學校合并之前檔案的完整性及其延續性，也能夠保證學校合并之后檔案資源統一完整。

1.2整合過程中不要操之過急，一步一步到位

整合高校合并之后的檔案資源，工作量十分巨大，工作內容比較繁雜。因此，應依據實際情況，統籌規劃，逐漸實施，在整合過程中，注意選擇方式，保證一步一個臺階，穩妥踏實，逐步進行。對大多高校而言，在整合檔案的過程中，由于任務緊，為爭取更多時間，等不到相關制度及細則出臺，便開始實施工作。由于缺乏經驗，各部門要分工明確，發揮專業特長，避免職責分工不明，造成工作上的被動，浪費時間、精力、人力、財力、物力，且成效不明顯。

1.3整合過程中注意運行先進手段及形式

對高校檔案資源整合而言，其目的就是使檔案信息資源實現社會化共享，所以在管理過程中應當結合現代化手段。目前，傳統的手工操作模式，已無法適應時代的需求，面臨淘汰的局面。日常檔案資源整合過程前期，很多高校過分強調對整合實體的占有性，從而嚴重脫離檔案管理模式變革，僅選擇實體整合模式，未嘗試虛擬整合模式，跟不上現代信息技術發展步伐，制約檔案資源的信息化。

2　整合高校檔案資源的有效措施

2.1明確指導思想及工作目標

整合高校檔案資源，屬于一項長期性的工作，應依據高校內的實際情況，統籌規劃，逐步實施。首先，應明確指導思想，在對檔案信息資源進行整合的過程中，以學校事業的科學發展大局為核心，拓展檔案服務渠道，使高校檔案資源整合有效實現，從而保證檔案事業健康發展。其次，應明確工作目標。以本校檔案資源和管理現狀為依據，以資源特色整合為入手點，規劃建設檔案資源的方案，實現深層次整合檔案資源，使檔案資源利用效益達到最大化。在管理檔案信息資源方面，應建立起全校性職能機構，比如，可建立檔案館組織實施全校各個部門的檔案信息資源，合理配置、優化整合、開發利用、統籌管理學校的檔案資源，建立檔案信息資源多級保障體系。

2.2建立健全檔案整合規章制度

在檔案資源整合過程中，順利完成工作的制度保障就是規章制度。保證規章制度健全、合法，能夠保證檔案資源依法整合、依規開展，同時能夠提高各個部門的責任意識。對整合檔案資源而言，其最終目的就是更好地利用檔案資源。只有建立起可行的規章制度及細致的整合方案，明確指導思想，精確劃分工作目標及職責分工，保證在整合過程中相關部門充分理解、大力支持，才能使整合檔案資源工作由量變達到質變，做到精益求精。

2.3推進信息化建設，提高利用檔案的工作效率

在檔案資源整合過程中，要進一步加強信息網絡建設，選擇合理的計算機管理系統，使其與學校實際情況相適應，并保證成為一種比較成熟的系統。在收集、整理、編目和檢索、利用等一些服務中，自動化管理主要功能，另外，將原本各個院系及部門中的檔案管理的相關數據，向新檔案管理系統中進行安全遷移。與此同時，隨著校務檔案管理一體化不斷推進，網上開放檔案與授權查閱得以逐漸實現，從而提高服務質量及工作效率。

2.4加強館庫系統建設

整合檔案資源之后，檔案數量會有所增加，要擴充豐富的檔案資源，讓信息多樣化，應有效改善檔案館庫功能設置及庫容，從而使其與今后工作需要相適應。加強館庫系統建設，并將其納入高校整體規劃中，重點首要考慮。

3　結　語

在當前高校教育管理工作中，檔案資源整合有著十分重要的作用與意義。在整合檔案資源時，應加強分析整合過程中要注意的問題，選擇有效措施提高檔案整合的效率及質量，使檔案資源整合進一步發展，從而更好地利用檔案資源。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.141

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1673-0194（2015）12-0191-01

2015-04-16