中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級

武旭

摘要：知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案作為銀行的核心知識資源，其價值已被廣泛認(rèn)可，但其數(shù)量的膨脹與利用方式的落后使銀行檔案管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的支撐度逐漸下降，因此銀行必須改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)。大型銀行在資金與管理上的優(yōu)勢允許其直接引進(jìn)成熟的知識管理系統(tǒng)，而中小銀行則不具備引進(jìn)條件，因此提升現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的知識化水平是中小銀行的必然選擇?；诖?，提出檔案管理系統(tǒng)的“知識化升級模式”，在論證必要性與可行性的基礎(chǔ)上指出了知識化升級的基本原則、升級路線、關(guān)鍵技術(shù)、具體策略及其發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)中小銀行知識管理知識化升級

隨著金融電子化的推進(jìn)，銀行檔案管理越來越依賴信息系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現(xiàn)狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優(yōu)勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進(jìn)成熟的知識管理系統(tǒng)，極大地提高了知識資源的開發(fā)利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統(tǒng)建設(shè)方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級問題對提升知識資源的開發(fā)利用水平具有重要意義。通過文獻(xiàn)研究發(fā)現(xiàn)，對中小銀行檔案管理系統(tǒng)研究的文獻(xiàn)不僅數(shù)量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用方面，并沒有關(guān)于檔案管理系統(tǒng)升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級缺乏理論支撐。基于此，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運(yùn)用知識管理與系統(tǒng)集成原理對組織現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統(tǒng)的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點(diǎn)。

一、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識化升級具有內(nèi)部推力與外部拉力的雙重動力。內(nèi)部推力因檔案管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的支撐力不足而產(chǎn)生，分散于各業(yè)務(wù)部門的檔案管理系統(tǒng)由于檔案資源的封閉性，在開發(fā)利用上沒有很好地開展橫向協(xié)作交流，[1]僅僅發(fā)揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉(zhuǎn)向服務(wù)型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的比較優(yōu)勢產(chǎn)生。知識管理系統(tǒng)具有功能全面及互動性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，可充分發(fā)掘檔案資源的內(nèi)在價值，而不僅僅是被動保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實(shí)體檔案還是電子檔案均蘊(yùn)含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統(tǒng)。

2.檔案管理與知識管理的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的理論基礎(chǔ)。檔案管理正處于由“分布式”“實(shí)體化”向“集中式”“電子化”模式轉(zhuǎn)變的階段?！凹惺健笔垢鳂I(yè)務(wù)部門的檔案有了橫向交流的機(jī)會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數(shù)據(jù)支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉(zhuǎn)向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環(huán)中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系是知識化升級的技術(shù)依據(jù)。維娜·艾莉的知識“波粒二相性”理論認(rèn)為知識既具有實(shí)體性，又具有過程性。傳統(tǒng)的銀行檔案管理系統(tǒng)，側(cè)重從實(shí)體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強(qiáng)調(diào)知識共享與創(chuàng)造的過程視角更加符合銀行日益復(fù)雜化的業(yè)務(wù)需求，知識管理系統(tǒng)則為過程視角的產(chǎn)物。

二、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的基本原則

（一）堅(jiān)持集成化的設(shè)計(jì)原則

銀行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)會產(chǎn)生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業(yè)務(wù)流程管理具有密切聯(lián)系，為使三者緊密結(jié)合，“檔案知識管理”系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)融合、充分集成，而不是作為一個單獨(dú)的、專門的系統(tǒng)存在。[3]

（二）堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動，以流程為依托

流程導(dǎo)向模式（BRK模型）認(rèn)為檔案資源對業(yè)務(wù)流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統(tǒng)又內(nèi)嵌于各個業(yè)務(wù)流程中，因此知識化升級必須堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動，以流程為依托。

（三）堅(jiān)持以用戶為中心，以需求為導(dǎo)向

檔案管理系統(tǒng)的知識化升級必須堅(jiān)持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅(jiān)持在后期運(yùn)行中不斷進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。

（四）堅(jiān)持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業(yè)務(wù)具有高度標(biāo)準(zhǔn)化和穩(wěn)定性等特點(diǎn)，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點(diǎn)，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實(shí)施知識管理的藍(lán)圖。

（五）堅(jiān)持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術(shù)的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅(jiān)持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復(fù)雜的模塊則可外包給專業(yè)軟件公司。

（六）堅(jiān)持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機(jī)密性，所以系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的權(quán)限制度規(guī)范檔案開放，但知識管理的有效實(shí)施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統(tǒng)升級必須堅(jiān)持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的路線與關(guān)鍵技術(shù)

中小銀行具有組織層級少、人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)種類少等特點(diǎn)，所以現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)基本能支撐其業(yè)務(wù)活動，高跨度或直接引進(jìn)的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進(jìn)式的升級路線，即首先運(yùn)用集成技術(shù)對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無縫化連接，然后根據(jù)需求分析添加相應(yīng)的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題不斷改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統(tǒng)。在升級過程中，技術(shù)選擇至關(guān)重要，因此筆者根據(jù)知識化升級的實(shí)際要求，總結(jié)了檔案管理系統(tǒng)知識化升級的關(guān)鍵技術(shù)。具體如下：

（一）中間件技術(shù)。中間件技術(shù)是最成熟的集成技術(shù)之一，廣泛應(yīng)用于信息系統(tǒng)的集成領(lǐng)域。中間件介于應(yīng)用系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件之間，可銜接網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用系統(tǒng)的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統(tǒng)的復(fù)雜性，降低了程序設(shè)計(jì)的難度。[5]

（二）Web2.0相關(guān)技術(shù)。Web2.0相較于Web1.0的優(yōu)勢在于更加以人為本，體現(xiàn)了人人參與的互聯(lián)網(wǎng)精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術(shù)可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術(shù)：

1.Blog技術(shù)。Blog是一種在網(wǎng)絡(luò)上自由發(fā)布個人日志的網(wǎng)絡(luò)交流方式，其他用戶可以對相關(guān)日志進(jìn)行評價，從而促進(jìn)知識互動。

2.Wiki技術(shù)。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關(guān)類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術(shù)。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術(shù)。J2EE是Sun公司為企業(yè)級應(yīng)用推出的標(biāo)準(zhǔn)平臺，它把各類不同的組件、服務(wù)架構(gòu)及技術(shù)的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構(gòu)的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術(shù)。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強(qiáng)的兼容性與可擴(kuò)展性，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統(tǒng)的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統(tǒng)的知識化升級不僅是技術(shù)的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點(diǎn)知識，評估現(xiàn)狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學(xué)有效的知識管理體系，在系統(tǒng)升級之前，必須要對包含檔案資源在內(nèi)的知識資源進(jìn)行盤點(diǎn)并評估組織的知識管理現(xiàn)狀，以便有效支撐知識化升級的持續(xù)推進(jìn)。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識化升級是需要各部門配合的系統(tǒng)工程，因此應(yīng)建立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)知識化升級的統(tǒng)籌規(guī)劃，并制定部門間的協(xié)調(diào)機(jī)制以推進(jìn)知識化升級工作。

（四）突出重點(diǎn)，全面推進(jìn)

中小銀行應(yīng)根據(jù)自身情況，堅(jiān)持以檔案管理為重點(diǎn)，形成良好的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)組織知識的高度編碼化，并以此為切入點(diǎn)，全面推進(jìn)知識管理。

（五）增強(qiáng)系統(tǒng)柔性

檔案管理系統(tǒng)的知識化升級是一項(xiàng)持續(xù)性工作，必須樹立長遠(yuǎn)觀念，在知識化升級過程中合理增強(qiáng)系統(tǒng)柔性，提高系統(tǒng)兼容性，為今后檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)升級打好基礎(chǔ)。

（六）選擇適合的升級技術(shù)

技術(shù)選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術(shù)時，不能僅考慮技術(shù)的先進(jìn)性，還要充分結(jié)合成本、功能需求以及系統(tǒng)兼容性等因素，堅(jiān)持以最優(yōu)成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統(tǒng)知識化升級的發(fā)展趨勢

檔案管理系統(tǒng)的知識化升級與信息技術(shù)和檔案理論的發(fā)展密切相關(guān)。一方面，由于檔案管理正經(jīng)歷由實(shí)體管理向電子管理、知識管理的轉(zhuǎn)變，所以未來的檔案管理系統(tǒng)必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)將不斷融合最新的信息技術(shù)以提升其知識化水平，如可設(shè)計(jì)一種基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以實(shí)現(xiàn)文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式—基于雙向視角的研究[J].檔案學(xué)通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：58-62.

[4]安小米，朝樂門，徐少同等.知識管理方法與技術(shù)[M].南京：南京大學(xué)出版社，2012：107—112.

[5]周園春，李淼，張建等.中間件技術(shù)綜述[J].計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，2002，38（15）：80-82.

[6]張鋒，蔣欣材，李凱亮. RFID智能檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，2013（10）：23-25.

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院