人民法院智慧檔案室研究與實踐

李肖慧 白巍 王利軍

摘要：“檔多人少”、“庫房分散”是當前人民法院檔案工作普遍存在的難題，本文基于科技提升效率的工作理念，闡述了大數據時代人民法院智慧檔案室的建設。以方便公眾辦事、提高工作效率為出發點，為各級人民法院提供智慧化的檔案信息共享支撐平臺建設，促進審判業務的協同辦理，進一步提高服務審判的便捷性，實現司法為民的宗旨。

關鍵詞：法院智慧檔案室RFID技術大數據

訴訟檔案是人民法院審判工作和其他各項工作成果的結晶，是人民法院的寶貴資源。對人民法院來說，訴訟檔案既是審判、執行活動的真實記錄，又是反映法院審判工作及發展歷史的重要證據。隨著信息社會的迅猛發展，傳統檔案工作方法與時代發展客觀需求之間的矛盾日益加劇，現代化建設成為新時期檔案工作發展的必然趨勢。進入新時期，法院檔案工作同樣面臨著現代化建設的挑戰，檔案數量不斷增加，傳統檔案管理方式效率低下，且檔案工作人力、物力資源有限，嚴重影響了檔案工作的效率和質量。針對法院檔案工作中人員不足、管理環節分散、各項檔案數據統計困難等問題，北京市第一中級人民法院（以下簡稱北京一中院）加快了檔案管理現代化建設的步伐，舉措之一是在RFID技術基礎上探索建立“法院智慧檔案室”。該項目分別榮獲國家檔案局2014年度檔案科技成果二等獎、北京市檔案局2014年度檔案科技成果一等獎；同時，該項目的兩項子模塊“基于RFID的檔案存儲系統”和“基于RFID的批量識別裝置”被國家知識產權局授予兩項實用新型專利，正在申請的兩項專利發明也已進入實質審查階段。

一、“法院智慧檔案室”概念

北京一中院基于RFID技術，引入“智慧檔案室”概念，切實解決了法院檔案工作中的諸多難題。“法院智慧檔案室”的“智慧”二字主要通過軟硬件兩大系統體現。

（一）“法院智慧檔案室”硬件系統

1.基于RFID技術系統。RFID即無線射頻識別，是物聯網中的核心技術，是能夠讓物品“開口說話”的綜合技術，集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體，不僅涉及射頻技術和信息傳輸理論，也包括了密碼學知識與半導體技術等學科。在實踐中，我們充分發揮其非接觸性特征，實現對卷宗識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。

2.建立智能檔案庫房。智能檔案庫房可由普通檔案庫房改造而成，包括給檔案卷宗粘貼電子標簽和為檔案裝具安裝識別天線。將檔案標簽封成不干膠貼紙狀，粘貼在每個檔案盒或檔案文件上，使每一宗檔案都有了屬于自己的身份編碼。在檔案裝具的選擇方面，以目前普遍使用密集架為例，由兩個部分構成：一是電子標簽閱讀器，在密集架儲位格中安裝電子標簽閱讀器，通過局域網或無線局域網覆蓋進行數據傳輸；二是架體上安裝多天線分支器，由主天線分支器和從天線分支器組成，每個主天線分支器可以支援多個從天線分支器。

3.實現檔案遠程自動盤點。智能化檔案庫房建成后，檔案工作人員只需在辦公室的終端上發出盤點指令，系統會對檔案相關信息以及相應的儲位信息進行收集，自動將所收集的信息與中心數據庫中的數據進行比對，從而完成庫房中檔案盤點，盤點結束后系統可自動生成盤點報告。盤點報告包括庫內缺少的檔案具體信息和檔案去向，以及亂架檔案的正確存儲位置。

（二）“法院智慧檔案室”軟件系統

為了配合硬件系統在實際工作中的使用，最大限度地發揮電子標簽技術的優勢，筆者結合法院日常檔案工作的特點，研發了檔案管理軟件系統，該系統通過對多種數據及功能的整合實現了檔案的精細化管理。

1.檔案安全實時監控模塊。系統可以通過軟硬件的協同配合實現進出檔案庫檔案監控，實時記錄檔案進出庫情況，對未辦理手續檔案離開檔案部門時進行報警。可以進行實體檔案借出、歸還監控，通過自動讀取標簽進行登記、核實，確保實體檔案安全；可以實現借卷批量盤點，實體檔案批量借卷時可自動生成確認單，歸還時自動識別比對并生成報告。

2.檔案歸檔實時管理模塊。系統能實時了解歸檔進度，實時監控歸檔率，并自動生成統計報表。

3.各類檔案智能管理模塊。“法院智慧檔案室”將行政文書檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案集成到系統中，實現各類檔案的信息管理、查詢、模板打印，并實現各類檔案的借閱管理。

4.檔案利用實時跟蹤模塊。實現檔案流轉記錄的實時查看，系統可以實現對每一本檔案的利用追蹤，通過查看檔案流轉記錄，可以了解檔案的歷次利用情況，準確顯示檔案在每個階段的具體位置，以及經手人信息，做到實時監控，準確定位。

二、“法院智慧檔案室”的運行與效果

（一）檔案盤點快捷高效，實現了庫房管理智能化

雖然檔案普遍分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作，難以避免亂架情況，容易造成檔案存放無序，造成查找上的困難。因此，檔案庫房需要定期進行盤點，這是檔案管理的一項基礎性工作。傳統的盤點工作十分煩瑣，需要人工逐卷逐冊清點登記，工作量巨大。通過使用智能檔案庫房盤點功能，檔案人員只需在辦公室下達命令，就能夠遠程智能操控檔案庫房的所有檔案，無須人員值守、自動進行盤點統計，不占用檔案人員工作時間，提高了工作效率。

（二）數據登記完整詳盡，實現了檔案管理精細化

檔案日常管理工作瑣碎繁雜，檔案歸檔登記、檔案利用登記、未歸檔原因登記、檔案催歸檔統計、檔案掃描統計、檔案數字化副本掛接情況統計、檔案各項管理工作統計等，都需要有一個數據庫存放所有日常檔案管理數據，并能夠提供及時有效的數據跟蹤。由于“法院智慧檔案室”軟件系統具有良好的交互功能，因此能夠科學全面地進行日常歸檔管理和檔案利用管理。具體來說，“法院智慧檔案室”對五項工作進行了優化：一是實時了解歸檔進度。該系統可自動統計應歸案件的歸檔率，同時導出催歸清單，實現對歸檔率指標的科學統計，確保催歸工作及時準確。二是統計監控動態精細化。該系統具有統計功能和交互功能，可以根據工作需要進行案件統計，將案件信息、檔案利用信息、檔案掃描信息及行政文書檔案信息等導入系統中，實現檔案動態管理和實時監控。三是各類檔案電子查閱。該系統將行政文書、會計、基建、聲像、照片、實物等檔案全部納入管理范疇，實現了案卷級管理，行政文書檔案更是實現了文件級管理，這樣既保證了卷宗實體，提高了信息安全程度，又實現了檔案信息資源的多人共享。四是利用統計全面準確。該系統對實體檔案和檔案數字化副本的利用情況分別進行管理，同時單獨建立了當事人查閱檔案的管理模塊。三個模塊之間通過檔案號關聯在一起，使卷宗利用的時間、人員、次數等具體情況清晰明了。五是整箱讀取批量掃讀。該系統專門設置了檔案移交功能，使用批量識別儀可以整箱讀取檔案信息，并形成移交清單。還卷時，系統再次讀取整箱檔案的信息，并與上次保存的數據進行比對，使檔案交接核對快速準確，此項技術已被國家知識產權局授予實用新型專利。

三、“法院智慧檔案室”功能的延伸

“法院智慧檔案室”項目在研發初期更多地體現了檔案管理的功能，通過建立實用、高效、先進的檔案管理模式，解決了檔案歸檔、整理、查找利用耗時費力、工作效率較低的問題，提升了檔案動態化管理的水平。為了進一步延伸“法院智慧檔案室”各系統的功能，北京一中院從“一體化”角度進行頂層設計，對現有的信息系統在保留個性化功能的前提下進行改造、逐步建成集立案、審判執行、歸檔“三位一體”的智能信息管理系統，實現全程、全員、全方位的審判利用功能，以更好地服務人民群眾、服務審判執行、服務司法管理。

（一）依托RFID技術，實現檔案卷宗全流程管理

自2015年1月1日起，北京一中院正式啟動卷宗全流程管理工作。利用RFID技術，將檔案卷宗的管理從歸檔以后前移至文件形成之初，從而對卷宗實現線上、線下雙重管理，使卷宗的管理責權到人，確保紙質卷宗交接中的安全。

（二）依托互聯網技術，改變檔案利用工作模式

為進一步提升便民利民的司法服務水平，北京一中院的“三位一體”智能信息管理系統開發了便民利民綜合服務平臺。訴訟參與人可以通過電話、網絡、手機APP等多種渠道預約查詢訴訟檔案，并可以通過互聯網，在足不出戶的情況下，查詢相關案件的檔案數字化副本，徹底改變了原有的檔案利用模式。

（三）依托大數據技術，完善檔案統計功能

近年來，北京一中院通過對檔案的數字化掃描，形成了40余萬個案件的檔案數據，為了提升這些海量數據的利用率，在保證信息安全的前提下，將依托大數據技術加強對現有數據的統計、分析和對比，為領導決策、案件評查、審務督察、執法執紀、聯系檢查提供所需的各類統計信息，以檔案工作促進管理工作，使司法活動更精細化、系統化。

總之，“法院智慧檔案室”就是通過智能化檔案管理軟件系統與智能盤點硬件系統深度融合，將檔案工作的所有環節集成到一個系統中，實現批量化、統一化作業，為檔案工作帶來了便利，提高了檔案管理工作的效率。今后要繼續對“法院智慧檔案室”進行研究，利用統計方法加強對檔案數據的分析研究，深入挖掘檔案信息資源，這是大數據時代充分發揮檔案數據服務審判、服務司法決策、服務社會作用的重要課題。要在法院紙質檔案數字化的基礎上，將審判系統中直接產生的電子檔案和審判過程中形成的庭審紀實錄音錄像等類型的電子訴訟檔案合并保管、區別利用，實現智能多元化管理功能；利用物聯網技術，實時跟蹤案件進展情況，精確管理紙質案件材料的跨院流轉，實現立案、審判執行、檔案全業務、全流程的覆蓋，實現四級法院智能信息管理平臺；要以法院審判數據為依托，將檔案全流程管理和法院數字檔案利用相結合，逐步實現“以大規模綜合數據庫為核心的檔案數據資源中心”的總體目標，實現存儲數字化、管理智能化、利用網絡化的四級法院檔案信息共享平臺，推進司法公開的進程，實現司法為民的宗旨。