事業單位檔案管理常見問題分析

馮建華

摘 要：隨著經濟和城市的不斷發展，人們越來越關注公用事業的效率和進步，居民的日常生活和日常生產經營活動都離不開公用事業的發展和推動，它正在慢慢成為城市進步的標志。而作為國家機關的其中一個重要分支——事業單位，其發展的進程好壞與社會的科技文化、醫療衛生、教育管理等方方面面都息息相關，而作為國家機關重中之重的部門之一便是檔案管理部門，檔案管理是事業單位的核心工作，是社會重要信息的綜合存儲器，檔案管理的水平直接關系到事業單位運作效率，對事業單位的進步起到很大的作用。因此，本文將從當前事業單位檔案管理的實際出發，針對實際存在的問題進行剖析，找出能夠有效解決問題的對策和措施。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；管理現狀；對策舉措

1 引言

我國經濟的發展和城市的進步促使事業單位也不斷發展和革新，同時新時代經濟的發展對事業單位也提出了新的要求和挑戰。檔案管理作為其中的核心所在，及時的革新換代顯得更為重要，因為這不僅是時代的驅動，也是人民群眾利益的保障。根據現有事業單位檔案管理工作的分配，主要包括四個方面的檔案管理：人事檔案、行政檔案、業務檔案以及財務檔案管理。

2 事業單位檔案管理的現狀及存在的問題

2.1 事業單位檔案管理的現狀

隨著檔案管理工作的不斷發展和深化，事業單位的檔案管理工作也受到越來越高的重視度，并做到定期檢測和維護檔案管理網絡，確保工作的順利進行。有些較為先進和正規的事業單位會配備專業的管理人員，組建專門的研究小組，專人負責檔案管理工作中出現的問題。事業單位按照國家相關要求制定并遵守檔案管理的相關準則制度，確保檔案信息的保密和安全。另外，有些地區已經實現檔案管理的網絡化、電子化，進入了數字科技時代。

2.2 事業單位檔案管理存在的問題

第一是管理人員知識儲備不足。在我國，很多檔案管理部門存在兼職人員比例大于專職人員比例的現象，因而檔案管理人員流動性過大，這將直接影響到檔案信息的保密性和安全性。除此之外，很多上崗人員沒有經過專業的崗前培訓，對管理流程不熟悉，遇到管理過程中出現的問題不能正確或有效地處理，造成檔案管理效率低下，管理工作不能順利進行，也就制約了事業單位的進步和發展。

第二是檔案管理作用沒有落到實處。檔案管理工作的作用并沒有完全彰顯出來，從檔案管理的本質來看，之所以要進行信息的歸檔、收集整理，就是為了供以后有需要者進行查閱和求證。但從當前的使用情況來看，并沒有落到實處，檔案管理工作者大多重視其保密和安全問題，檔案的查閱和瀏覽都并不容易，沒能起到信息的本質作用。即使是能夠查閱，但查閱的范圍也很有限，多是工作簡歷、自然概況等基礎信息的查閱，更多的信息都沒有公開過。這樣的管理現象雖然對檔案的安全有一定的保障，但其利用價值沒有得到體現。

第三是管理人員職責分工不明確。由于目前仍然有很多單位不重視檔案的管理工作，對于檔案管理沒有匹配充足的人員和設備，兼職人員比例過大導致人員調動頻繁，進而導致人員分工不科學，職責不明確。這會使得管理人員總是在換不同的工作，總是在接手生疏的工作，對工作不熟練，當然會出現更多的工作問題。

3 針對事業單位檔案管理問題的對策建議

3.1 提高對檔案管理工作的重視度

任何工作想要做好，首先要重視這門工作，檔案管理也不例外。檔案是部門各種信息的綜合和記載，是部門發展的見證和基礎，能夠為部門的發展提供有效歷史信息，滿足發展的信息需要。因此，事業單位應當重視檔案管理工作，重視部門規范的要求，結合有關檔案的歷史信息并參考戰略發展需要作出決策。

3.2 加強對管理人員的專業培訓

首先是在進行人員招聘時，應當聘用具有專業知識的管理人員，具有相當的文化水平和專業水平，因為檔案管理的專業化首先是人員的專業化。其次是在崗位安排時，需要認真觀察每位上崗人員的性格、能力，根據不同的能力安排相應的崗位，并進行崗前培訓，旨在讓每位管理人員接手合適的工作并能盡快熟悉工作環境和工作內容。除此之外，應當針對不同的事業單位對相關人員提出的不同的能力知識要求，以及當代經濟發展的新要求，定期對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理人員的專業素質，使其不斷適應新的要求。

3.3 提高檔案管理的科技水平

隨著經濟和網絡的不斷發展，管理的無紙化、網絡化是新時代的發展趨勢也是經濟發展的要求。在檔案管理工作中，也應當做到管理入網、信息共享，如此不僅方便需要者進行查閱和調動，也能避免檔案管理的遺失和保存問題。因此，應當鼓勵事業單位采購相應的應用軟件，軟件的備份功能可以保障檔案不會遺失，而且電子信息更加容易查詢和記錄。此外，掃描儀、打印機等儀器設備也可以引入到檔案管理工作中，幫助檔案管理人員進行檔案的日常管理工作，提高管理的科學性和技術水平。相信電子技術的引入會使得檔案管理進入一種全新的模式，并大大提高檔案管理工作的效率。

4 結語

隨著事業單位對信息量的要求越來越高，需求量越來越大，以往檔案管理的模式已經不能較好地適應工作的正常運行，檔案管理模式的革新勢在必出。在實際的工作中，應當結合不同部門的不同需求進行改革，不斷完善檔案管理流程，提高檔案管理水平，促使事業單位更好地發展。

參考文獻

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