檔案規范化管理加強?提高辦公室檔案管理效率

孫仁婷

摘 要：隨著市場經濟的日益發展，相對而來的各種挑戰也接踵而致。檔案的規范化管理是辦公室檔案工作效率的提升，是對辦公室工作的一種肯定。電子信息技術的廣泛應用，使得傳統的檔案管理工作不能跟上時代發展的腳步，只有運用網絡信息技術來管理辦公室的檔案管理工作，才能更好的提高辦公室檔案管理的工作效率。本文通過辦公室檔案管理規范化的現狀，提高辦公室檔案管理工作效率的意義和作用，和提高辦公室檔案管理工作的對策進行了簡單的闡述。

關鍵詞：檔案規范化；辦公室檔案；管理效率

辦公室檔案管理工作是一項非常繁瑣的文檔工作，檔案管理工作對企事業單位整體工作的開展起著重要的作用。要想提高辦公室的檔案管理工作效率，就必須進行規范化的管理模式，運用現代化的管理理念，持續有效的對檔案管理工作進行發展和創新。只有確保辦公室的檔案管理工作順利的進行，才能推動企業中其他工作效率的提升，因此說，辦公室檔案管理工作是企業發揮自身優勢，帶動經濟穩步向前發展的必然之路。

1 辦公室檔案規范化管理的現狀

在企事業單位中，往往只重視業務的提升，而忽視了檔案或是后勤的管理工作。一般對辦公室的檔案管理工作重視度不高，甚至有些單位的檔案管理人員是由其他部門人員做的兼職。管理檔案的設施、設備不夠齊全。在辦公室檔案管理水平上也有不足之處，企業的檔案管理制度的不明確性，缺乏對檔案管理工作的有效措施，導致了管理檔案的人員不能及時的掌握和運用檔案管理的各項法律法規；甚至在某些企業的內部并沒有設置辦公室檔案管理的部門，更無從談起檔案的規范化和整理利用了。紛繁眾多的檔案類別，使得檔案管理工作的效率得不到提升，在一個企業中，檔案管理可以分為：科技類、文秘類、專業類等，由于種類繁多，導致了檔案管理工作的復雜性。管理檔案的工作人員由于不是專業的管理者，有些還是兼職人員，所以在檔案管理水平和專業素質上，不能滿足檔案管理工作的要求。

2 提高辦公室檔案管理工作效益的意義和作用

2.1 適應時代的發展要求

辦公室檔案管理工作是企事業單位信息產業的最主要的部分，在工作中，幫助人們更好的查詢信息資源，提供資料的調查報告等，都是辦公室檔案管理工作的工作內容。做好辦公室的檔案管理工作是為了方便人們更好的利用檔案管理來查詢信息，和資料調查工作的快捷。在現代信息化建設的今天，辦公室檔案管理工作尤為的突出和重要。

為了緊跟新時期信息時代發展的腳步，更好的服務于人們，要把檔案管理工作放在非常重要的位置，檔案管理要以社會實際工作的實事為依據，記錄的是真實有效的信息，而且是原始的數據。辦公室檔案管理工作是為了滿足社會發展的需求，是為了更好的服務于社會。

2.2 有利于檔案事業的持續發展

依據辦公室檔案管理工作的特殊性和自身的特點，采取符合檔案管理要求的法律制度，開展和幫助辦公室檔案管理的有效進行。檔案的形成是根據時間和歷史發展變遷演變而成的，為了保障檔案歸檔的完整性，需要在進行檔案管理工作中對檔案進行合理的、有序的、高效的分類歸檔和保存，避免其丟失、遺漏、損害等。為了促使檔案管理工作在持續的進行發展，就需要檔案管理人員的自身素質的提升，檔案管理人員綜合素質的有效提高，是檔案管理工作效率提高的主要因素。

2.3 有利于檔案事業與國民經濟、社會協調發展

社會經濟的向前發展，離不開檔案管理，檔案管理與我們的生活息息相關，密不可分，檔案工作記錄的是社會發展變遷的歷史真實寫照。提高檔案管理規范化工作效率，就是利于檔案事業的發展，利于國民經濟的向前發展，推動了社會向前發展和進步。

3 提高辦公室檔案管理工作效率的對策

3.1 辦公室檔案管理的現代化

辦公室檔案管理工作應用現代化發展技術是適應了社會發展的趨勢，現代化的檔案管理工作是時代變革的產物。只有運用了現代化的先進技術水平，才能使辦公室的檔案管理工作效率提升，更加快捷方便人們獲取相關的信息資源，提高工作效率。檔案管理現代化的進行，是整個檔案管理工作效率的提升，在檔案的收集、整理、保存、防護、現代化庫房、計算機管理檔案、檔案信息開發利用、電子文件歸檔和電子檔案管理等領域，主要內容是計算機技術的運用，除此以外，還包括音像技術、縮微技術、激光光盤技術、靜電復印技術等運用?，F代化檔案管理的應用，是改正傳統檔案管理的弊端，是社會發展的必然產物。

3.2 人工智能技術在檔案管理與利用工作中的應用

計算機已經走進了人們的生活中，成為必備工具，隨著社會的不斷向前發展，新的科學技術的誕生，科學家已經給計算機賦予了人腦的功能，使計算機更加的人性化。通過計算機技術延伸人類智力，提高人類解決生產、生活中的具體問題的能力。通過計算機技術研究和推動人類智力發展。

3.3 多媒體檔案信息網絡化管理

數字化的多媒體檔案信息必須結合光盤存儲技術、計算機網絡技術及寬帶數據通信傳輸技術，使得越來越多的用戶共享多媒體檔案信息資源。檔案多媒體全文數據庫管理系統投入使用后，更加方便、快捷的進行檔案管理工作，加快了檔案信息化管理和規范化管理的步伐，同時有效的保護了一批珍貴檔案原件。

4 結束語

綜上所述，辦公室檔案管理工作與辦公室其他工作密不可分，是辦公室中非常重要的一項工作。提高辦公室檔案管理工作的效率，就需要加強檔案規范化管理工作，加強檔案管理信息化的建。運用科學的、規范的管理理念，不斷的提升檔案管理工作的效率，提高現代化檔案管理的使用價值，最大化的利用和發展辦公室檔案管理工作的效率，是推進社會主義現代化發展的重要作用。

參考文獻

[1]閏秀華.如何提高管理檔案工作效率的探討[J].都市家教（下半月），2012（11）.

[2]李金玲.如何提高高職學校辦公室文化檔案管理工作[J].東方企業文化，2012（15）.

[3]孟繁.淺析現代檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2012（3）.

[4]張曉光.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（9）.

[5]楊建春.如何提高電力職業學校辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業務，2013 （9）.