建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理的幾點思考

摘 要：當(dāng)前，在建設(shè)工程招投標(biāo)過程中，最重要的就是加強對招標(biāo)檔案的管理。文中簡要闡述了加強建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理所具有的重要意義，指出了當(dāng)前建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理中存在的主要問題，并有針對性提出了加強建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理的有效措施，為進(jìn)一步提升建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作效率提供了科學(xué)有效的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：工程招標(biāo)；招標(biāo)檔案；檔案管理

近幾年來，伴隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展以及各種法規(guī)體系的逐漸穩(wěn)定和完善，建設(shè)工程招投標(biāo)工作在不斷發(fā)展的同時，其管理體系也逐漸趨于完善。當(dāng)前，在建設(shè)工程招投標(biāo)管理工作中，公平、公正、公開已經(jīng)成為其管理的基本準(zhǔn)則，同時也是規(guī)范建設(shè)工程招投標(biāo)市場的主要措施。而在此前提下，為了能夠更好地滿足建設(shè)工程招標(biāo)的管理需求，促進(jìn)建設(shè)工程招標(biāo)工作的順利進(jìn)行，對招標(biāo)檔案的管理也提出了更高要求。因此，如何對建設(shè)工程招標(biāo)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理，就成為當(dāng)前建設(shè)工程招投標(biāo)中最重要的工作。接下來，本文就以進(jìn)一步提升建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理為主要目的，對建設(shè)工程招標(biāo)檔案的管理進(jìn)行深入探討。

1 加強建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理所具有的重要意義

在建設(shè)工程招投標(biāo)進(jìn)行的過程中，加強對招標(biāo)檔案的管理，對促進(jìn)整個建設(shè)工程招標(biāo)工作的順利進(jìn)行以及確保建設(shè)工程招標(biāo)的公平、公正、公開具有較為重要的影響，因此，在建設(shè)工程招標(biāo)過程中，一定要加強對招標(biāo)文件的管理。在建設(shè)工程招投標(biāo)進(jìn)行過程中，加強招標(biāo)檔案管理，首先能夠為招標(biāo)工作的進(jìn)行提供準(zhǔn)確、可查的參考依據(jù)，進(jìn)而對整個建設(shè)工程招標(biāo)過程進(jìn)行全程監(jiān)管，避免招標(biāo)過程中出現(xiàn)問題，影響招標(biāo)的順利進(jìn)行。其次，招標(biāo)檔案是招標(biāo)過程中最重要的書面文件，是整個招標(biāo)過程中最重要的證據(jù)，如果在招標(biāo)過程中出現(xiàn)問題，相關(guān)部門能夠通過調(diào)取招標(biāo)檔案快速解決問題。再次，招標(biāo)檔案是對整個招標(biāo)過程進(jìn)行控制的最可靠手段，通過招標(biāo)檔案主辦方可以對包括企業(yè)中標(biāo)情況以及中標(biāo)價變動情況進(jìn)行詳細(xì)了解和監(jiān)控，進(jìn)而為加強對招標(biāo)過程中的掌控提供科學(xué)、高效的參考依據(jù)。基于以上幾點，可以看出在建設(shè)工程招標(biāo)過程中加強對招標(biāo)檔案管理具有多么重要的意義，因此，在建設(shè)工程招標(biāo)過程中，一定要加強對招標(biāo)檔案的管理。

2 當(dāng)前建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理中存在的主要問題

2.1 保密性不強

相比于國外發(fā)達(dá)國家，我國建設(shè)工程交易市場招投標(biāo)工作施行的比較晚，發(fā)展時間也比較短，各方面發(fā)展都相對比較落后。另外，由于每個國家的國情和社會經(jīng)濟發(fā)展情況都不相同，國外成熟的招投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)我國無法直接套用，所以雖然近幾年來我國相關(guān)法律法規(guī)相繼出臺，但是也無法在短時間內(nèi)解決建設(shè)工程招投標(biāo)中存在的問題[1]。而當(dāng)前，在建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作中，存在最主要問題就是檔案管理的保密性不強，很容易給有心人士可趁之機，進(jìn)而破壞建設(shè)工程招標(biāo)的公平、公正以及公開性，存在較大隱患。

2.2 檔案體系不健全

當(dāng)前，在我國建設(shè)工程招投標(biāo)不斷發(fā)展過程中，雖然相關(guān)管理體系以及法律法規(guī)不斷改革和完善，招標(biāo)檔案管理水平相比之前也有了明顯提升，但是單就檔案管理體系方面而言，其依舊存在一定欠缺，檔案管理制度沒有徹底完善，在一定程度上影響了招標(biāo)檔案管理工作的有效落實。其主要原因，就是因為在建設(shè)工程招標(biāo)過程中，部分人員對招標(biāo)檔案管理工作不夠重視，其管理工作依然按照傳統(tǒng)而落后的檔案管理工作體系和制度進(jìn)行管理，無法滿足全新形勢下的檔案管理工作要求，也限制了建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作效率的提升，阻礙了建設(shè)工程招標(biāo)工作的健康、持續(xù)發(fā)展。

2.3 管理信息系統(tǒng)未得到有效應(yīng)用

自進(jìn)入二十一世紀(jì)，人類社會便正式進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時代，計算機技術(shù)和信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，并取得了較為良好的應(yīng)用效果。但是在對建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作中，雖然迫于時代的發(fā)展需求，其對計算機技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行了嘗試應(yīng)用，但是其應(yīng)用效率卻十分有限，根本無法滿足全新形勢下的建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作需求。當(dāng)前，建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理信息化實現(xiàn)主要存在兩方面問題：第一，相關(guān)部門沒有在檔案管理需求的基礎(chǔ)上構(gòu)建完善、高效的檔案管理信息系統(tǒng)，影響了管理效率。第二，在招標(biāo)檔案管理過程中沒有創(chuàng)建電子檔案，無法對招標(biāo)檔案進(jìn)行規(guī)范化和系統(tǒng)化管理。

3 加強建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理的有效措施

3.1 做好招標(biāo)檔案的保密工作

在建設(shè)工程招標(biāo)工作進(jìn)行期間，主辦方最重要的工作，就是做好招標(biāo)檔案的保密工作。首先，主辦方應(yīng)該與所有參與投標(biāo)的工作人員簽訂保密合同，對工作人員形成一定約束，避免工作人員將招標(biāo)工作的相關(guān)內(nèi)容透露出去。其次，在建設(shè)工程招標(biāo)過程中，主辦方應(yīng)該做好應(yīng)急措施，一旦招標(biāo)相關(guān)內(nèi)容或者是招標(biāo)檔案內(nèi)容泄露，要及時采取應(yīng)對措施對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行控制，同時，還應(yīng)該合理應(yīng)用法律武器，通過行政干預(yù)來提高約束力和管制力，最大限度避免招標(biāo)檔案泄密問題的出現(xiàn)。通過以上方法，提高建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理的保密性，以此來確保建設(shè)工程招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

3.2 完善檔案管理體系

在建設(shè)工程招標(biāo)工作中，為了能夠有效實現(xiàn)招標(biāo)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，就應(yīng)該在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步對建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理制度進(jìn)行完善。在對建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理制度進(jìn)行完善的過程中，首要任務(wù)就是確定招標(biāo)檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，在對招標(biāo)檔案進(jìn)行管理的過程中，對所有招標(biāo)相關(guān)文書進(jìn)行分類管理[2]。比如，包括施工發(fā)包申請表、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、招標(biāo)相關(guān)資料、建設(shè)單位營業(yè)執(zhí)照、施工招標(biāo)文件、投標(biāo)單位報名表、會議表、工程標(biāo)底審定書、投標(biāo)書以及中標(biāo)通知書等在內(nèi)的所有與招標(biāo)工作相關(guān)的檔案文件，都應(yīng)該按照檔案管理的規(guī)則進(jìn)行存檔管理，一來可以提高檔案管理的保密性，二來方便日后的調(diào)取，提高檔案管理工作效率。另外，在對檔案管理制度進(jìn)行完善的過程中還應(yīng)該注意，要進(jìn)一步提高相關(guān)部門以及相關(guān)工作人員對檔案管理的重視程度，并嚴(yán)格按照管理制度對檔案進(jìn)行管理，如此一來才能夠有效確保檔案管理工作的有效落實，不斷提升檔案管理工作效率。

3.3 加強對信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用

當(dāng)前，在對建設(shè)工程招標(biāo)檔案進(jìn)行管理的過程中，最重要的就是要順應(yīng)時代發(fā)展需求，加強對信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理的信息化。而為了能夠有效實現(xiàn)招標(biāo)檔案管理信息化，首先，相關(guān)部門就應(yīng)該在充分了解招標(biāo)檔案管理要求和未來發(fā)展需求的基礎(chǔ)上，有針對性地對招標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，使其能夠從根本上滿足全新形勢下建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作的需求，進(jìn)而不斷提升招標(biāo)檔案管理工作效率。其次，在對管理信息系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用的過程中，還應(yīng)該加強對電子檔案的構(gòu)建，全面實現(xiàn)檔案的信息化和數(shù)據(jù)化，這樣，管理人員就能夠直接通過管理信息系統(tǒng)對招標(biāo)檔案進(jìn)行針對性管理，不僅能夠有效提高檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，還能夠有效提升檔案管理的嚴(yán)密性，進(jìn)而達(dá)到全面促進(jìn)建設(shè)工程招標(biāo)健康、快速發(fā)展的目的，更好地推動我國建筑行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)束語

加強對建設(shè)工程招標(biāo)檔案的管理，對促進(jìn)建設(shè)工程招投標(biāo)工作的健康發(fā)展具有較為重要的影響。當(dāng)前我國招標(biāo)檔案管理工作方面尚存在一定問題，影響了檔案管理工作效率。因此，我國相關(guān)部門應(yīng)該充分認(rèn)識到問題所在，并通過做好招標(biāo)檔案的保密工作、完善檔案管理體系以及加強對信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用等方式不斷提升其管理工作效率，全面推動其健康、快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]喬淑英.投標(biāo)工程檔案管理[J].山西檔案，2012 （04）.

[2]錢云祥，陳曉春.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].浙江檔案，2011（11）.

作者簡介

李風(fēng)華（1973-），女，漢族，四川宜賓人，大學(xué)，經(jīng)濟師，主要研究方向；經(jīng)濟管理。