基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理探析

摘 要：加強(qiáng)基層計(jì)劃生育檔案管理是順應(yīng)社會(huì)進(jìn)步、時(shí)代發(fā)展的必然選擇，檔案管理要在明晰自身不足的基礎(chǔ)上探尋創(chuàng)新解決對(duì)策改善管理現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量與效率的提升。本文分析了加強(qiáng)基層計(jì)劃生育檔案管理的必要性，探討了當(dāng)前檔案管理工作的問(wèn)題及解決對(duì)策，希望能為基層計(jì)劃生育檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：基層計(jì)劃生育檔案；創(chuàng)新管理；問(wèn)題；對(duì)策

基層計(jì)劃生育檔案管理在當(dāng)前國(guó)家積極進(jìn)行計(jì)劃生育政策改革的形勢(shì)下，其承擔(dān)的管理壓力不斷加大，面對(duì)傳統(tǒng)且落后基層計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)狀，積極探究全新的管理策略是解決管理效率低下、信息化水平偏低、斷檔失檔等問(wèn)題的必然選擇。深入分析當(dāng)前基層計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問(wèn)題探索創(chuàng)新解決對(duì)策，有利于管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化軌道，更好地為國(guó)家計(jì)劃生育管理服務(wù)。本文就基層計(jì)劃生育檔案加強(qiáng)管理的必要性及問(wèn)題、對(duì)策加以分析。

1 加強(qiáng)基層計(jì)劃生育檔案管理的必要性

對(duì)于基層計(jì)劃生育檔案管理工作而言，加強(qiáng)改革與創(chuàng)新是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流的必然選擇。基層計(jì)劃生育檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流進(jìn)行改革是基于社會(huì)發(fā)展背景、時(shí)代發(fā)展所作出的必然選擇，也是促進(jìn)基層管理工作積極轉(zhuǎn)型的必然。加強(qiáng)基層計(jì)劃生育檔案管理是當(dāng)前基層政府組織部門(mén)進(jìn)步與改革的必然，計(jì)劃生育檔案作為事關(guān)人口管理的重要資源，肩負(fù)著人口信息保存、開(kāi)發(fā)利用等多項(xiàng)職責(zé)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)改革創(chuàng)新，消除以往管理弊病，有助于提升基層單位整體管理工作質(zhì)量與水平。對(duì)計(jì)劃生育檔案本身而言，加強(qiáng)管理改革是基于檔案管理自身內(nèi)在發(fā)展規(guī)律所做出的必然選擇，加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，可為人口管理工作提供諸多助益，有利于管理創(chuàng)新。

2 基層計(jì)劃生育檔案管理問(wèn)題分析

（1）管理體制問(wèn)題

基層計(jì)劃生育檔案管理工作受以往僵化的傳統(tǒng)管理模式與體制影響，目前已經(jīng)無(wú)法滿足我國(guó)新人口政策下計(jì)劃生育管理需求，隨著基層政府組織改革步伐的加快，基層人口管理無(wú)論是涉及人員數(shù)量還是范圍都極具變化，尤其是開(kāi)放單獨(dú)二孩政策之后，管理結(jié)構(gòu)趨于復(fù)雜，人口計(jì)劃生育管理體制的完善對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。為保證基層計(jì)劃生育檔案的完整性、真實(shí)性、有效性，配合基層機(jī)構(gòu)管理體制改革做到與時(shí)俱進(jìn)，更好的滿足多層次管理需求，就必須對(duì)計(jì)劃生育檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新式改革，以消除以往管理弊端服務(wù)基層人口管理工作。

（2）檔案自身問(wèn)題

基層計(jì)劃生育檔案本身涉及眾多人口，受開(kāi)放單獨(dú)二孩政策影響，檔案方面要注意保持更新速度，避免出現(xiàn)更新過(guò)慢、斷檔或人檔分離情況，避免計(jì)劃生育信息更新滯后影響檔案的完整性、真實(shí)性、同步性與實(shí)時(shí)性。斷檔、人檔分離情況的存在制約了檔案資源價(jià)值的挖掘與發(fā)揮，不利于基層人口管理，對(duì)基層組織做好計(jì)劃生育工作將會(huì)產(chǎn)生不利影響，因此要從加強(qiáng)檔案自身建設(shè)入手改善這一現(xiàn)狀。

（3）檔案信息化問(wèn)題

目前基層計(jì)劃生育檔案管理中信息化程度偏低是普遍問(wèn)題，多數(shù)基層政府組織在檔案數(shù)字資源建設(shè)方面推進(jìn)程度不足，影響了檔案資源保存、開(kāi)發(fā)與利用。信息化程度偏低不僅增加了管理負(fù)擔(dān)，影響管理工作效率與檔案服務(wù)效率，另外也增加了檔案管理成本支出，不利于檔案信息的及時(shí)更新、歸納總結(jié)與利用，制約了基層人口管理工作的進(jìn)步與制度的改革發(fā)展。

（4）管理人員素質(zhì)問(wèn)題

基層計(jì)劃生育檔案管理中信息化程度偏低、管理體制不完善、檔案資源建設(shè)不力等問(wèn)題的出現(xiàn)與檔案管理隊(duì)伍本身素質(zhì)差有一定關(guān)系。基層組織檔案管理人員多數(shù)由其他崗位轉(zhuǎn)崗工作人員擔(dān)任，在缺乏專門(mén)檔案管理知識(shí)與技能培訓(xùn)的情況下，無(wú)疑會(huì)增加管理與操作失誤的風(fēng)險(xiǎn)，輕則影響管理工作的效率與服務(wù)質(zhì)量，重則會(huì)影響檔案的真實(shí)性與完整性，影響立檔人一生。管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)素質(zhì)上的不足制約了檔案資源價(jià)值的挖掘，并與其他管理問(wèn)題一起嚴(yán)重干擾檔案的開(kāi)發(fā)與利用，影響基層管理的進(jìn)步與革新。

3 基層計(jì)劃生育檔案的創(chuàng)新管理對(duì)策

（1）樹(shù)立全新管理價(jià)值觀

針對(duì)基層計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，首先要從思想理念入手創(chuàng)新管理理念，引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立全新的基層計(jì)劃生育檔案管理價(jià)值觀、動(dòng)態(tài)觀、效率觀與現(xiàn)代觀。價(jià)值觀方面，要讓管理人員深刻意識(shí)到檔案服務(wù)的價(jià)值，將其視為潛在高價(jià)值資源，從而為提升基層管理工作效益及服務(wù)水準(zhǔn)提供支持，推動(dòng)檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)。動(dòng)態(tài)觀方面，要引導(dǎo)管理人員樹(shù)立檔案管理動(dòng)態(tài)化觀點(diǎn)，走出以往傳統(tǒng)管理模式窠臼，改變守舊觀念，積極推動(dòng)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。效率觀方面，要引導(dǎo)管理人員樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)與效率觀念，在工作中積極提升檔案管理服務(wù)利用效率，為基層管理工作提供支持與服務(wù)。現(xiàn)代觀方面，深刻認(rèn)識(shí)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算等對(duì)檔案管理工作的影響，提升信息化水平以適應(yīng)新時(shí)期工作轉(zhuǎn)型與改革需要。

（2）完善檔案管理制度

基層計(jì)劃生育檔案管理制度要積極尋求進(jìn)步與創(chuàng)新，首先要積極完善檔案管理崗位工作制度，根據(jù)新時(shí)期管理需求明確不同崗位工作人員職責(zé)，以督促他們做好檔案的歸類整理、編研統(tǒng)計(jì)及利用工作；要明確各類檔案的歸檔時(shí)間、范圍、期限及其他相關(guān)要求并明確執(zhí)行，以保證檔案信息的保密性及完整性，更好的發(fā)揮其服務(wù)基層管理工作的價(jià)值；對(duì)保密等級(jí)不同的檔案作好分類管理，對(duì)于電子檔案及紙質(zhì)檔案要嚴(yán)格入庫(kù)，定期檢查檔案情況及有無(wú)泄漏，對(duì)違反保密規(guī)定者明確究責(zé)，鑒定銷毀也要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，堅(jiān)持審慎原則完成入庫(kù)及銷毀；要做好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防光、防有害氣體等工作，以保障檔案的完整與安全，做到妥善保存與處理。

（3）積極應(yīng)用新理念新技術(shù)

基層計(jì)劃生育檔案管理工作中要積極應(yīng)用新理念新技術(shù)從管理手段上督促其改革與創(chuàng)新。要改變以往紙質(zhì)檔案的管理模式，推動(dòng)信息化管理的普及與推廣，從檔案收集、整理、入庫(kù)、鑒定、保存、利用、檢索、編研等各個(gè)環(huán)節(jié)入手提升計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)融入水平，實(shí)行文檔一體化管理，做到管理手段的同步發(fā)展與創(chuàng)新。要注意篩選檔案中信息價(jià)值較高的一類檔案做專門(mén)電子歸檔，將以往諸多紙質(zhì)化檔案電子化、信息化，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與信息分離，建立專門(mén)的計(jì)劃生育檔案查詢服務(wù)平臺(tái)，為基層計(jì)劃生育管理提供服務(wù)支持。

（4）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員作為管理工作執(zhí)行主體，提升其專業(yè)素質(zhì)勢(shì)在必行。對(duì)管理人員要提前進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與考核，做到培訓(xùn)體制常態(tài)化、制度化，結(jié)合基層計(jì)劃生育檔案管理要求及發(fā)展規(guī)劃展開(kāi)針對(duì)性培訓(xùn)，通過(guò)內(nèi)部學(xué)習(xí)、外出交流合作等舉措檢驗(yàn)并鞏固培訓(xùn)成果，以此督促管理人員積極自我提升。另外還要專門(mén)加強(qiáng)對(duì)管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)教育，要求他們具備信息檔案管理意識(shí)及檔案系統(tǒng)維護(hù)的管理技術(shù)，從而完成資源的高效開(kāi)發(fā)利用，為基層計(jì)劃生育檔案管理的水平予以支持。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基層計(jì)劃生育檔案管理要在深刻認(rèn)識(shí)自身不足的基礎(chǔ)上加強(qiáng)管理改革與創(chuàng)新，通過(guò)采取有效對(duì)策以改善當(dāng)前檔案資源開(kāi)發(fā)管理現(xiàn)狀，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)以便更好地為基層管理工作服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

李秀麗，女，本科，江蘇省豐縣梁寨鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)站。