事業單位檔案管理工作優化途徑探討

張林林

摘 要：檔案管理是事業單位管理工作的重要組成部分，科學技術尤其是網絡通信技術的發展，給事業單位檔案管理帶來了新的機遇，也帶來了新的挑戰。文章結合事業單位檔案管理現狀，就事業單位檔案管理工作優化途徑進行了探討、研究，以期能對事業單位檔案管理工作有所裨益。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；優化途徑

事業單位檔案管理是事業單位檔案記錄、整理、保管活動的總和。事業單位的檔案管理具有極其重要的作用，如檔案管理可以為事業單位人才選拔、職工考核、單位活動提供重要依據。近年來，我國公共文化事業不斷發展進步，事業單位的檔案管理工作也邁上了新的發展臺階，但是，整體來看，事業單位檔案管理仍存在許多問題，這不得不引起我們的關注。

1 當前我國事業單位檔案管理工作存在的問題

1.1 管理混亂，管理制度執行力不夠

事業單位檔案管理混亂的主要表現是管理者對檔案管理不夠重視，不能依照國家《檔案法》、《檔案管理辦法》要求來進行檔案管理制度和管理隊伍建設，導致檔案管理制度不規范，檔案管理程序不規范。在檔案管理制度不完善的情況下，許多單位在檔案管理工作中缺乏制度標準，檔案管理人員缺少自我管理意識，檔案管理規章制度更是流于形式，難以滿足事業單位檔案管理制度制定與執行并重要求。

1.2 管理設施落后

在科學技術尤其是通信技術快速發展的情況下，許多事業單位在檔案管理上仍舊以傳統檔案管理手段、管理方法為主，導致檔案管理處于一個較低的層面。如許多事業單位在檔案管理上不知道如何利用先進的設施和技術來提高檔案管理效率，檔案管理仍舊以紙質檔案管理、傳統檔案管理模式為主；有的企業雖然加快了檔案信息化建設，但是檔案信息化管理僅限于檔案數據存儲、轉換等初級層面，也缺乏對電子檔案的有效監督，影響了檔案信息化建設的長遠發展。

1.3 管理人員素質有待提高

在領導集體普遍忽略檔案管理隊伍建設的情況下，許多單位都沒有安排專業人員進行檔案管理。其次，在檔案人員管理上，許多單位都只關注績效考勤，不關注人員培訓與再教育，導致檔案管理人員專業知識欠缺、專業技能難以提高。再則，許多事業單位的檔案管理崗位實行的都是封閉式管理體制和人事管理終身制，那些進入編制的人員，會受“大鍋飯”思想的影響，思想傳統、守舊，許多人都缺乏學習和創新精神。長此以往，檔案管理人員必將是知識老化嚴重，難以為檔案使用者提供更好的服務。

2 事業單位檔案管理工作優化途徑

2.1 加強館藏建設，做好檔案管理工作

要想提高事業單位檔案管理效率，事業單位首先要提高對檔案工作的重視程度，豐富單位檔案館館藏，擴大檔案收集范圍，面向單位、社會人士廣泛收集與單位有關的、有收藏價值的老照片、文件和資料，建立健全館藏結構。這就要求事業單位根據單位性質、檔案管理現狀，堅持檔案建設的個性和特色，保持自身文化特色，走獨具單位特色的檔案建設道路，為單位檔案管理工作和單位文化建設打下堅實的基礎。

2.2 健全檔案管理體系與管理制度

事業單位檔案管理的根本目標就是為單位內部檔案利用活動提供便利，服務于單位建設。針對事業單位檔案管理混亂、管理制度執行力不夠等問題，事業單位要按照國家有關保密工作要求，制定完善的檔案工作管理條例及檔案保密制度，如檔案自動化保密管理條例、保密審查審批制度等，規范檔案管理、利用、審批程序，明確界定不同部門、不同級別檔案利用人員的權利和范圍。其次，單位內部有關部門還要完善與制度配套的保障措施，并在實踐中檢驗檔案規章制度的合理性、嚴密性，為制度的執行、落實和完善提供條件，確保檔案在利用的同時能夠做到不失密、不泄密。

2.3 提高檔案的現代化管理和服務水平

隨著社會發展，以數字形式進行檔案信息采集、整理、存儲和管理，已經成為檔案管理的發展趨勢。事業單位檔案管理也要順應時代發展潮流，充分利用事業單位網絡和資源優勢，加快單位檔案的信息化建設。這就要求事業單位管理者加大檔案管理建設投入，引進先進的信息化設備，為單位檔案工作由手工管理向計算機管理提供基礎保障。其次，事業單位檔案管理人員要轉變思想，督促檔案部門、信息部門積極利用計算機技術、網絡數據庫加強檔案數據轉換，盡快建立內部信息共享系統，提高檔案信息建設與服務水平。在此基礎上，事業單位要加大檔案工作宣傳，一方面督促相關部門為檔案部門提供更多貼近單位實際、富有收藏價值的材料，為單位檔案建設提供信息支持。一方面提高非保密性檔案的利用率，使檔案文化產品走向家庭、走向社區，使檔案成為單位對外宣傳的窗口。

2.4 提高檔案人員的整體素質

為了提高事業單位檔案管理水平，醫院人事、檔案部門要注意引進高素質的檔案管理人員，將檔案人員培養納入內部管理計劃中去，做好檔案人員培訓工作，通過專業培訓、思想教育、繼續教育、進修學習等形式提高檔案人員的整體素質，使其對事業單位檔案工作的特殊性、檔案現代管理方法有一個全面的認識和了解。這就要求事業單位進一步完善檔案人員考核、考勤制度，同時借助公平競爭、公開招聘的人才引入機制和優勝劣汰的用人制度營造積極向上的內部環境。其次，事業單位要認真學習企業單位、社會檔案機構的檔案管理經驗和方法，如學習黨政部門的檔案材料立卷和歸檔方法，聘請檔案專家來單位講座、指導等，以提高檔案人員的服務能力。

參考文獻

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