關于公務電子文件歸檔的思考

劉超

隨著電子計算機的廣泛應用，使很多單位和部門實現了辦公自動化，由此而產生的電子文件與紙質文件，也匯成浩大的信息流，成為社會改革、發展的寶貴資源。同時，也給我們提出了一個新的問題：現代化辦公文件管理中如何對電子文件合理的管理利用？根據電子文件的特性，我個人認為在辦公文件管理中電子文件歸檔環節存在以下幾個問題：

1 對實行辦公自動化產生的電子文件重要性認識不足，所產生的電子文件未能及時歸檔，使電子文件處于自生自滅狀態。電子文件是近幾年才出現的一種新的載體，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒有引起足夠的重視。多數使用辦公自動化網絡系統的單位，對電子文件沒有進行整理、鑒定、歸檔，僅把電子文件存儲在硬盤內（條件優越的單位設有兩臺服務器）。這樣，即使不會丟失，日積月累，電子文件也會成災。

2 未使用辦公自動化網絡系統的單位，用計算機進行辦公和事務性管理，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數只用僅算機起草文件，一旦打印出紙質正式文件后，作為草稿性的電子文件絕大多數未被保留，而是被新起草的電子文件所覆蓋，或因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗。因此，對電子文件的收集、整理、歸檔已勢在必行。

3 電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發紙質文件作為歸檔保存用。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。

4 辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據筆者了解，采用電子計算機及網絡技術的單位，使用的辦公自動化系統大多數是本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統，往往是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于辦公自動化系統和檔案現代化管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔。

5 電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也帶來一定的不安全因素。諸如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等等。這些都給電子文件的安全保管和長期保存帶來很多問題。

上述問題不解決，辦公自動化將會因電子文件難以管理而阻礙辦公自動化的擴展和深化，電子文件類型的檔案也會因檔案人員的束手無策或疏忽而遭受損失。

今天，人們對文件的管理，仍停留在對紙質文件的管理思維上，主要原因是長期以來人們使用紙質文件的慣性。紙質文件在檔案管理、歸檔上只要避開天災人禍，遵守檔案管理和保護的要求，就能長期保存。而電子文件則不然，由于電子文件的歸檔及管理都要靠技術條件來實現，在利用技術和設備將信息記錄于存儲載體后，文件的保存就永遠離不開這種技術和設備。電子檔案的保存期限，是由電子檔案的內容來決定的，而實現電子檔案的保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機軟硬件平臺的一致性等等。這是一項復雜的技術工程，是造成人們對電子文件管理產生畏難情緒的重要原因。在電子時代，要使人類活動的真實記錄得以繼續，就要迎接電子文件的挑戰，管好、用好電子文件，使之為經濟建設提供高效、優質的服務。