淺談檔案管理流程

周忠東

摘 要：無論是電子文件管理還是傳統檔案管理，都需要有效的機制來推動與保障。檔案管理機制是指確立文件管理基本要素之間的相互關系，保障管理目標順利實現的基本原理與方式。我國傳統檔案管理的流程設計一直沿用的是文檔集成多元管理體系，將檔案管理的行為前置到文件形成領域，在組織上初步形成了文件形成領域和檔案管理領域的集成。本文簡要介紹檔案管理的流程。

關鍵詞：檔案管理；檔案管理流程

檔案由若干職能項劃分，總體可以分為：行政管理，經營生產管理，科技研究產品管理，基本建設管理，財會、人事管理。檔案的基本類型可以分為文書檔案，人事檔案，會計檔案和其他載體檔案。所謂的檔案管理，就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等活動。從而提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的方法。檔案的基本流程主要是：

1. 檔案的收集和整理

收集的檔案主要包括對單位有歷史價值和根據研發和市場需要收集的可分析性資料。收集的材料要保證其真實性和完整性，并具有相應的完整的手續。歸檔的材料應為原件，文件材料字跡清晰，圖樣、圖表完整。根據收集的檔案進行必要的分類以確保以后查閱方便。 檔案分類應按照檔案的內容和組織部門、業務項目等因素進行分類。對同一“類”（或小類）的案件應該裝訂于一檔，如檔案內容較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個或以上的檔案進行裝訂，并在類別之后增設編號，以便查考。 每一檔夾封面內首頁應設“卷內目錄表”，案件歸檔時依序進行編號，并以每一份檔案一個編號為原則。檔案類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。檔案分類各級名稱經確定后，應參照“檔案分類編號表”將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2. 檔案的鑒定統計和歸檔

歸檔的文件主要是對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等，重要的會議材料，包括會議的通知、領導人講話、會議簡報和會議記錄等。反映主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等，單位的各種工作計劃、計劃考核、報告、統計報表及簡報。與其他單位來往的文書及權益文書等。領導的批示以及與有關單位簽訂的合同、等文件及過程材料，公司內部人事調整的文件材料和員工獎勵、處分、考核的文件材料、本單位以及員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料。單位發布的各類宣傳材料和反映本單位重要活動及歷史改革、大事記的剪報、照片、錄音、錄像等。

建設全程檔案，員工外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）形成的檔案資料；財務檔案資料以及各種實物檔案。部門檔案資料要進行詳細信息的等級，并編制有關《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。檔案文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在檔案柜中。

基建檔案在歸檔時時一般不少于兩份，其他檔案一般在歸檔時使用一套，對于較為重要和頻繁使用的檔案應根據實際情況增加歸檔分數。

3. 檔案的日常管理和保管

單位檔案管理人員須按照國家檔案管理規章制度對檔案資料進行立卷、標識和保管。應定期的對檔案資料檢查、清理，如發現問題，立即向領導報告，并對破損或褪變檔案應及時進行搶救。 保管檔案的基本物質條件是：檔案庫房、庫房設備、檔案裝具、檔案包裝材料等。

由于檔案的特殊價值，要求對檔案進行長期甚至無限期的保存，要求檔案庫房建筑防熱、防水（防潮）、防光、防有害氣體及灰塵等。密閉條件好的庫房，庫外溫濕度對庫內影響較小，利用空調機、去濕機降濕、降濕的效果就比較理想，開動空調機、去濕機的頻率小、時間短，節省能源。檔案裝具的設計應符合堅固耐久、不損害檔案、便于管理，有利于合理利用庫房空間以及經濟美觀的要求。切實必要的檔案包裝后可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的危害，減少檔案載體的機械磨損。檔案庫房的電器設備，應定期檢查、保養，發現隱患及時排除。嚴格控制檔案庫房中使用明火、電爐、電熨斗等電器設備，嚴禁在庫房吸煙。檔案管理人員外出時，應注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員的未經批準不得進入檔案室。

4.檔案的借閱和保密

各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，檔案管理員和借閱人員，要負責做好檔案的保密工作，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，檔案借閱一般只提供復印件，如需借閱原件，則需要相應的手續和相關管理人員簽字同意。對已到保密期限的檔案，經行政人力部經理或項目辦公室主任同意后解密，并對解密檔案作一般檔案管理。借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級。借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續。 借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經相關領導批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 檔案的收進、移出、保存、銷毀、展出等都必須有嚴格的手續，隨時掌握檔案的庫存量、借出量、閱覽量、移出量、銷毀量，確保檔案不丟失。外單位摘抄檔案的，應經相關領導批準，并對摘抄的材料要進行復查審核。員工離職時，對已形成的檔案資料或所借閱的檔案應辦理移交手續。

5. 檔案的銷毀

檔案保管期滿需要銷毀時，可以按照以下程序銷毀：一.由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊；（2）單位負責人在檔案銷毀清冊上簽字。

銷毀的檔案包括項目：保存期滿或者在保存期內無需繼續保存的檔案，應及時予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須經有關部門批準執行。

對已失去利用價值的檔案，在進行檔案的銷毀時，有關人員必須寫申請銷毀報告，經部門負責人審核，領導審批確定。經批準銷毀的文件應留存半年，確無保存價值后再銷毀。 檔案在執行銷毀時，必須由行政人力部、法務主管代表和相關部門代表組成的監銷人員進行現場監督，監銷人員不得少于三人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件一并存檔備查。 凡屬于加密檔案的銷毀應該按照相關規定的程序，確認無誤后才可以進行檔案的銷毀。任何部門或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。

6 結語

為了使檔案管理適應社會的快速發展，首先，要讓檔案管理人員具有專業知識，提高檔案管理人員的素質，就需要建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業知識，又可以適應信息化要求的合格檔案管理人才，也才能為單位的檔案管理與服務水平的提高提供保證。