單位干部人事檔案管理問題及對策分析

熊飛

摘 要：干部人事檔案是企業人才信息的重要載體，對人才資源開發起著重要作用。在干部人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質，完善檔案管理制度，創新管理理念，才能更好地開創干部人事檔案管理工作的新篇章。本文主要對干部人事檔案管理方面進行相關問題探討。

關鍵詞：干部人事檔案；問題；管理；建議對策

1 干部人事檔案管理的重要性

1.1 干部人事檔案管理對企業的重要性

企業人事部門做到知人善任、選舉賢能，剔除那些為了找工作、評職稱，辦理假文憑、假證明來蒙混過關的人，是企業把好人才質量的第一關。同時，個人在組織中形成的任免、晉升、定級、調資、獎懲等呈報、審批材料，對于盡可能全面準確地了解員工的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等是非常重要的。因此，做好干部人事檔案管理，對于企業全面地了解干部，正確選拔使用干部具有重要的意義和作用。

1.2 干部人事檔案對個人的重要性

就個人來說，無論是工作調動、職稱評審、工資調整、離退休辦理、各項證明的出具等等，都以檔案材料的審核為重要依據。每個人都以自己的實踐活動書寫著自己的歷史，這些歷史以不同的材料形式不斷地補充、添加到個人的檔案中，在特定的時刻發揮著特定的作用。例如退休待遇，按照國家規定，在增加養老金時，向有高級職稱的企業退休科技人員和退休早、基本養老金相對偏低的人員傾斜，這就需要進行職稱、工齡等材料的認定。曾經有位高工，不慎遺失了高工資格證，而不能享受國家優惠政策，后在檔案中查到了其為高工的任職資格文件和聘任文件，社保部門憑此給予辦理享受高工退休人員待遇手續。無論過去、現在和將來，干部人事檔案都伴隨著每個人的一生，并發揮著重要作用。

2.企業干部人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案材料歸檔的及時性不強

企業之間各級干部經常會由于工作原因進行交流，由于各企業之間對歸檔材料的要求和管理的方式、力度不同，干部在交流調整時，常常會有檔案材料歸檔不及時的情況發生，部分重要材料還會由于疏忽造成了丟失，這樣會影響到干部人事檔案工作發揮應有的作用。

2.2 “三齡一歷”的真實性有待統一

隨著企業的發展，一些科級以上干部的選拔任用及管理監督越來越嚴格，部分干部的人事檔案里面的工齡、年齡、黨齡和學歷出現不一致，有的年齡與身份證上的年齡不符，在領導競爭上崗、公開選拔等方面都會影響到干部的自身利益，有些情況下決定了企業干部的進退去留。如果人事檔案記載的前后有不相同的地方，這樣會給正常的干部評聘工作帶來一些不必要的影響。

2.3 檔案管理現代化技術有待進一步增強

隨著當今科學技術手段的不斷發展，企業干部人事檔案信息管理系統較普遍地應用到檔案管理工作中。但總的來看，比較先進的技術還沒有被完全應用，部分檔案管理人員還習慣于用手工操作檢索檔案。如今一般都采用無紙化的閱檔基本沒有實施，這是對檔案管理工作尤其是檔案的保管影響非常大的，使工作效率降低。

2.4 檔案管理人員素質有待進一步提高

目前企業檔案管理人員的專業水平、理論素質及文化程度等方面，都與當今現代化發展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身人員較少，專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業人才較少等，這些情況已不適應新形式下的檔案事業發展。在黨校人才培養中，重視科研教學人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

3.企業干部人事檔案管理的對策與思考

3.1 加強管理，增強意識，提高認識

各單位領導要提高對干部人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識，加強對干部人事檔案工作的領導，重視干部人事檔案的基礎工作。在選擇配備干部人事檔案管理人員時，要挑選思想積極，事業心強，責任心重，并能夠熟練掌握干部人事檔案管理知識的人來擔任。

3.2 規范日常業務流程，努力健全完善檔案管理制度

在日常的干部人事檔案的收集、補充、整理、歸檔、保管、轉遞等工作時，一定要嚴格按照干部人事檔案工作的流程走，完善各類臺賬，發現問題及時糾正，防止新的“無頭檔案”的產生。在干部人事檔案管理過程中任何工作步驟都要有章可依，不能任憑干部人事檔案管理人員的心情處理。一定要做到不等不靠隨時隨地將已形成的干部檔案材料收集歸檔，以充實干部人事檔案的內容，提高干部人事檔案的利用價值。更重的是，要建立健全干部人事檔案工作的各項規章制度，明確各科室乃至各個職位的責任，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。努力做到凡是涉及到干部人事檔案管理的每一項工作都制度化，保證干部人事檔案管理工作能夠井然有序的開展。

3.3 加強業務理論知識學習，提高干部人事檔案管理人員的素質

可以通過舉辦各類各層次的培訓班，來更新干部人事檔案人員的觀念，知識，以提高他們的業務水平。也可以組織干部人事檔案管理人員到干部人事檔案工作開展較好的單位去實地參觀學習，以拓寬他們的視野，增強他們的實際工作能力。同時，鼓勵干部人事檔案管理人員，不斷的學習干部人事檔案管理工作的方針政策，了解這一工作領域的現狀及發展動態，提高政治理論學習等，通過采取這一系列的措施，從整體上提高干部人事檔案管理隊伍的綜合素質，從而提高干部人事檔案的管理水平。

3.4 大力宣傳，全民動員

干部人事檔案管理工作要改變思路，走出去。根據干部人事檔案的特殊性，加大宣傳力度，讓人們了解干部人事檔案的形成過程，什么材料必須歸檔，查檔案應通過哪個部門，手續怎么辦，什么材料可以查，什么材料不能查等等。通過宣傳，提高廣大人民群眾的檔案意識，使人們養成自覺維護檔案、重視檔案的行為習慣。最大限度的拓寬干部人事檔案材料的收集，鑒定渠道，形成最全面、最完善、最真實，最立體的干部人事檔案，最大力度的保障干部人事工作的有效開展。

3.5 加強信息化建設，提高干部人事檔案管理水平

要積極引進或研發人事檔案管理信息系統，有效整合企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理信息系統，實現企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理信息系統的無縫對接。積極開展有效的數據收集、分析、歸納，開展信息管理建設及信息流動渠道設計與關鍵環節確定等具體工作。借助信息化管理平臺，實現企業人員的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息保存、信息使用的自動化監控，實現企業人員信息利用效率的最大化。把企業人員的信息管理事后模式改變為企業信息資源配置與管理的即時模式，充分發揮人事檔案管理信息系統在企業人力資源管理活動中的支撐作用。

4.結語

干部人事檔案工作是人力資源工作的重要組成部分，在新的社會發展形勢下必須采取有效措施，與時俱進，積極探索干部人事檔案的現代化管理模式，不斷完善和改進，為企業的發展提供更好的服務。

參考文獻

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