探析當前提高檔案管理效率的對策

張紅波

摘 要：當今社會和經濟處于快速發展時期，檔案管理面臨前所未有的挑戰；加強管理，提高工作人員素質，應用現代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務。

關鍵詞：檔案管理；效率；問題；對策

1 當前檔案管理存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

1、檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

2、檔案管理不夠規范。目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。

3、檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

4、在信息開發和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產品層次低質量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發揮。

2 提高檔案管理效率的對策

改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現檔案管理的規范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：

1、提高檔案工作人員專業技能和素質提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

2、調動檔案管理人員工作積極性檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

（1）增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（2）更新觀念，實現自我價值。有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結自己對社會的影響。這要求相關領導人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應的調整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

3、檔案的現代化要與企業的信息化同步企業檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現代化與企業信息化有機結合，同步發展。

具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：

（1）可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。

（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

（3）檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

（4）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

檔案管理中檔案畢竟是傳統的記錄和保存方式，企業信息化應用起來可以很瀟灑，實現無紙化辦公，財務、科研、外事等許多部門都進行網上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去，而是要借助現代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。