信息化背景下檔案管理工作面臨的挑戰及應對策略

馬金花

摘 要：隨著科學技術的快速發展及信息化時代的到來，我國傳統的檔案管理工作已經跟不上時代的要求。在信息化背景下，我國的檔案管理工作面臨著新的挑戰，為應對這一挑戰，檔案管理工作要不斷加強信息化建設，積極探索應對對策略，以使檔案管理工作能更好的為社會服務。

關鍵詞：信息化；檔案管理；挑戰；應對策略

檔案管理工作隸屬國家文獻信息管理，具有非常重要的意義。本文主要介紹了檔案管理信息化的內涵及其原則，就信息化背景下檔案管理工作面臨的挑戰進行了討論，并對在信息化時代檔案管理工作需采取的應對策略進行了深入探討。

1 檔案管理信息化及其原則

1.1 檔案管理信息化

檔案管理信息化就是通過數字化或者網絡化技術進行檔案信息資源管理，通過系統加工及網絡傳輸，使檔案信息資源得以合理配置及有效利用，實現檔案資源信息共享。這是一新型的檔案管理模式，工作重點要逐步過渡到對實體檔案管理方式的改變上，逐漸推動檔案信息管理的網絡化及電子化，最終使檔案信息的管理和利用更為便捷，能更好的服務社會。

1.2 檔案管理信息化的原則

1.規范性

檔案管理工作要嚴格依據相關工作規范和要求開展，這是保證檔案管理品質的基本要求，也是提高檔案管理工作質量和效率的保證。信息化時代到來，檔案管理工作開始應用先進的計算機網絡等技術，改變傳統的紙質檔案管理模式，將檔案信息以電子檔案形式存儲和管理，大大提高了檔案管理工作的效率及質量，更便于檔案信息的使用。信息化檔案管理更需要嚴格遵循其規范性，否則檔案管理工作就難以順利開展。

2.安全性

隨著信息化時代的到來，很多領域都應用了現代化技術，檔案管理工作也開始走信息化道路。但是在檔案信息化管理過程中，要想保證檔案信息的安全性，就必須不斷加強對網絡安全技術的鉆研，保證網絡化檔案信息的安全性，避免檔案信息被竊取或者管理過程中因各種原因造成遺失。

3.效益性

檔案信息化建設過程會涉及很多環節，系統性較強，在實際工作中需要大量人力、物力、財力支撐，因此也要注重效益性原則。

2 信息化背景下檔案管理工作面臨的挑戰

2.1 檔案管理傳統理論面臨挑戰

傳統檔案信息來源是由文件的形成機關整理為館藏檔案，但是在信息化背景下，機關組織常因工作需要變更組織結構，很難實現明確劃分，同時，工作任務項目化，且跨越不同組織，由不同組織共同完成的電子文件也難以辨別卷宗的歸屬，這些都使得傳統的檔案信息來源受到挑戰。另外，在文件從形成到銷毀的周期內，電子文件與傳統紙質文件也有不同的技術要求和運動特點，使檔案信息的周期原則也受到挑戰。

2.2 檔案管理模式面臨挑戰

信息化背景下，電子檔案信息比例上升，電子文件有其特殊特征，如流動性、易逝性、易改性等，因此傳統的檔案管理模式面臨新的挑戰，如信息化電子文件的管理、歸檔、鑒定及錄制貫穿整個文件管理生命周期，信息化檔案管理使管理者的工作量降低，但是信息量激增。因此，檔案管理工作要適應這些改變，不斷改變傳統的管理模式和管理思路，以適應時代的發展。

2.3 檔案管理人員自身素質受到挑戰

近年來，我國檔案管理人員素質有了一定提升，但仍滿足不了檔案管理工作的要求，尤其是信息化時代到來，檔案管理人員的素質面臨嚴峻挑戰。當前只有國家、省級、市級檔案館的工作人員有一部分受過專業教育，其他單位檔案管理人員很多是“半路出家”，且大都僅熟悉傳統的檔案管理模式。在信息化背景下，檔案管理人員需要同時具備電子、網絡、計算機、信息等綜合知識。在我國，既熟悉檔案管理，又精通信息技術的專業人才非常匱乏。

2.4 檔案信息的安全性面臨挑戰

隨著改革開放的深入發展，檔案資料作為一種重要的社會記憶載體，其開放性必然逐漸提高，我國的檔案信息安全性會面臨前所未有的挑戰。另外，技術層面的黑客、病毒入侵也會給檔案信息的安全儲存及保密等帶來威脅。

3 檔案管理工作針對信息化的應對策略

3.1 提高檔案信息化管理意識

傳統的檔案管理模式根深蒂固，部分檔案管理人員已經習慣這種管理模式，不愿意改變。為此，要不斷提高檔案管理人員的信息化管理意識，增加對檔案信息化管理的力度，投入先進的管理設備，引導管理人員自覺改變傳統檔案管理意識，樹立科學的信息化管理理念，以使檔案管理工作能更好地服務人民。

3.2 加速檔案管理信息化進程

在信息化背景下，信息使用者對信息的需求在數量、廣度和深度上都有更高的改變，因此檔案管理要注重與其他部門的聯系，以增強信息的全面性及準確性。如果能實現檔案信息共享，則能更大限度的提高檔案信息的使用價值，這就要求檔案管理者要充分利用現代化的技術，加速檔案管理信息化進程。可從以下著手：在檔案管理工作中推廣計算機等先進設備的使用，利用其存儲能力強、信息處理快、傳輸無障礙等特點，提高檔案管理信息化水平；通過現代技術的利用，實現檔案信息自動化收集、歸檔、流轉、處置等，推動檔案管理一體化進程。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

檔案信息是非常重要的信息資源，只有保證其安全性才能真正體現其價值。在信息化背景下，伴隨著計算機網絡技術的使用，黑客病毒入侵、信息泄密、系統癱瘓等安全問題頻現，建立健全檔案信息安全保障體系非常重要。檔案信息安全保障體系，要求檔案管理工作者要有很高的安全管理意識。在進行存儲檔案工作時，要使用內網，同時運用各種殺毒軟件阻止黑客病毒等入侵，要定期對數據庫進行安全備份；在使用檔案信息時，要利用加密技術、受控訪問、信息確認等技術進行防護，以確保檔案信息使安全使用。

3.4 創新檔案信息服務觀念

信息化背景下，傳統的檔案信息管理模式及服務觀念已經不能滿足時代要求，因此檔案管理人員要借助檔案信息化建設這一改革契機，在實際工作中不斷解放思想、創新服務觀念。要利用好檔案信息資源共享這一平臺，不斷拓寬檔案信息開發及利用渠道，提高檔案信息開發利用效率。要改進檔案信息宣傳方式，提高其宣傳效果，使檔案信息不但能滿足人們使用需求，還應創造更大的經濟及社會效益。

3.5 組建合格管理團隊

組建合格的管理團隊，是成功實現檔案管理信息化的根本，直接影響檔案信息化的建設質量與速度。首先，要不斷提高檔案管理團隊的信息化意識。檔案管理人員要熟悉電子檔案文件的特性，做好對電子檔案進行規范化管理，還應該掌握必要的計算機安全防護知識，加強檔案管理的安全完整性。作為合格的檔案管理團隊，其成員要有不斷學習的意識，積極參與各種相關專業培訓，更新專業知識，以不斷提高自身業務水平。其次，要不斷提高檔案管理者的信息化工作能力，盡快實現檔案管理工作向信息化模式轉變，檔案管理部門要對檔案工作人員進行系統的信息化技能培訓，要涵蓋網絡、計算機、信息工程等內容。

4 結語

檔案管理信息化是檔案管理工作發展的趨勢與方向，因此，檔案管理部門要不斷提高信息化管理意識，健全信息安全保障體系，創新檔案信息服務觀念，組建合格管理團隊，不斷推進檔案管理工作的信息化進程。

參考文獻

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