家族企業(yè)職務(wù)分離制度的建立分析

□杜杰(浙江廣播電視大學(xué)臨海學(xué)院 浙江臨海317000)

一、引言

職務(wù)分離制度是不相容職務(wù)分離控制制度的簡稱，所謂不相容職務(wù)是指那些如果集中由一個人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務(wù)。職務(wù)分離制度是企業(yè)內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)和核心。我國于2008年發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及應(yīng)用指引，對企業(yè)職務(wù)分離做出了許多具體規(guī)定。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第29條規(guī)定：“不相容職務(wù)分離控制要求企業(yè)全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制。”家族企業(yè)作為最具普遍意義的企業(yè)組織形態(tài)，也是我國民營企業(yè)的主要形式，在我國經(jīng)濟(jì)中有著重要地位，家族企業(yè)在其內(nèi)部管理中也要實施合理的職務(wù)分離。但與一般企業(yè)相比，家族企業(yè)職務(wù)分離表現(xiàn)出一定的特殊性，應(yīng)綜合考慮管理模式、員工結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化等各種影響因素，以確定最佳的職務(wù)分離方式和分離程度。

二、家族企業(yè)實施職務(wù)分離的必要性

(一)基本的職務(wù)分離是執(zhí)行國家會計法規(guī)的要求

職務(wù)分離制度屬于企業(yè)內(nèi)部管理范疇，國家一般不會強(qiáng)制規(guī)定其具體內(nèi)容。但為規(guī)范企業(yè)財務(wù)行為，《會計法》對包括家族企業(yè)在內(nèi)的所有企業(yè)，都有著職務(wù)分離的要求。《會計法》第27條規(guī)定：“記賬人員與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確，并相互分離、相互制約”，“重大對外投資、資產(chǎn)處置、資金調(diào)度和其他重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的決策和執(zhí)行的相互監(jiān)督、相互制約程序應(yīng)當(dāng)明確”。《會計法》第37條規(guī)定：“會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立稽核制度”，“出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。”

(二)嚴(yán)格的職務(wù)分離可以減少并及時發(fā)現(xiàn)錯弊行為

發(fā)現(xiàn)錯弊、減少錯弊是職務(wù)分離制度產(chǎn)生的最初原因。職務(wù)分離制度的核心就是內(nèi)部牽制假設(shè)，內(nèi)部牽制假設(shè)的提出基于兩個基本設(shè)想：兩個或以上的人或部門無意識地犯同樣錯誤的機(jī)會是很小的；兩個或以上的人或部門有意識地合伙舞弊的可能性大大低于單獨一個人或部門舞弊的可能性。在企業(yè)確定了不相容崗位和職務(wù)，并明確規(guī)定了各個機(jī)構(gòu)和崗位的職責(zé)權(quán)限的前提下，各個不相容崗位和職務(wù)之間形成了相互監(jiān)督、相互制約的制衡機(jī)制，如果一項業(yè)務(wù)必須由多個成員共同配合才能完成，則只有全部成員都發(fā)生同一錯誤、全部成員都愿意舞弊時才有可能發(fā)生錯誤或舞弊行為。而且，因為舞弊是一種主觀故意的非法行為，舞弊者會承擔(dān)很大的風(fēng)險，他們不但擔(dān)心被外界發(fā)現(xiàn)，而且更顧慮自己會不會被同伙“出賣”，從而大大增加了違法的風(fēng)險和成本。

(三)相對充分的職務(wù)分離可以提高企業(yè)員工綜合素質(zhì)

相對充分的職務(wù)分離制度的實施，會產(chǎn)生更多的崗位，要求企業(yè)有更多數(shù)量的員工，但也會減輕每個崗位員工的工作量。這是作為典型的營利性經(jīng)濟(jì)組織的家族企業(yè)所不能忽視的問題，一般會同時實行一人多崗，并要求員工盡可能熟悉相關(guān)各個崗位業(yè)務(wù)處理流程，以提高工作效率和質(zhì)量。這就需要對他們進(jìn)行一定的培訓(xùn)，比如，對職務(wù)分離所需新增的員工，需要進(jìn)行崗前培訓(xùn)；受訓(xùn)與多部門工作的經(jīng)歷，對原有員工的知識能力和綜合素質(zhì)的提高無疑都有著重要作用。

三、家族企業(yè)職務(wù)分離制度的特殊性

受管理模式、員工結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化等因素影響，與一般企業(yè)相比，家族企業(yè)建立和實施職務(wù)分離制度也表現(xiàn)出一定的特殊性。

(一)職務(wù)分離下的決策方式對提高家族企業(yè)決策科學(xué)性更有價值

職務(wù)分離具有相對性，如果某項職務(wù)可以由幾項細(xì)分的職務(wù)組成，這些細(xì)分的職務(wù)又分別由不同的人員承擔(dān)，那么從細(xì)分的各職務(wù)來看屬于職務(wù)分離，但如果站在細(xì)分前的一個職務(wù)來看，就是同一職務(wù)由多人共同承擔(dān)。所以，多人負(fù)責(zé)制是職務(wù)分離的一種特殊形式，而企業(yè)決策層面的多人負(fù)責(zé)制就是集體決策。家族企業(yè)的重要特征是集權(quán)化的決策。家族企業(yè)的最高決策者一般由家族內(nèi)最有能力和膽識的人來擔(dān)任，他們往往習(xí)慣于享受家長制作風(fēng)帶來的高效率和成就感，容易養(yǎng)成以自我為中心、過度自信和獨斷的行事風(fēng)格。在企業(yè)規(guī)模較小時，決策所需信息和知識較少，集權(quán)化決策方式的高效率優(yōu)勢得以充分顯現(xiàn)。但當(dāng)企業(yè)規(guī)模發(fā)展到一定時期，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境日益復(fù)雜，企業(yè)所有重大決策都過分依賴某一個人，風(fēng)險十分巨大。因而就需要按照職務(wù)分離原則，對重大問題實行集體共同決策，讓具有一定信息、能力和崗位職責(zé)的人員參與進(jìn)來，集思廣益，可以使決策結(jié)果更具有科學(xué)性、決策執(zhí)行方案更具可行性。因而，集體決策對家族企業(yè)更有價值。

(二)家族企業(yè)的員工結(jié)構(gòu)使其整體職務(wù)分離程度遠(yuǎn)低于一般企業(yè)

職務(wù)分離制度和任何管理制度一樣，都是基于人性本惡假定。對于一般企業(yè)而言，職務(wù)分離程度主要應(yīng)該根據(jù)職務(wù)重要性來確定。但家族企業(yè)職務(wù)分離必須考慮員工與家族的關(guān)系。家族企業(yè)員工按照與控制企業(yè)家族的關(guān)系可以分為三類：一是家族內(nèi)部成員，二是與家族有一定關(guān)系的員工，三是市場招聘的普通員工。家族企業(yè)三類員工舞弊動機(jī)和舞弊成本相差巨大。其中家族成員的利益與企業(yè)利益密切相關(guān)，有著為企業(yè)進(jìn)行盡力工作的天然本性，舞弊可能性很小，甚至根本沒有必要舞弊，所以對于他們承擔(dān)的職務(wù)，分離程度可以較低，一些他人承擔(dān)需要分離的職務(wù)家族成員則可以兼任。對于與家族有一定關(guān)系的員工，主要是鄰里鄉(xiāng)親，他們與家族成員既有一定情分，也受環(huán)境輿論制約，舞弊對其造成的后果較一般員工嚴(yán)重，一旦東窗事發(fā)，往后顏面盡失，代價較大，對其承擔(dān)的職務(wù)分離程度可以稍低。只有從市場招聘的員工，才需要像一般企業(yè)那樣，按照職務(wù)重要性和員工專業(yè)素質(zhì)來確定分離程度。整體而言，家族企業(yè)職務(wù)分離程度遠(yuǎn)低于一般企業(yè)。

(三)由家族成員主導(dǎo)下形成的家族企業(yè)特有的企業(yè)文化特征，也影響著職務(wù)分離制度的建立

首先，家族成員之間有著天然的人倫關(guān)系，個人利益和企業(yè)利益高度一致，由此產(chǎn)生對企業(yè)的高度忠誠，為了企業(yè)整體利益，可以較少顧及個人得失，受其長期熏陶和要求產(chǎn)生的氛圍，可以大大提高工作質(zhì)量和效率。其次，家族企業(yè)具有高度的經(jīng)營決策自主權(quán)和長期內(nèi)部集權(quán)管理環(huán)境，使得新的內(nèi)部管理制度的制定和實施，沒有來自企業(yè)外部的多方干預(yù)，企業(yè)內(nèi)部員工存在普遍的服從心理態(tài)勢，使得各項管理制度更容易被接受并得以執(zhí)行。再次，家族成員的薪酬形式基本是“月薪+紅包”，平時領(lǐng)取月薪較低，最高決策者往往在年終根據(jù)公司盈利情況、家庭需要和個人所得稅等因素來確定家族成員年終紅包數(shù)額。這樣就導(dǎo)致非家族成員平時基本薪酬整體水平較低，而他們的獎金則基本上只會按照“參照往年水平，有所提高”的原則確定。家族企業(yè)較低的薪酬水平，也降低了職務(wù)分離制度制定和實施的程度。

四、家族企業(yè)建立職務(wù)分離制度需考慮的幾個問題

(一)法規(guī)對家族企業(yè)職務(wù)分離制度有最低約束

現(xiàn)有法規(guī)中，《會計法》對包括家族企業(yè)在內(nèi)的所有企業(yè)，都有著職務(wù)分離的要求。證券監(jiān)管部門對上市公司在內(nèi)部控制、信息披露方面也會有許多要求，但不會涉及非上市公司。而《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其應(yīng)用指引僅在上市公司范圍內(nèi)強(qiáng)制施行。所以非上市公司在職務(wù)分離方面約束相對較少，從而為實施相對寬松的職務(wù)分離制度提供了更大的空間。

(二)經(jīng)濟(jì)性是家族企業(yè)職務(wù)分離的第一依據(jù)

職務(wù)分離制度的實施會產(chǎn)生收益，這種收益是實施某種職務(wù)分離制度給企業(yè)帶來的潛在經(jīng)濟(jì)利益的流入，包括提高企業(yè)決策的科學(xué)性、減少錯弊發(fā)生的可能性等。職務(wù)分離制度的制定和實施也需要支付一定的成本，主要包括人工成本、培訓(xùn)成本等。家族企業(yè)作為一個營利性的經(jīng)濟(jì)組織，做任何事情都會講求經(jīng)濟(jì)效益，所以在選擇對哪些不相容職務(wù)實施分離以及在怎樣的程度上實施不相容職務(wù)分離時，需要根據(jù)這些職務(wù)分離所帶來的收益、成本進(jìn)行比較后是否具有經(jīng)濟(jì)性來確定。

(三)家族企業(yè)現(xiàn)實的職務(wù)分離制度與企業(yè)決策者的個人偏好有關(guān)

職務(wù)分離制度的許多收益和成本是按照一定的概率估算的，是需要企業(yè)管理決策者根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行人工綜合判斷的，所以企業(yè)職務(wù)分離范圍、分離程度最終的選擇結(jié)果，在很大程度上依賴于企業(yè)管理決策者的個人判斷。偏好風(fēng)險的決策者可能會選擇高風(fēng)險高收益的方案；厭惡風(fēng)險的決策者則會偏向選擇低風(fēng)險從而收益也較低的方案。

(四)家族企業(yè)內(nèi)部環(huán)境對職務(wù)分離有著重要影響

職務(wù)分離的最大問題就是降低業(yè)務(wù)處理效率，而降低業(yè)務(wù)處理效率的程度及其產(chǎn)生的后果嚴(yán)重性深受企業(yè)文化、員工素質(zhì)和管理基礎(chǔ)等內(nèi)部環(huán)境影響。如果企業(yè)文化一切以效率為先，職務(wù)分離程度就不會太高，這在一些家族企業(yè)表現(xiàn)得最為明顯，董事長總經(jīng)理一人兼任、出納和財務(wù)總監(jiān)為直系親屬的現(xiàn)象比比皆是，而在一些家族力量薄弱的私營企業(yè)，內(nèi)部控制就比較嚴(yán)密，職務(wù)分離往往比較充分。另外，對于企業(yè)員工素質(zhì)和管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)而言，職務(wù)分離對效率的影響不會太大；反之，如果企業(yè)員工素質(zhì)和管理基礎(chǔ)較差，同樣程度的職務(wù)分離將會更大地影響工作效率，導(dǎo)致更嚴(yán)重的后果。