醫用耗材網上請領平臺的搭建及采購流程的優化

鄧文艷，徐向天，張玉華

首都醫科大學附屬北京朝陽醫院物資器械中心，北京 100020

醫用耗材網上請領平臺的搭建及采購流程的優化

鄧文艷，徐向天，張玉華

首都醫科大學附屬北京朝陽醫院物資器械中心，北京 100020

本文探討了在醫療業務規模擴大、門診量和住院量不斷攀升的新形勢下，醫院管理部門運用企業資源計劃（ERP）系統，通過搭建醫院物流系統，實現電子商務模式的訂貨方式，提升醫用耗材管理水平。從而達到規范耗材管理、精確臨床服務、降低醫院運行成本、節約人力資源的目的。

ERP系統；醫用耗材管理；網上申領；物流管理

隨著醫用耗材在醫院中使用量的逐年遞增，現代化醫院必須依托先進的管理制度和管理軟件，才能在實現對醫用耗材的精細化管理同時，達到更好為臨床科室服務的目的。

我院2013年門急診突破372萬人次，出院人數達7萬多人次，病房手術例數2.8萬多人次。如此大規模的臨床醫療行為，是與醫用耗材這一載體密不可分的。這要求耗材主管部門必須能夠保質保量完成醫用耗材的采購任務，同時迅速、準確地將所需醫用耗材送至科室。但是我處采用的是2003年開發的物流系統，存在數據不共享、耗材信息不完整等諸多問題。這與我院的門急診及住院規模嚴重不匹配，同時也無法滿足醫療器械主管部門對醫用耗材的管理要求。針對這一情況，我院于2012年底著手開展新的企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統的上線工作。采用電子商務的模式，實現臨床科室網上申領，我處下送醫用耗材的模式。

1 系統現狀及問題

我院早在1989年開始使用電腦系統管理耗材。第1套軟件和第2套軟件由我院計算機中心工程師自行編寫。這兩個版本的軟件都是單機版，即只能錄入并存儲出入庫數據而不能實時修改庫存數量。盡管前兩代系統只能實現報表的編制以及科室賬的管理，但是在當時的條件下，其管理理念也是具有時代先進性。2003年我院開始使用第3套物資管理軟件—Easy醫用材料管理系統。這套軟件實現了器械科采購、庫管各崗位間數據的網絡化傳輸，加強了庫存數據的實時性和準確性。但是對于醫院目前的業務量，它逐漸暴露出以下問題：

（1）醫用耗材信息不完整。第3套管理軟件對于耗材基礎信息管理不嚴格，無法按照一品一物一規一碼錄入，因此存在一碼對多物的情況。由于早年信息維護規則不嚴格，因此產品注冊證名稱、系統名稱、訂單名稱和領物申請單名稱不一致，這給日常工作帶來很大困難，特別是人員輪崗階段。

（2）庫存量難以控制。我科之前的訂貨模式為：對于通科使用的低值耗材，庫房進行備貨。庫管員根據工作經驗，每半個月提交一次紙質訂單。未做備貨的醫用耗材由科室實時提交手寫紙質訂單。此種模式下，如遇節假日，則庫管員難以掌握訂貨數量，出現斷貨現象。

（3）采購無計劃。由于臨床各個科室提交計劃均為隨機行為，且在較短時間內就需要領取貨物。因此采購員每天都在疲于處理訂單，同一天內給同一廠家打多次電話訂購醫用耗材的情況時有發生，浪費了寶貴的人力、物力、財力[1]。

（4）領物混亂。由于采購工作進行的無序，因此庫管員收貨時間不固定。往往出現庫管員在驗收貨物的同時，還要完成貨物的發放工作。這不僅增加了庫管員的工作強度，還易發生錯誤。

（5）信息閉塞。因為該系統依托于物資器械中心內部組件的局域網運行，所以使用系統的人員均為醫用耗材供應保障的相關人員。臨床科室管理人員如果需要查詢當月支出明細及匯總，需要親自到物資器械中心找相應人員打印紙質報表。

基于上述問題，我院于2013年啟用新的ERP系統[2]。

2 網上申領平臺的實現

2.1 系統硬件環境的構建

臨床科室是醫用耗材的主要申請和使用科室，因此我院在構建系統的時候以目前已經搭建的醫院信息系統（HIS）局域網為平臺，通過在各護士站現有電腦上安裝請領平臺客戶端的方式，實現醫用耗材的網上請領。

2.2 網上請領適用科室

臨床科室采用網上請領模式，而對于非臨床科室，目前采用的還是原有請領模式，見圖1。

圖1 原請領流程

2.3 網上請領流程

網上請領平臺包括以下幾個功能：網上請領、申請單匯總、推生訂單、推生入庫單、推生出庫單。臨床科室的網上請領流程，見圖2。

圖2 網上請領流程

（1）各臨床科室指定領物員通過客戶端登陸物流系統，制作下個月物資請領申請單。申請耗材種類包括在庫房、供應室領取的通用耗材，以及科室專用耗材。

（2）領物員提交申請單后，由本科室主任于每月25日前審核申請單。

（3）采購員分別于每月10日和每月25日集中審批臨床科室主任審核通過的該科室申請單。如采購員對科室申請的醫用耗材品目和數量存在異議，則需通過申請平臺或電話通知到相關人員核實。

（4）采購員通過請領平臺的匯總功能，按照物料編號匯總審批通過的各臨床科室申請單。

（5）采購員調整全院醫用耗材匯總單上每種耗材的訂貨數量。調整數量時需要考慮：①未采用網上請領平臺的其他部門是否會領用該醫用耗材；②該編碼耗材的包裝數量；③當前庫存量。

（6）采購員在調整完匯總單的訂貨數量后，將申請匯總單按庫房和供應商拆分成訂單。

（7）采購員通知各供應商送貨。

（8）采購員與庫管員共同按照采購訂單驗收貨物。庫管員完成醫用耗材入庫工作。

（9）庫管員根據臨床科室申請單備貨并推生出庫單。臨床科室存放耗材的地方較小，為了避免一次將整月使用耗材集中送抵造成無處存放的問題，系統在申請單上預留了下送次數這一選項。

（10）下送人員將庫管員分裝好的各科室醫用耗材及出庫單送抵科室。

（11）下送人員將簽好字的出庫單交回至庫管員[3]。

3 取得的效果

3.1 減輕臨床科室工作負擔

沒有進行網上請領之前，臨床領物員需要區分哪些醫用耗材需要向庫管員遞交紙質計劃單，哪些醫用耗材需要向采購員提交紙質訂貨單。實行網上請領后，領物員只需將所需醫用耗材的種類及數量填寫清楚即可，而無需區分所屬庫房、對應采購人員以及相應申請單據，從而大大減少了臨床科室的工作量。待系統全面完成后，臨床科室管理人員可以通過請領平臺查詢本科醫用耗材的領用量及支出情況。既提高臨床管理水平，又減少紙張以及硒鼓的使用，直接降低醫院運行成本。

3.2 實現醫用耗材采購的集中管理

我院實行醫用耗材網上請領之后，每個月固定兩個時間段處理科室申請單。采購員從審批科室申請單到推生出采購訂單，大約需要2~3個工作日，打電話通知廠家送貨需要1~2個工作日。常規采購活動大約占到每個月工作日的40％~50％，時間主要集中在月中和月底。采購員在完成低值耗材采購工作的同時，還能從事高值耗材采購工作、醫療器械不良事件監測上報工作、組織申請耗材的論證會工作，減少所需編制，節約醫院人力成本。

3.3 優化庫房管理

采用固定時間采購后，庫管員收貨時間固定。這就避免了因為供貨商送貨時間不固定，導致庫管員需要一邊給臨床科室發放貨物，一邊驗收貨物這種情況的發生，降低庫房發生差錯的概率。以前每逢節假日，庫管員無法掌握臨床科室的真實需求，只能憑經驗備貨。臨床科室同時大量領用耗材，貨物瞬間領空的情況時有發生，導致采購員需要緊急補貨。申請平臺上線后，各臨床科室每次提交的都是全部所需醫用耗材的申請種類及數量，從而很好地避免了上述問題，優化了醫用耗材的庫存量管理。

3.4 提升管理水平

沒有進行醫用耗材網上請領之前，臨床科室提交的申請單、訂單都是紙質形式，有時僅是電話訂貨。這些數據信息無法進行長時間保存和查詢，給醫院和我科管理帶來很大不便。如果出現貨物沒到或無科室領取的時候，不容易明確責任。網上請領平臺則很好地解決了這些問題。待系統全面完成后，臨床科室管理人員可以通過請領平臺查詢本科醫用耗材的領用量及支出情況[4]。

4 改進的方向

盡管請領平臺很好地解決了上述很多問題，但是在使用過程中發現還有一些方面需要繼續改進和提升。

（1）改進醫用耗材字典。目前對于醫用耗材還沒有命名規范和標準出臺，因此我院在構建數據字典時采用的是產品注冊證上的名稱，使得臨床科室在申請耗材的時候就比較困難。針對這種情況，我科制作了名稱-俗稱對照表供臨床參考。如果在構建耗材字典時能夠增加臨床收費名稱一列，臨床科室在使用時可以更加便捷[5-6]。

（2）建立訂貨平臺。物資管理系統目前已經實現的功能有：請領、訂貨、產品庫存管理以及部分高值醫療耗材的溯源。目前欠缺的是醫用耗材訂貨平臺的構建。訂貨平臺主要功能是系統通過外網將訂單以短信或郵件的方式發送給供貨商，這樣將大大降低采購員的工作量，縮短科室領取貨物的時間[7]。

醫療行為中產生的數據量在逐年增加。利用網絡技術和軟件程序能夠提高涉及醫療耗材領用和使用中各環節的工作正確性，縮短工作時間，提升工作效率和服務質量[8]。并且能夠更好地監管醫用耗材的使用，保護患者的權利，為醫用耗材的溯源奠定基礎。

[1]丁效軍,陳宇珂.基于物流網的醫用耗材管理系統設計[J].中國醫學裝備,2013,(3）：23-25.

[2]婁海芳,王志康.醫用耗材ERP供應鏈管理模式的研究與探討[A]. 2011年浙江省醫學會醫學工程學分會第九屆學術年會[C].2011.

[3]張鳳勤,陳姍姍.醫用耗材庫房管理方式探討[J].中華實用診斷與治療雜志,2013,(4）：413-414.

[4]周曉明.我院醫用耗材實耗實銷管理模式探討[J].中國醫療設備,2013,28(9）：78-79.

[5]鄧玲,董蔚,尹軍.我院醫用耗材網上請申領及派送的實現與體會[J].醫療衛生裝備,2012,(9）：96-97.

[6]張喜雨,劉斌,王國忠.醫用耗材集中采購工作的探討[J].中國醫療器械信息,2009,(4）：25-27.

[7]王斌.醫院耗材管理淺探[J].中國醫藥科學,2011,(9）：148,151.

[8]姜玲莉,龔純貴.醫用耗材信息化管理現狀與對策[J].解放軍醫院管理雜志,2012,(4）：365-366.

Establishment of the On-Line App lication System and the Optim ization of the Procurement Procedure

DENG Wen-yan, XU Xiang-tian, ZHANG Yu-hua
Material and Equipment Center, Beijing Chaoyang Hospital Affiliated to Capital Medical University, Beijing 100020, China

In view of the enlarged business scope as well as the continuously-increased num ber of inpatients and outpatients in the hospital, this paper introduced the practice of the management department in Beijing Chaoyang Hospital in application of the ERP (Enterprise Resource Planning）system and establishment of a hospital logistics system. As a consequence, the procurement orders could be placed in the mode of electronic commerce and medical consumables management was improved, which realized the objectives of standardized consumable management, accurate services to clinical departments, reduced operation costs and human resources.

enterprise resource planning systems；medical consumable management；online application；logistic management

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.09.045

1674-1633(2015）09-0141-03

2014-12-27

作者郵箱：wenyan.deng@163.com