醫療設備預入出庫管理模式探討

靳萍

首都醫科大學宣武醫院 信息技術科，北京 100053

醫療設備預入出庫管理模式探討

靳萍

首都醫科大學宣武醫院 信息技術科，北京 100053

針對醫療設備在正式入庫前因各種不得已原因，存在很多設備無法按時上賬問題，導致在院設備實體與財務賬目不能一一對應，同時驗收工作也沒有一套完善的系統進行管理的情況，本文提出設備“緩沖庫”概念，利用對設備進行預入、出庫管理，實現設備從采購、驗收到正式入庫流程信息化，將實際工作中存在的信息斷點用電子化管理起來，使整個設備信息管理系統覆蓋所有工作環節，實現真正的醫療設備全流程管理。

醫療設備管理；緩沖庫；預入庫；預出庫

0 前言

近年來，隨著醫療技術的發展，多種新型醫療設備相繼應用于醫院臨床，無論是在數量還是技術上都給醫療設備管理部門帶來了新的挑戰。醫療設備的驗收工作作為醫療設備科學管理的第一個環節，也是檢驗合同執行水平的關鍵環節[1]。目前大多數醫院都已實現醫療設備的信息化管理，可以記錄醫療設備的入出庫管理。但是醫療設備在正式入庫前的驗收工作并沒有一個完善的管理系統，同時因為各種不得已原因，存在很多醫療設備無法按時上賬問題。例如：財務手續不全，但醫療設備已到貨；財務手續已齊全，但醫療設備卻未到貨。這期間有時時間拖的很長，醫療設備未入財務帳，但已在臨床開始使用或試用，導致醫療設備實體與財務賬目不能一一對應。據調查，某大型三甲醫院一年醫療設備購入種類近2000種，價值近1.4億元，其中有很多醫療設備就處在這種“尷尬”情況中。為此本文提出了醫療設備“緩沖庫”概念，利用對醫療設備進行預入出庫管理，實現醫療設備從采購、驗收到正式入庫的全程管理。

1 需求分析

通過對醫院醫工處及使用科室調研，總結出需要完成以下需求：①針對所有已到貨醫療設備，需要進行到貨登記，同時打印預入庫單及醫療設備標簽；②完成驗收醫療設備過程相關信息登記；③醫療設備可進行預出庫調配，發放給使用科室；④如果醫療設備有問題，能夠退還給庫房或廠商；⑤一旦財務手續齊全，可以直接從緩沖庫將醫療設備進行正式入庫及上賬，不需要重復錄入相關信息，減少工作量；⑥能夠提供靈活的查詢功能，隨時查找在緩沖庫中的醫療設備信息，也可查詢從緩沖庫登記后上賬的醫療設備信息。

2 流程設計

通過需求分析，本系統設計是在現有的醫療設備管理系統上擴展出緩沖庫功能模塊，在數據庫中增加緩沖庫相關數據表，緩沖庫與正式庫數據獨立存放，緩沖庫表與正式庫盡量保持結構上基本一致，便于從緩沖庫轉移至正式庫時的數據一致性及兼容性。緩沖庫設計有5個功能模塊：

（1）預入庫登記。預入庫登記的內容與醫療設備正式購增基本一致，但可以分次錄入。醫療設備基本信息包括醫療設備名稱、型號、醫療設備序列號、廠商、供應商、數量、價格、購買日期等信息，醫療設備驗收相關信息包括記錄到貨情況[2-4]（已到貨、未到貨）、到貨時間、驗收人、驗收日期、出廠日期、保修期、注冊日期、合同日期等信息。使用信息包括放置地點、使用科室、用途、保管人、聯系人、啟用日期等信息。登記完成后可打印醫療設備預入庫單。

（2）醫療設備預出庫調配。出庫狀態可分為未預出庫、部分預出庫、全部預出庫。系統支持同時將多臺醫療設備出庫給同一科室。絕大多數醫療設備購入時就有指定使用科室，或者醫療設備先放在科室試用調試，因此醫療設備做過預入庫登記并通過驗收后，即可貼上院內醫療設備標簽，預出庫給使用科室并打印預出庫單。如果醫療設備有問題或不符合科室使用，可做醫療設備預退庫，返回到醫療設備預入庫狀態，再做刪除操作。

（3）醫療設備條碼打印。每臺新入庫醫療設備均分配有院內唯一條碼[5]，驗收小組人員通過醫療設備驗收后直接打印醫療設備標簽（內容包括醫療設備名稱、一維條碼、使用科室）同時粘貼在醫療設備上，便于今后利用PDA掃描條碼對醫療設備進行盤點及維修工作。之前醫療設備打印條碼都是在醫療設備正式入庫后才能產生，而醫療設備已經發放到科室，需要醫工科人員去科室找醫療設備并粘貼條碼。現在是將生成條碼的工作提前到預入庫環節，保證醫療設備能及時貼上標簽，優化了醫工科工作流程。

（4）預入庫醫療設備明細查詢。系統提供多維度的信息查詢功能，可以按醫療設備名稱、科室、入庫時間、醫療設備狀態、價值、是否上賬等條件綜合查詢，方便醫工科查找定位醫療設備并對院內醫療設備有充分了解。

（5）醫療設備正式上賬。當采購醫療設備的財務手續齊全后，采購人員拿著醫療設備預入庫單及醫療設備驗收報告從預入庫登記模塊進入，通過查詢條件定位到該醫療設備，點擊“上賬”，系統自動判斷必填項是否完整，沒問題直接將緩沖庫中該條數據設置為上賬標志，同時在正式庫中插入一條記錄。這時在正式庫中就可查詢到該記錄為已正式上賬醫療設備。

緩沖庫工作流程，見圖1。醫療設備預入庫流程在整個醫療設備全流程管理中的位置，見圖2。

圖1 醫療設備預入庫工作流程圖

圖2 醫療設備全流程管理流程圖

3 討論

醫療設備預入出庫模塊在醫療設備全流程管理中處于較前位置，是嵌入在醫療設備信息管理系統中的一個部分，為了彌補醫療設備信息管理流程中的一個斷點，將實際工作中存在的信息遺漏通過電子化管理起來，使整個醫療設備信息管理系統覆蓋所有工作環節，實現真正的醫療設備全流程管理[6-7]。醫療設備從科室提交購置計劃開始，到專家論證，招標后的項目及合同管理，醫療設備進入醫院開始啟動醫療設備預入庫流程，將醫療設備的驗收工作也納入信息管理中，科室可以先使用醫療設備，等到財務手續齊全后即可正式上賬，之后醫療設備在醫院中的計量、質控、維修工作都有信息系統的支持，直到醫療設備最終的報廢工作電子化[8]。整個過程都可進行數據的查詢及監控，做到真正的閉環管理。

總之，通過建立醫療設備緩沖庫，醫工處可以實現對

Discussion on the Pre-Inbound and Pre-Outbound M anagement M ode of M edical Equipment

JIN Ping
Department of Information Technology, Xuanw u Hospital of Capital M edical University, Beijing 100053, China

Medical equipment cannot be inbound on time because of different problems before formal inbound, resulted in the nonconform ity between the equipment entity in the hospital and financial accounts. At the meantime, a set of perfect acceptance management system did not form. In this paper, the concept of the equipment buffer pool was put forward, which realized the process informatization from equipment procurement, acceptance and formal inbound, as well as the electronic management of information breakpoints in the practical work by using pre-inbound and pre-outbound management. As a consequence, it made all aspects of work links covered by the equipment management information system and realized full-process management of medical equipment.

medical equipment management；buffer pool；pre-inbound；pre-outbound

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.11.047

1674-1633（2015）11-0143-02

2015-03-01

作者郵箱：jinping@medmail．com．cn