基于KMS平臺的電子合同檔案庫管理系統(tǒng)建設

譚文春

摘 要：合同管理涉及到企業(yè)合同的有關工作，上海寶信軟件股份有限公司為了提高合同管理效率，采用KMS平臺對電子版合同分類系統(tǒng)管理。雖然在信息化的今天，信息化取代了傳統(tǒng)方式，然而，公司原本的KMS從2005年至今平臺隨著各類系統(tǒng)的建立，公司各本部陸續(xù)建立部門的KMS平臺，原公司級的KMS功能越來越單一。本文針對基于公司KMS平臺的電子版合同庫管理系統(tǒng)建設展開深入研究，在傳統(tǒng)的檔案管理之外，提出完善KMS平臺的電子合同檔案庫系統(tǒng)的策略。

關鍵詞：KMS平臺；電子合同檔案庫；分類

前言：當前大多數(shù)企業(yè)的合同管理還采用人工化，工作效率低，有一些企業(yè)雖然采用電子合同管理系統(tǒng)管理公司的合同，但是，隨著科技在不斷創(chuàng)新，以往的電子合同管理系統(tǒng)已經不能跟上信息的步伐，使得系統(tǒng)結構和功能上更加單一。因此，為了提高企業(yè)合同管理能力和管理效率，必須要加強對基于KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)的建設，從而完善電子合同管理系統(tǒng)。

一、KMS平臺概述

KMS平臺即知識管理系統(tǒng)平臺，將組織應用平臺與工具及網絡技術相結合，并采用先進的軟件技術，通過搜索引擎技術和語意解析技術等來構建平臺的核心要素，然后對組織中的方案和經驗進行管理，并對信息和策劃、成果等進行分類、儲存，從而將這些信息納入平臺的主要構成部分，KMS平臺其實是支撐整個管理系統(tǒng)的關鍵，它是支撐知識管理的IT系統(tǒng)，并且通過構建的數(shù)據(jù)庫對不同格式與類別的信息予以分級管理，如Excel、word等在合同管理系統(tǒng)中都可以實現(xiàn)有效區(qū)分。KMS平臺能夠實現(xiàn)資產積累，避免資產流失，而且可促進經濟增長，增強企業(yè)核心競爭力；快速分析企業(yè)知識結構、分類存儲知識數(shù)據(jù)、共享知識應用、提高企業(yè)管理效率，增值企業(yè)知識資產[1]。

二、電子合同檔案庫概述

電子合同，即電子商務合同，結合我國《合同法》的相關規(guī)定，將電子合同的定義進行如下規(guī)定：電子合同，即雙方或多方當事人之間以電子信息網絡為媒介，通過借助電子的形式所達成的設定、變更以及終止財產性民事權利義務關系的有關協(xié)議。由電子合同的定義可知，其是以電子方式為主而訂立的合同，主要是指，在計算機互聯(lián)網的背景下，各方當事人為了實現(xiàn)其各自的目的，通過借助數(shù)據(jù)電文或是電子郵件的形式所簽訂的對雙方的權利和義務關系進行明確的一類電子協(xié)議。與傳統(tǒng)的紙質合同相比，電子合同在存儲和管理方面更加方便，且具有較大的優(yōu)勢，而這與電子合同檔案庫的建立和發(fā)展是密不可分的。電子合同檔案庫作為企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的系統(tǒng)，既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網絡。可對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，可設定檔案密級，可按部門按專業(yè)按用戶級別檢查訪問權限。日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作。

三、基于KMS平臺的電子合同庫管理系統(tǒng)的建設——以上海寶信軟件股份有限公司為例

（一）加強系統(tǒng)管理功能。公司KMS全稱“寶信KMS過程文檔管理平臺”，總體功能是提供知識采集、加工、共享、管理等全面的知識管理系統(tǒng)功能。知識采集是KMS過程文檔管理平臺的基礎，是技術資料管理以及其它文檔進入KMS的入口。建立良好的知識地圖是知識檢索與定位功能的基礎，知識地圖支持動態(tài)更新，為了滿足公司的經營管理和社會的需求，隨著公司的知識管理重點的不斷變化，功能需求的變化，知識地圖開始弱化了其它功能，強化作為電子檔案庫的建設。

（二）加強權限管理。采用嚴格的內網權限限制，對文檔目錄、單獨重要文檔的權限設置到群組或個人。權限分為檢索、查看、修改和上傳權限。在內網權限的限制作用下，電子合同庫管理系統(tǒng)的安全性得到了進一步提升，一方面，對于要進入公司檔案庫進行合同瀏覽和抽取時，系統(tǒng)界面會先彈出身份驗證信息，而只有當使用者通過身份驗證后，方可實現(xiàn)對合同的查閱和瀏覽。而檢索的目的則是為了在用戶通過身份驗證后，提高對合同的利用效率；另一方面，檢索、查看以及修改和上傳等關于電子合同的各方面工作各自獨立，也大幅提高了合同的安全性。例如，在進行電子合同的檢索時，工作人員的主要任務是將所需合同從眾多文件中挑選出來，在此種情況下，其只能通過文件檢索模塊的身份驗證，而無權觀看文件內容。在充分認識到權限管理對電子合同庫管理系統(tǒng)建設重要性的基礎上，上海寶信軟件股份有限公司所研發(fā)的基于KMS平臺的電子合同庫管理系統(tǒng)在權限管理上嚴格執(zhí)行內網權限限制管理，對于權限的設置則在對基于KMS平臺的電子合同庫管理系統(tǒng)升級之后加強了權限管理功能，上海寶信軟件股份有限公司自從采用

KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)以來，與以往傳統(tǒng)的合同管理相比，更加具有高效性，極大的方便企業(yè)合同管理，而且更加能夠維護企業(yè)合法權益。為了適應計算機網絡技術新形勢的發(fā)展，公司于2005年采用KMS電子合同管理系統(tǒng)平臺管理合同[3]。電子化合同是公司的一項知識產品，必須完善電子合同管理系統(tǒng)，尤其是加強系統(tǒng)的建設，由于公司的KMS電子合同管理系統(tǒng)中缺乏權限管理，而權限管理恰恰能夠提供系統(tǒng)的安全性能。通過對系統(tǒng)建立權限從而達到對訪問對象的控制，可以通過定義角色來限制權限范圍，每個用戶分別對應不同的角色，同時用戶只能在角色范圍內進行操作，并將用戶與數(shù)據(jù)間建立良好的權限關系，提高了KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)的安全性。

（三）加強電子合同庫的備份管理。由原來的硬件服務器備份到如今的云備份管理。上海寶信軟件股份有限公司在對當前計算機網絡技術發(fā)展現(xiàn)狀和走向進行準確分析的前提下，將傳統(tǒng)電子合同的硬件服務器管理方式更換為基于云備份的電子合同的管理方式，通過借助KMS平臺，進而將合同上傳至云端，由于同硬件服務器相比，云網絡無論是在安全性還是效率方面均具有較高水平，故寶信軟件公司將硬件服務器備份轉換至云備份，既適應了當前計算機網絡技術對電子合同庫安全管理需要，又大幅提高了電子合同本身的管理效率和安全水平。

（四）加強日志管理。（1）本系統(tǒng)記錄文檔的所有操作日志，包括加載、更新、讀取、下載操作；根據(jù)客戶名稱、客戶經理以及分公司等諸多方面的日常工作，對系統(tǒng)的使用情況和工作內容進行查詢統(tǒng)計，并以EXCEL表格的形式將統(tǒng)計情況輸出，從而使公司經營者和管理層能夠實時掌握公司各項業(yè)務流程的進展。例如，針對客戶經理與客戶簽署的合同的管理工作，系統(tǒng)將電子合同生成錄入后，便將其以日志的形式存儲到預先設置的計算機硬盤中，當客戶經理需要對某一客戶信息和合同的相關規(guī)定進行查詢時，則只需點擊查詢按鈕，系統(tǒng)便將相關電子合同以EXCEL的形式直觀顯示到使用者面前，大幅提高了合同的管理和利用效率。（2）對于日漸增多的日志，提供歸檔功能。可以按照時間、文檔類型、文檔來源、操作類型等查詢條件查詢歸檔。基于KMS平臺的電子合同庫管理系統(tǒng)的優(yōu)勢之一是可以為用戶提供日志歸檔功能。根據(jù)不同的分類標準，從而將大量日志進行有序劃分。例如，當以時間為基礎進行日志劃分時，

KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)會利用其內置的時鐘電路進行文檔的自動分類，需要說明的是，KMS server所提供的序列號的有效期只有180天，因此，對于公司相關工作人員而言，其必須在序列號即將到期時，再次手動連接KMS平臺服務器，以獲取新的序列號來支持其日志分類功能的實現(xiàn)。

結論：合同管理是企業(yè)的一項重要工作，關乎企業(yè)的合法權益，互聯(lián)網技術在合同管理中的應用，極大的方便企業(yè)的合同管理。然而，隨著近年來信息技術飛快發(fā)展，電子合同系統(tǒng)存在結構單一現(xiàn)狀。因此，本文針對基于KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)建設進行研究，從而加強對電子合同系統(tǒng)的建設，健全系統(tǒng)功能，從而確保KMS平臺的電子合同管理系統(tǒng)更加完善。

參考文獻：

[1] 王昕.網絡環(huán)境下企業(yè)間運營模式優(yōu)化探討——基于電子合同服務平臺[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2013，10（01）：8-10.

[2] 方木云，彭慧子.基于容器模型架構的合同管理系統(tǒng)[J].中國管理信息化，2014，02（01）：50-53.