加強人事檔案管理工作的幾點建議

陳晉

[摘要]伴隨著社會的進步，經濟在飛速的發(fā)展，人們對于生活水平的要求也在也在不斷地提高，而社會各個單位的發(fā)展在社會穩(wěn)定發(fā)展中起著很大的作用，而對于一個單位其最重要的在于人力資源，那么其人事檔案管理工作就尤為重要。加強現階段的單位人事檔案管理工作對于一個單位的發(fā)展起著重要作用，很多的單位發(fā)展緩慢甚至滯停，很大的原因在于人事檔案管理工作仍停留在舊的老一套當中，沒能跟上社會的發(fā)展。在本文中對于人事檔案管理工作進行合理分析，并具有針對性的做出相應建議。

[關鍵詞]人事檔案；管理；措施

人事檔案是為人事工作服務的，作為人事工作的中心環(huán)節(jié)，在人事工作的生存和發(fā)展中是不可替代的，它全面地、歷史地記載著個人身份、學歷、資歷等方面的人生軌跡， 對于個人工資待遇、勞動保障、組織關系等有著重要的影響。隨著近年來社會經濟的發(fā)展，人事檔案管理工作的適應力差、跟不上時代步伐等問題顯現，因此對于加強人事檔案管理的工作迫在眉睫。而一個好的人事檔案管理，確保著單位的正確人事調用，俗話說好鋼要用到刀刃上，正確的人事調用決定著單位的發(fā)展快慢甚至是發(fā)展方向的正確性。

1.人事檔案管理的現存問題

1.1人事檔案認識欠缺

針對人事檔案管理工作來說，很多人覺得簡單，枯燥，沒有想其它管理單位一樣或多或少帶來一定的利益，其實人事檔案為單位帶來著巨大的利益，只是它不是明面上的利益，因此，領導者們大多都對此不是很重視，對于人事檔案認識欠缺。人事檔案管理在各個單位中都是一項非常基礎性的工作，但也是不可缺失的，很多單位領導對于這基礎的人事檔案的重要性認識不到位，所以存在應付了事，落實不到位、督導不及時、檢查走過場的現象。而有的單位在實際工作中對檔案的保管甚至都沒有專門針對的辦公地點與存放地方，沒有專門的保管人員，整理人員，有的也只是在別的工作崗位上的兼職做人事檔案管理工作。保管檔案的地方甚至沒有防盜、防潮等安全保護措施，而檔案一般存放的時間都是比較長的，紙張的存放非常隨便，導致紙張變變質，甚至出現褪色、字跡模糊的現象，這對于紙張檔案來說是非常危險的，使信息的查詢有著很大的困難，更使人事檔案顯得不重要。

1.2檔案材料不足

就現在各個單位的人事檔案來說，在內容上簡單，甚至檔案知識一個過場，材料不夠健全，案卷不夠規(guī)范，檔案的信息質量不高，甚至是千篇一律。有的管理人員對于管理檔案不傷心，缺乏責任心，對檔案資料的采集和整理懶散，不及時，致使人事檔案的材料嚴重不全，此外干部職工對人事檔案的重要性認識不全，覺得沒有什么作用，填寫中不認真，弄虛作假，這在管理人員中也不查詢，人們都效仿，使其重要性下降。在檔案內容中并沒有針對于個人的德行、愛好、素質等很多重要的信息，或者是根本就沒有這些內容，只在乎學歷，成就等內容，由于不重視檔案，檔案中空話、套話、也就越來越多，顯得檔案是敷衍了事，完全不能反映一個人的綜合素質

1.3管理人員的配置不合理

人事檔案管理人員在大多數單位都是其它崗位人員進行兼職管理的，單位里并沒有配備專業(yè)的管理人員，因此這些人員多數都是對人事檔案管理工作是做完表面工作后，對之置之不理。沒有專業(yè)的培訓，對檔案管理工作不熟悉，不能夠盡到工作職責，在工作中對其重視度不夠可能導致檔案參差不齊，內容真實度降低，同時對于工作操作章程不熟練，工作效率低下，檔案管理敷衍了事等現象。單位管理人員的配置很多時候都是經常更換，而且只是簡單的保管工作，對于人事檔案管理上沒有投入過多的精力，本來人事檔案管理很嚴密，很重要的一項工作變成了簡單的保管，檔案管理水平的提升更無從談起。

2.加強人事檔案管理工作的意見

2.1正確認識人事檔案管理的價值

人事檔案在人事管理制度中是一項非常中的工作，它所存在的社會價值，是由其自身的社會屬性所決定的。個人身份、學歷、資歷等方面信息全集中人事檔案中，因此對于個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等都是非常有利的證據，它可以很有利的展示員工能力，學識，讓領導人快速了解自己的員工，對于員工的工作能力，社交能力快速認識，從而決定適合員工的承擔工作，對于單位的快速發(fā)展有著很大的促進作用。因此單位應該加強領導，提高對檔案工作重要性的認識，單位應該把檔案管理納入到日常工作的考核范圍，嚴格監(jiān)督檔案管理工作的規(guī)范性，進一步推進檔案管理工作向著科學化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展，加強對檔案管理的檢查、指導、督促工作，在行動上加大對檔案管理的重視程度。

2.2細化檔案內容

在信息化時代，為了適應社會發(fā)展，跟上時代步伐，人事檔案管理工作的現代化和信息化是必不可少的，而且迫在眉睫。注重人事檔案的服務和利用功能，才能更好的服務于人事的需求、提高管理工作效率。針對于人事檔案工作的細化轉變，除了針對個人學識，能力之外，還需要著重德、能、勤、績等方面的信息。而對與技術骨干干部更要側重業(yè)務能力、科技創(chuàng)造、專業(yè)論著和職稱評定等方面材料的搜集，這樣才能使領導人事各個干部的著重能力點，方便領導對于各個干部的人事調動。同時必須加強資金投入，收集方面的投入，增添資料保管保密性，爭取人事檔案具體化，確保人事檔案真實度。保證為干部選拔任用提供堅強的信息保證，為單位的發(fā)展提供可靠，有效的人事信息。

2.3提高管理人綜合素質

管理人員的管理素質對于人事檔案管理工作有著非常大的影響，因此對管理人員的培訓必不可少，必須加強其自身的綜合素質，另外單位應引進具有高專業(yè)技術水平，具有創(chuàng)新，社會協調等多能力的人才。而由于人事檔案管理工作的性質，檔案管理人員必須具有敬業(yè)、求真務實、搜索的精神，針對人事信息查詢，搜集方面有著卓越能力。設立專門的人事檔案管理部門，吸收具有搜索，查詢高科技能力，并具備一定社會協調能力的管理檔案人才。同時要及時了解信息檔案學發(fā)展的新方向，及時更新人事檔案管理方式，制度，提高人事檔案信息資源的有效利用，針對多方位的需求服務，讓人事檔案管理工作徹底的發(fā)揮其作用，為單位提供可靠人事信息后盾。

結語

單位人事檔案管理對于單位的人事安排有著很大的影響，而一個單位的人事安排關系著單位的發(fā)展。而人事檔案信息化管理牽涉到規(guī)章制度、管理與信息技術等多個方面，因此人事檔案管理工作的改進是一個長期漸進的過程，需要在實踐中不斷規(guī)范和完善。人事檔案能夠使領導充分認識到員工的價值。所謂良好的員工關系管理是實現人與事的最佳配合的重要手段，是促進企業(yè)優(yōu)秀文化形成的重要手段。而增強員工內部的凝聚力，發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性都在領導充分認識到員工價值所做出的人事調動的基礎上，能使領導充分認識員工能力的就在人事檔案上，因此使人事檔案煥發(fā)出新的活力與生機，提高人事檔案利用率尤為重要。

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