辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用分析

王雷

[摘 要]隨著全球計算機與通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進的發(fā)展，Internet相關(guān)應(yīng)用在企業(yè)日常辦公中日益普及，發(fā)揮了巨大的作用。本文對企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)進行分析。

[關(guān)鍵詞]辦公；自動化；系統(tǒng)；應(yīng)用；企業(yè)；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.064

[中圖分類號]F270.7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-00-01

1 目前我國企業(yè)辦公自動化現(xiàn)狀與背景

對地方企業(yè)來說，其信息化基礎(chǔ)相對較弱，計算機硬件、軟件配置較差，員工素質(zhì)參差不齊，企業(yè)經(jīng)濟實力也不夠雄厚，地方企業(yè)的管理層和決策者對辦公自動化的認識不到位。他們通常存在以下幾個誤區(qū)。第一，認為辦公自動化只是把原先人工的形式轉(zhuǎn)化為電子形式，利用先進技術(shù)即可，將企業(yè)辦公自動化與Office等桌面辦公系統(tǒng)混淆，不想加大這方面的投入，從而阻礙企業(yè)辦公自動化的發(fā)展。第二，公司在運行過程中，不重視通過優(yōu)化管理過程提高公司辦事效率和執(zhí)行效率，而是通過簡化業(yè)務(wù)過程來提高生產(chǎn)效率。第三，有些公司為了節(jié)約資金，購買通用辦公自動化軟件，甚至應(yīng)用免費的辦公自動化軟件，但是這些通用的辦公自動化軟件和公司的實際需求具有很大差異，且公司不能自行完成其系統(tǒng)維護，從而給公司的日常運作及內(nèi)部數(shù)據(jù)存儲埋下相當(dāng)大的安全隱患。

2 企業(yè)辦公自動化的基本特性

2.1 企業(yè)OA與政務(wù)OA的差異

企業(yè)OA系統(tǒng)（Office Automation），是指針對企業(yè)的專門的辦公應(yīng)用軟件系統(tǒng)。它不同于政務(wù)OA，雖然企業(yè)OA和政務(wù)OA都屬于辦公自動化系統(tǒng)，它們在技術(shù)領(lǐng)域上相同，功能也比較相似，但是在應(yīng)用領(lǐng)域和對象上有所差別。

功能上，政務(wù)OA和企業(yè)OA有著明顯的差異，其中企業(yè)OA是以企業(yè)運作為重點，主要目的是系統(tǒng)工作和知識管理。而政務(wù)OA是以公文為核心，其重點是圍繞公文的運轉(zhuǎn)展開工作。

從特性上講，企業(yè)OA會根據(jù)企業(yè)實際，從企業(yè)自身的特點出發(fā)，注重通過OA系統(tǒng)展開改進企業(yè)流程的各項工作。而政務(wù)OA則主要是遵循政府部門規(guī)章制度的過程。

從目標(biāo)上來看，企業(yè)OA和政務(wù)OA有著共同的目標(biāo)，那就是提高整體效率，更有效、更迅速地完成各項工作。但企業(yè)OA還有另外的目標(biāo)，那就是提高企業(yè)的迅速應(yīng)變能力，加強知識共享和處理，進而增加企業(yè)在同行競爭中的影響力。從這一點來看，企業(yè)OA除了是一個工具應(yīng)用外，還是增加盈利的一個重要手段，這是企業(yè)OA和政務(wù)OA最根本的不同。

2.2 企業(yè)OA與ERP等系統(tǒng)的差異

企業(yè)OA和ERP、CRM、SCM都是企業(yè)應(yīng)用軟件系統(tǒng)的重要分支，它們的作用都是提高企業(yè)信息化水平，增強企業(yè)的核心競爭力。但是它們之間也存在著細微的差別。

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)主要的作用是協(xié)同工作、處理文件、管理文檔、行政辦公等。ERP則主要注重于企業(yè)的銷售、生產(chǎn)、采購、經(jīng)營、外貿(mào)等資源性問題。SCM注重的是供應(yīng)鏈上下游的連接關(guān)系。CRM主要注重于客戶關(guān)系的管理等。

四者最主要的不同在于目標(biāo)差異。ERP、SCM、CRM主要針對企業(yè)的業(yè)務(wù)運作過程，企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)（OA）則更注重于企業(yè)自身的管理層面。ERP、SCM、CRM通過優(yōu)化業(yè)務(wù)提高工作效率，進而提高資金使用效率，加強各方面的綜合管理；企業(yè)OA則通過整合管理層面來提高企業(yè)的日常運作能力，提高企業(yè)的適應(yīng)速度、決策能力，加強企業(yè)自身競爭力。

2.3 企業(yè)OA與桌面辦公軟件的差異

單從名稱上看，企業(yè)OA和辦公軟件有著許多相似的地方。其實MS Office等桌面辦公軟件都是辦公自動化的重要組成部分。但是在概念內(nèi)涵上，企業(yè)OA與桌面辦公自動化軟件有著明顯的差異。桌面辦公軟件也是一種便捷的辦公自動化軟件，但其主要用于個人辦公，以提高個人辦公效率。雖然當(dāng)前的桌面辦公軟件也具備協(xié)同工作的能力，但都是比較簡單的功能，無法針對企業(yè)復(fù)雜的工作。企業(yè)OA的主要功能則是提高企業(yè)整體辦公效率，提高協(xié)同工作的效率和規(guī)范性，加強各部門間的聯(lián)系，提高企業(yè)整體的辦公效率。

3 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展的必要性

由于辦公自動化系統(tǒng)和企業(yè)的主要業(yè)務(wù)（比如：產(chǎn)品采購、加工生產(chǎn)、開發(fā)、銷售、售后等）沒有很密切的直接的聯(lián)系，所以當(dāng)前企業(yè)中的信息化人員并不重視辦公自動化系統(tǒng)。但辦公自動化系統(tǒng)能夠加強部門間信息溝通和共享的能力，對于知識型企業(yè)至關(guān)重要，并能有效地提高企業(yè)的辦公效率。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展對企業(yè)的建設(shè)有著至關(guān)重要的作用。

主要參考文獻

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