信息公開對人事檔案管理工作影響

徐桂芳

[摘要]人事檔案信息公開是一個具有特別重要而深遠意義的事情，是公民實現信息享有利用權的一個具體體現，公民利用檔案不是獲得一種恩賜，也不是享受某種福利，而是實現自己民主權利的一種表現方式。人事檔案信息公開對人事檔案管理工作的發展和人才隊伍的建設也有著十分重要的意義。

[關鍵詞]信息公開；人事檔案管理；策略

檔案與人事檔案是信息大家族中的一個分支。信息公開對人事檔案工作的沖擊與影響是不言而喻的。可是傳統的人事檔案管理制度和紀律要求，“組織意見”和整個人事檔案必須是“封閉”的、保密的。因而，人事檔管理遵循民主、公開、透明的現代法治精神將成為現實的必然選擇。當然，任何事物的變革，都需要有動力?！吨腥A人民共和國政府信息公開條例》的頒發和實施對人事檔案管理制度的改革無疑是一個巨大的推動力。人事檔案信息公開是一個具有特別重要而深遠意義的事情，是公民實現信息享有利用權的一個具體體現，公民利用檔案不是獲得一種恩賜，也不是享受某種福利，而是實現自己民主權利的一種表現方式。人事檔案信息公開對人事檔案管理工作的發展和人才隊伍的建設也有著十分重要的意義。

一、人事檔案信息公開的意義

l、有利于人事檔案管理工作的發展

人事檔案信息公開是對人事檔案信息進行加工、接收與輸出、運用的過程，是發揮人事檔案信息的作用、實現檔案信息價值，滿足人事工作的需要。在信息公開的過程中，能及時得到信息反饋，發現工作上的不足，有的放矢地改進工作。如果人事檔案材料不全，內容不真，不能全面反映個人的真實情況，就會直接影響到人才合理正確地使用。人事檔案信息公開可以加強人事檔案工作管理，促進基礎工作建設，提高人事檔案利用的有效性。

2、有利于我國人才隊伍的建設

得人才者得天下。因此人才隊伍建設是人事工作的重點。人事檔案是人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才信息的縮影。優質的人事檔案可全面客觀歷史地展現人才的面貌、特點和專長，成為考察和了解人才的重要依據。各級組織和部門可根據不同人才的能力和特點進行合理配置，揚其長避其短，充分調動人才的積極性和創造性，使人才在最佳工作崗位上發揮聰明才智，貢獻出自己的力量，實現人生價值。

3、有利于全社會人才資源共享

我國社會主義市場經濟建設中需要各類人才，人事工作是管理人的工作，即開發人才、培養人才、使用人才，也科學合理地配置人才資源，使人才各得其所。俗話說，“知人善任”。知人是善任的基礎。人事檔案是了解人才的重要依據之一。因此在人才濟濟的當今社會里，準確、真實、全面的人事檔案信息將為人才隊伍建設發展流動與配置起到重要的作用，國家及地方有關部門可以根據人事檔案的信息進行統計分析，了解一個系統、一個地區乃至全國的人才數量、文化程度、專業素質等情況，進而為未來發展做出準確的預測分析，制定出長遠的規劃，合理地進行人才培養和使用。

二、信息公開給人事檔案管理工作帶來的挑戰

（一）對傳統人事檔案觀念的挑戰

傳統人事檔案觀念就是：1、人事檔案屬于組織、人事部門或人力資源管理部門；2、人事檔案信息是機密的；3、人事檔案不允許個人查閱利用。正是這種觀念長期以來導致了檔案相關部門把是否開放檔案和開放哪些檔案當作自己的權力而不是一種法律義務，剝奪了公民對人事檔案的開放利用權。許多人連自己的人事檔案都沒有看過，更不用說涉及國家政府的公務檔案，他們理所認為只要是檔案就應保密，知道檔案開放法律法規的也是為數不多。

（二）對傳統人事檔案體制的挑戰

傳統人事檔案體制是根據《干部檔案管理條例》的規定“實行集中統一和分級負責”的管理體制。而現實中的集中統一和分級負責是以人的身份和職務來劃分的：省級以上的黨政干部的人事檔案由中組部集中統一負責；廳級以上的由省委組織部負責管理，市委組織部則負責本市各委派局的主要領導的人事檔案。這種身份型的人事檔案管理體制在當前形勢下有以下弊端：1、為人才流動設置障礙，限制了人力資本的合理流動，降低了人力資源的開發度。2、實施“行政控制”，強化了行政的隨意性，是典型的“人治行政”。3、助長“制度交易”，致使平等的公共雇傭關系變成為金錢和權力的角斗場，滋長了權力腐敗。信息公開還給公民更大的權力和力量來監督和抵制這股勢力，讓人人生而平等地享受社會的利益。

（三）對傳統人事檔案法規的挑戰

在計劃經濟時代，我們所推行的人事檔案管理制度，從某種意義上講，已經剝奪了人事檔案相對人應當享有的基本民主權利。傳統人事檔案法規上“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的明文規定勢必被信息公開的大潮所淹沒，取而代之的是本人有權查閱或借用本人及其直系親屬的檔案，并且有權監督本人檔案的形成和利用全過程。

三、信息公開給人事檔案管理工作帶來的思考

（一）人事檔案是否還有存在的價值

傳統人事制度的變革，打破了“鐵飯碗”，人才流動日益頻繁，靈活的用人機制似乎使決定一個人命運的人事檔案失去了作用，可有可無了。許多人認為出外謀職，只要帶上身份證和畢業證及相關證書足矣；更多企業認為現代商業社會考察檔案不如考察現實中的人，只要你有完成某項工作的能力，檔案里的記錄并不重要，檔案只代表人的過去，而人是可以變化發展的。的確，在當今這個日漸注重個人現實能力的社會，檔案的作用正在弱化，但人事檔案在新建立的人事管理體制中依然有著不可替代的重要作用：它是個人維權的有力武器，是個人利益免遭損失的法寶之一。

（二）人事檔案能否向公眾和個人開放

由于歷史原因，人事檔案長期處于組織掌控之中，人事檔案自然成了組織人事部門的專用附屬物。檔案當事人無權利用本人的檔案，公民在人事檔案領域沒有知情權。但我國《保密法》中對秘密也有密級和解密的規定，人事檔案材料的密級也應遵循“密級遞減”的規律。不能材料只要轉進人事檔案，密級就迅速提升，永遠不得公開。人事檔案信息是為了利用而生存，利用率越高說明信息的價值高，公開有助于提升人事檔案的利用率。

（三）人事檔案的主人是個人還是他人

人事檔案的所有權問題，決定著誰是人事檔案信息公開的義務主體由主體向外“發送信息”；誰擁有“輸入”權，即主體從外部接受信息、索取信息、獲得信息的權利。我國目前檔案界普遍認為人事檔案應屬于國家所有，因為人事檔案是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的。但現在也有相當一部分人持有異議，認為人事檔案應屬個人所有，因為一些人事檔案管理機構經國家有關部門同意并已經開始實行人事檔案有償服務，這就表明了個人對本人的檔案具有一定占有權。