淺析企業電子文件的管理與應用

羅秀麗

摘要：隨著高科技的迅速發展，現在絕大多數的企業都是利用網絡辦公，辦公自動化的重要組成部分就包括電子文件在內。電子文件具有很多優點：共享性強、容易儲存、容易管理和控制以及靈活性超強，這樣專業人員可以輕而易舉的利用網絡技術進行操作，從而提高工作效率和工作質量。

關鍵詞：企業電子文件；管理；應用

現在很多企業的網絡技術和信息技術的發展都進一步加快了辦公自動化的進程。一些機關公務活動都早已進入辦公自動化網絡，很多的公文都是用電子方式通過網絡信息的來進行處理和傳遞。這種先進的網上辦公模式正在逐漸的發展起來，這樣就能通過信息網絡化實現政務公開，使得辦公室工作得到有效的監督。這種智能化、網絡化以及社會化比較強的辦公室工作方式會在今后的日子里更加受歡迎。可以說電子文件的應用和管理是網絡時代的必需品。現在是信息技術飛速發展的二十一世紀，在這樣一個信息知識“爆炸”的大環境下，只有把公文處理工作投入到電子文件管理和信息網絡技術這種高科技領域中才能跟上時代發展的步伐，才能實現高效率的辦公。

一、電子文件的特點

（一）電子文件在公文處理過程中可方便調用

電子文件能夠準確無誤的把一些文字和圖片記錄下來，這些資料在進入文件管理系統之前都會有一個收集、篩選、歸納、整理的過程，然后經過一定的技術處理后變成軟件和光盤，那么軟件和光盤就成為了無時無刻都能傳送的電子信號，使得這部分信息得到有效保存，并且能夠隨時利用這些信息。

（二）電子文件有一定的存在形式

經過計算機處理后所生成的數字化的信息形態就是電子文件的存在形式，我們都知道在計算機的內部，不管是儲存還是傳輸，電子文件都是以二進制的“0”、“1”的數字編碼形式存在，這就是人工無法識別的原因，所以要通過計算機的軟件和硬件設備把載體上的編碼序列讀取出來，最后轉化成人工可以識別的方式。這樣就可以在屏幕上顯示出內容或者在打印機上打印出來供人們讀取。人們在計算機上看到的一切信息都具有一定的技術性。

（三）電子文件的共享性和廣闊的空間性

電子文件具有廣大的空間性，它不會受到時間和空間的限制，所以它的內存量非常大，許許多多的用戶都能通過信息網絡技術實現信息的共享和交流，那么電子文件就實現了它自身的價值。

（四）電子文件的保管形式單一

我國的電子文件的保管方式對于外國的電子文件保管方式來說還是有一定的距離的，因為我國電子文件的保管方式都是有微機操作員或者是微機的管理中心以及檔案室最低一級保管。而外國電子文件的保管方式是由數據倉庫保管、數據檔案保管以及辦公室保管。這幾種方式都是比較高級的保管方式。

（五）電子文件具有靈活性

傳統的紙質辦公文件都是比較麻煩的，不僅需要手寫還要進行印刷、發送、歸檔分類以及保管等這些復雜的形式；而現在電子文件操作起來既方便又快捷，電子文件可以對信息進行隨時的更改與調整，使信息更加完善。還可以在辦公自動化網絡中設立自己的密碼以及規定授權的方式，這樣可以對文件信息進行保密，使得文件處理變得靈活、簡單以及安全可靠。

二、電子文件的應用和管理效能

（一）工作人員提高自身素養

電子信息技術已經漸漸的趨于成熟，但是工作人員需要做的就是掌握熟練的操作技術以及對電子文件和網絡信息技術進行更深刻的了解。工作人員要時刻學習網絡新知識、樹立新觀念，也要不斷提高自身素質，因為電子檔案管理需要科學的發展，這當然也離不開計算機信息技術的使用，所以工作人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，這樣才能夠適應信息技術和電子文件的發展。實時掌握相關工作領域的現狀及發展動向，熟練地運用新理論和新技術來指導電子文件的檔案工作，并要積極采取一些有效措施，這樣才能更快的適應社會發展的新要求。

（二）電子文件的應用

電子信息系統中的特殊類型就包括電子文件管理系統，文件的寫作、跟蹤、檢測、傳遞、儲存以及充分利用，都是利用的電子信息系統。在電子文件管理的應用中要求多個專業和多個領域以及多個學科的緊密配合，這就要及時建立具有合法效力的管理方法，這樣在具備了一定設備的基礎上才進一步的擴大電子文件的管理與應用。

（三）電子文件的效能

第一，電子文件處理的重大意義就是對文件進行清晰的分類同時對工作進行指導，這樣可以在一定程度上保證記錄的信息具有真實性。還可以把文件中對文字的處理轉向對文件內容的信息反饋和傳遞，從而提高文件的利用能力。第二，電子文件管理進一步擴大了信息的儲存空間，因為它把實體管理、編目以及保管轉向為了解信息系統的功能作用，這樣更加方便查詢、檢查和管理等從而提高信息指導作用的效率。第三，傳統的檔案信息管理手段已經遠遠的落后于現在時代發展的步伐，所以電子文件形式的出現是一種大膽的創新手段，因為電子文件可以解決傳統紙質檔案所不能解決的問題，比如說檔案的有效統計只要在電腦上搜索出來便可以輕松的做出調查統計，這樣也改變了浪費人力資源和物力資源的狀況。第四，對于一些機密性比較強的檔案信息要進行加密處理，還要定期的對密鑰進行更換防止檔案信息泄露出去。

三、電子文件保障的措施

（一）努力爭取，更早列入規劃

每個電子文件的檔案部門要積極的爭取上級部門對檔案工作的指導以及重視支持，盡快地將電子文件的信息化建設納入到自身單位自動化建設的相關規劃中去，積極的把電子文件資源的建設和國家信息資源建設融合在一起，這樣才能使得電子文件建設與檔案信息資源建設協調穩定的發展。

（二）完善制度，保證安全管理

國家的信息安全保障工作的方針政策值得每個電子文件信息部門好好的學習，并且要認真貫徹和落實。做好信息的保密工作和公開工作，嚴格處理好這兩者之間的關系。要想保證數字檔案信息安全可靠的運行就一定要建立健全數據庫管理制度、檔案數字化制度以及網絡順暢運行的制度，也要時刻注意保護國家的利益和檔案的隱私。

（三）領導人要統籌規劃

電子文件的信息化管理是一項偉大而復雜的工程，所以領導人要對檔案信息的管理加強重視，必須要統籌規劃、統一要求、按照步驟實施任務，落實責任，認真負起責任。把檔案信息化當作一項創新要求，努力完成任務。

四、總結

隨著科學技術的不斷發展，信息技術，網絡技術也隨之越來越成熟，電子文件大量產生。電子文件以其操作簡便，傳遞迅速，儲存方便，信息容量大等優點，得到各級領導以及技術人員的重視，電子文檔在企業日常工作中的重要性也愈發明顯。同時，電子文件的歸檔與管理方法就成了人們比較關注的問題。電子文件管理的應用是和信息網絡化相關聯的，它既是一種新技術也是一種新式武器。它可以對檔案信息進行加密管理也可以使需要公布的信息進行及時的公開。這樣就保護了檔案的私密性政務公開性。雖然電子文件有很大的優點，但是它的缺點也是不容忽視的。比如說電子文件中的信息需要進行長期保存，這個問題還需要相關人員進行深刻的研究，很多永久保存的信息需要備份，避免信息遺漏和丟失，保證電子文件信息的安全可靠。

參考文獻：

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（作者單位：吐哈油田公司檔案中心）