公共資源交易中心電子文件歸檔特點及管理方式探究

安津寧

[摘要]隨著公共資源交易中心業務的增大，隨之產生大量的電子文件，特別是信息產業和網絡化技術的廣泛應用，許多電子文件歸檔后形成了電子檔案。如何做好這些電子文件的歸檔，是當前面臨的一個新問題。

[關鍵詞]公共資源交易中心;電子文件;歸檔

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.13.124

電子檔案雖然與紙質檔案都遵循著收集、整理、鑒定、保存與利用等檔案管理的基本原則，但電子檔案與紙質檔案仍有很大的不同——因為紙質檔案的信息內容一旦與載體結構形式構成相互關系后就永遠無法分離，人們不依靠任何技術就能識別檔案的內容。而電子檔案則須使用技術和設備把信息內容記錄于存儲載體上后，就離不開這種技術和設備，并要利用這種技術和設備進行逆處理才能識別它的內容，這就造成了電子檔案管理的特殊性。

首先，從電子文件形成的過程和特點來看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期理論，電子文件的處置階段（即歸檔階段）仍應有檔案部門集中統一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關規定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。

現有的計算機存儲設備容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早起形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路，由專業的檔案部門去管理。

其次，傳統的檔案工作是以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，電子檔案與傳統紙質檔案具有以下幾個特點：首先是電子文件不再是直觀的紙質文件，它是以二進制代碼形式記錄，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;其次是電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞，電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;再有電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。根據電子文件的上述特點，在對其進行歸檔之前，要進行認真的鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來，其余的電子文件就可以在機內刪除。

與此同時，基于電子檔案的自身特點，它也具有一些特殊的特點：首先是電子文件整理減輕了檔案管理人員的勞作強度，從原來的手工建檔、查找與檢索變為信息網絡操作與整理。其次電子檔案有利于文檔的保密工作，從原來的整卷提供利用查閱到現在電子文件相應的頁、份、件提供，從而更有利于文件的保密。再有一點就是大大提高了檔案管理的工作效率與質量。

再次，電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程才能利用，與載體沒有必然聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。

電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區形成的文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應地成立地區性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館。電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其他非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

1電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同

電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。

2電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都是電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存儲介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合。檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通過、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4電子文件的分類、編目方式與傳統檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只需給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

總之，電子文件的特殊性，給歸檔工作帶來新的挑戰，選擇合適的歸檔方式，制定行之有效的歸檔制度才能促進電子文件的歸檔工作。作為一名好的檔案管理人員應具有較高的業務素質和職業素質，以應付不斷變化的檔案管理及利用方面的眾多問題。目前，縣級以上單位檔案已實現了信息管理，鄉鎮部門也逐漸在向檔案管理信息化管理過渡，因此，檔案管理現代化，檔案數字化應用是檔案事業發展的必然趨勢，加強電子文檔的規范化歸檔管理是加快辦公室信息系統化建設的重要基礎性工作，需要我們不斷總結實踐經驗，建立健全電子文件及電子資料的管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員素質，加強各個環節的溝通與管理，更好地措施保護電子檔案的信息安全，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性，使得電子檔案的參考、憑證價值得以實現，形成適合于自身工作特點的電子文檔管理規范和標準，使電子檔案能適應社會主義市場經濟發展的要求。

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