互聯網時代如何做好檔案管理工作

張馨月

隨著互聯網的普及和應用，傳統意義上的檔案管理工作已經適應不了時代的需求。如何在互聯網時代做好檔案工作，是我們今天迫切需要解決的問題。

一、互聯網時代實現檔案管理信息化的必要性

傳統的檔案是以紙質為主。這些檔案一般都是由不同的單位或部門進行收集和整理，然后存放在檔案館。如果想要查閱資料只能是上門查詢，檔案館對于檔案只負責歸檔和存放，查閱者要想從繁多的資料中找到自己需要的部分，勢必會浪費很多的時間，而且資料也不一定是最齊全的，不會達到預期的效果。

當今社會，互聯網已進入到普通的家庭里，如果檔案服務充分將互聯網自身的優勢應用在檔案資料的整理、收集及快速查閱上。那么我們任何人在任何時候都可以通過網絡來查詢自己所需要的資料，不用再受時間和地域的限制，方便快捷。

互聯網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的不斷發展，對傳統檔案管理帶來巨大挑戰，也給互聯網時代的檔案管理帶來了新的壓力與挑戰。

二、互聯網時代檔案管理信息化的難點

在互聯網時代下實現檔案的信息化管理，需要檔案工作者把信息資料準確、迅速的錄入電腦，并及時通過網絡進行發布，以便民眾可以及時快速的獲取自己所需要的信息。這一過程也存在很多的問題。

（一）重視程度不夠。檔案信息化管理，對檔案管理者的自身素質也提出了更高的要求，要求檔案管理人員即具有檔案管理知識又具備計算機業務水平，還需要投入大量的人力、物力、財力，而檔案工作往往在一些部門始終排在各項工作的末位，得不到領導的重視，使得檔案信息化管理工作造成應付的局面。

（二）檔案管理人員素質不高。檔案信息化管理要求檔案管理人員具備更高的業務素質，但以往的檔案管理人員都習慣于傳統的工作思路、工作方式和工作經驗，通常不能及時能進行知識更新，使得業務水平得不到提高，也使檔案管理信息化發揮不出應有的作用。

（三）無法確保檔案的完整性和真實性。檔案存檔為以后的工作服務，最重要的就是需要保證它的完整性與真實性，傳統的紙質性的檔案可以檢查是否沒有人為修改的痕跡來明確其的真實性與完整性。而電子檔案要存入電腦，沒有人為的筆跡所在，如果輸入錯誤或者進行修改刪除，是識別不出來的，也就無法保證它的完整性和真實性。

（四）在網絡中存在安全隱患。在互聯網中影響檔案管理安全的因素很多，比如：病毒、黑客等等，病毒往往通過郵件、U盤等媒介進行傳播，入侵到檔案管理系統，對檔案資料造成危害。黑客常常通過木馬控制電腦，對檔案數據進行纂改或者盜取某些信息。隨著互聯網的發展，病毒也不斷出現，也使得檔案管理在傳輸、接收、保存等安全問題上異常突出。

（五）對硬件要求較高。傳統的電子文檔一般通過紙質媒介保存，而電子檔案文檔的信息內容越來越豐富，種類也越來越多樣，它不但需要相應的硬件設備做基礎來支持，還需要一個系統性的管理程序。才可以有效的將其保存在數據庫里，發揮其作用。

（六）電子檔案的永久性存儲存在困難。電子檔案在平時的運用當中存在很大的隨意性，由于互聯網病毒、黑客或者管理人員的不注意等，會造成電子檔案的遺失或者信息的不完整，并且電子檔案在管理上并沒有一套完整的規范體系，這樣就給電子檔案的永久性保存帶來很大困難。

三、互聯網時代如何做好檔案管理工作

在互聯網普遍發展的環境里，要求檔案管理人員在服務手段上要順應時代發展潮流，要將檔案管理工作由傳統模式向現代化、網絡化管理模式轉變。

（一）思想要重視。要站在對歷史負責、為現實服務、替未來著想的高度，充分認識檔案工作的重要意義，進一步增強責任感和使命感，要與時俱進，加強對檔案信息化管理的重視程度。加大對互聯網時代下檔案管理的投入，建立數字化的檔案管理，添加數字掃描儀、數碼相機、數碼錄像機等硬件保障。引導檔案管理人員應及時轉變傳統觀念，塑造新型的管理思想，運用現代化的技術和手段提高自身素質。

（二）制度要規范。根據檔案管理的要求，建立健全檔案保管制度，明確歸檔目的、歸檔內容、歸檔標準、歸檔范圍以及檔案利用等一系列內容，確保整個檔案管理工作的規范有序。依據《檔案法》，規范電子檔案在管理和運用上的標準，建立一套完整的網絡安全保障體系。

（三）管理要完善。在檔案信息化管理上需確保信息內容的完整與真實，構建起統一的規范標準，為全方位實現檔案信息化，奠定堅實的基礎。要加強網絡安全保障體系建設，制定相應的法律法規;要加強人員管理，明確職責，指定專職檔案管理員，要求工作必須認真、及時，操作規范，要定期檢測系統漏洞，及時排查安全隱患，保障每個環節的安全。

（四）硬件要保障安全。配備完整的硬件設備如服務器、計算機、刻錄機、掃描儀、打印機、數碼相機等等，并且定期更換更新。同時加強對檔案管理軟件不斷的升級、完善，實現檔案信息化管理工作的標準化、規范化、科學化。

（五）服務要不斷拓展。要增強服務意識，進一步提高檔案服務水平，充分發揮檔案的應有價值，開拓服務項目，開展在線服務，并根據用戶不同的需要制定差異化服務，為用戶提供個性化服務。各種檔案信息實現網絡化、開放化，實現在互聯網上直接檢索相關資料，解決時間、空間的限制，把檔案信息化管理工作提高到新的水平。

（作者單位：河北省唐山市人口計生委）