對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的思考

王亞力

我國(guó)的檔案信息化建設(shè)從20世紀(jì)80年代起步，隨著社會(huì)的進(jìn)步和電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)顯得日益重要和迫切。檔案信息化就是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，使之轉(zhuǎn)化成用計(jì)算機(jī)操作、供人們使用的電子檔案信息庫(kù)，使檔案的收集、存儲(chǔ)、分類、查閱等變得更方便、快捷，管理更科學(xué)。檔案信息化是檔案管理模式從檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)為以檔案實(shí)體信息高度共享，必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

學(xué)校檔案是在教育管理和教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種不同載體的文件材料，它科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范地記載著教育教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果，對(duì)于推動(dòng)教育改革、科學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、開(kāi)展教學(xué)研究、維護(hù)學(xué)校的權(quán)利、展示學(xué)校業(yè)績(jī)和發(fā)展歷程具有重大作用，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。因此，必須采取現(xiàn)代化的管理方式，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷提高存檔質(zhì)量和使用效率。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要性

我省提出了“十二五”期間“全部完成檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)全省各級(jí)檔案館檔案信息資源共享”的工作目標(biāo)，加快學(xué)校的檔案數(shù)字化進(jìn)程是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的必要組成部分。當(dāng)前，農(nóng)村中小學(xué)校的檔案管理大多仍停留在紙介質(zhì)的階段，浪費(fèi)了大量人力、物力，且檔案應(yīng)用效率不高，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求。隨著辦公自動(dòng)化的普及，檔案管理工作也迫切要求運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、自動(dòng)化、高效化。

加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)，可以大大提高檔案的利用效率，減少檔案的提卷次數(shù)，加強(qiáng)檔案的原件保護(hù)，對(duì)提高教育教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生極大的助推作用;可以在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，使檔案查借工作十分方便，極大地減輕工作人員的負(fù)擔(dān)：還可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效催還。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

在學(xué)校檔案管理中，存在著以下幾方面突出問(wèn)題：

1.檔案意識(shí)談薄，有邊緣化跡象。學(xué)校以教書(shū)育人為主要任務(wù)，高度關(guān)注學(xué)生綜合素質(zhì)提升和學(xué)校教學(xué)成績(jī)?cè)u(píng)比，沒(méi)有給予檔案管理工作以足夠的重視，抱有“檔案無(wú)用論”錯(cuò)誤想法的大有人在，使檔案管理工作面臨著邊緣化風(fēng)險(xiǎn)，這在一定程度上延緩了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.管理力量偏少，有薄弱化跡象。學(xué)校中的檔案員大多不是專業(yè)人員，一般都是50歲以上、從一線教學(xué)崗位上下來(lái)的老教師，且往往還要身兼后勤保管、實(shí)驗(yàn)員等數(shù)職，年齡偏高、精力不足。有的甚至沒(méi)有參加過(guò)專業(yè)的檔案培訓(xùn)，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方法都不熟悉，更不用說(shuō)掌握現(xiàn)代信息化管理手段。這些都直接影響著學(xué)校檔案信息化管理的應(yīng)用和推廣。

3.資料收集不全，有應(yīng)付化跡象。部分學(xué)校并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，只是按上級(jí)要求而建立檔案，平時(shí)不注重管理，錄入資料不全，一旦遇到上級(jí)檢查，才臨時(shí)突擊建設(shè)。另外，還有部分學(xué)校在填寫(xiě)檔案資料時(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格地管理約束，學(xué)校也不進(jìn)行定期檢查和反饋，致使資料缺乏統(tǒng)一性和真實(shí)性，且存在漏填情況，不符合檔案管理的相關(guān)要求。

4.制度要求各行其是，有混亂化跡象。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，原有的立卷制度嚴(yán)重制約著信息技術(shù)的應(yīng)用，需要將立卷制度由“案卷級(jí)管理”變?yōu)椤拔募?jí)管理”。可是，由于沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)學(xué)校各行其是，在管理上出現(xiàn)了一定程度的混亂情況。

三、幾點(diǎn)對(duì)策建議

要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化，必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，找準(zhǔn)定位，突出特色，將檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)移到檔案信息化建設(shè)上來(lái)。針對(duì)以上問(wèn)題，我認(rèn)為要重點(diǎn)加強(qiáng)以下五方面工作。

一要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案信息化對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作創(chuàng)新與發(fā)展的重要作用，真正把檔案信息化建設(shè)工作擺上重要議事日程，成立專門的檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并納入日常工作督導(dǎo)和考核。使檔案管理具備領(lǐng)導(dǎo)保證、人員保證、時(shí)間保證和經(jīng)費(fèi)保證，做到計(jì)劃有內(nèi)容，管理有舉措，工作有要求，經(jīng)費(fèi)有保障，這是加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)的前提，也是學(xué)校檔案事業(yè)生存與發(fā)展的根本保證。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳和應(yīng)用，提高全校教職員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

二要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。要設(shè)立專職的檔案管理人員，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的檔案管理技能，如檔案信息的獲取能力、鑒定及評(píng)估能力、加工及提煉能力、維護(hù)能力、交流及傳播能力等。要培養(yǎng)檔案管理工作者的責(zé)任感和使命感，采用全方位、多層次的培訓(xùn)方式對(duì)檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務(wù)技能。要確立專職檔案員，并將檔案工作納入到年終考核，與評(píng)獎(jiǎng)評(píng)先相掛鉤，激發(fā)工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

三要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字平臺(tái)的研發(fā)應(yīng)用。統(tǒng)一研究開(kāi)發(fā)適合于學(xué)校實(shí)際的，具有高效管理和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源能力的檔案管理系統(tǒng)軟件，從文件材料的產(chǎn)生開(kāi)始，運(yùn)用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，完成撰寫(xiě)、檢索、借閱、編研等信息處理和檔案管理的全過(guò)程，同時(shí)，讓學(xué)校各部門能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)這些檔案信息資料的共享。

四要加強(qiáng)檔案信息化制度建設(shè)。結(jié)合學(xué)校檔案信息化建設(shè)實(shí)際，建立健全檔案信息化管理相關(guān)制度，如檔案立卷歸檔制度、查閱制度、保密制度、安全管理制度等，進(jìn)一步提高檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，不斷提高檔案信息化管理質(zhì)量，持續(xù)提升檔案工作服務(wù)于學(xué)校發(fā)展的能力和水平。

五要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃。要緊扣檔案收集、管理、鑒定、保管和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理的全過(guò)程，科學(xué)設(shè)置管理流程，減少人力、物力的重復(fù)、浪費(fèi)。要整合和完善軟件管理系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)的兼容，避免數(shù)據(jù)庫(kù)的閑置。要定期對(duì)檔案進(jìn)行梳理，及時(shí)剔除系統(tǒng)中的無(wú)用和重復(fù)信息。要分步驟對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，可以首先對(duì)保存比較久的檔案進(jìn)行數(shù)字化，然后進(jìn)行短期檔案，確保數(shù)字化過(guò)程科學(xué)有序。

（作者單位：河北省平泉縣政府辦公室）