民生檔案工作淺析

李曉靜

民生檔案是指在管理、服務(wù)部門形成的與公眾利益密切相關(guān)的檔案（醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、房屋產(chǎn)權(quán)、工商戶登記、人事代理等等），是社會管理活動的歷史記錄，是維護群眾合法權(quán)益的原始憑證，是進行社會管理不可缺少的重要依據(jù)，是人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。建立民生檔案和檔案工作服務(wù)民生，對于檔案工作而言是一場深刻的革命，正如國家檔案局局長楊冬權(quán)在國際檔案大會上演講的“服務(wù)民生：中國檔案服務(wù)方向的新選擇?！睓n案部門服務(wù)民生，有利于維護黨和政府的威信，有利于維護公民權(quán)益，有利于維護社會穩(wěn)定。

我們針對我市民生檔案工作的實際，先后到市國土資源局、住建局、司法局、民政局、人社局、公安局、衛(wèi)計委、市場管理局等單位就民生檔案工作情況進行了調(diào)研。通過調(diào)研，對市直單位民生檔案的種類、分布、數(shù)量、管理的狀況有了一個進一步的步了解。

一、民生檔案工作現(xiàn)狀

目前，民生檔案工作現(xiàn)狀還是比較完善的，其主要體現(xiàn)在：

（1）檔案的安全管理進一步加強。隨著檔案工作力度加大，絕大多數(shù)單位的領(lǐng)導檔案意識增強，檔案工作做的比較扎實，配備了專職或兼職檔案員，檔案數(shù)字化工作做的比較到位，基本形成了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，檔案工作納入年度計劃及相關(guān)人員崗位職責，設(shè)立了綜合檔案室，對專業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理或?qū)Ｊ夜芾恚⒔⒘烁黜棛n案管理制度;按照規(guī)范標準，對各門類民生檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。

（2）檔案的收集與整理比較到位。民生檔案形成的單位基本上當年能完成檔案整理任務(wù)。調(diào)研的幾個單位檔案整理達到了規(guī)范化、標準化。如市工商局的個體戶檔案、市人社局的學生檔案和人事代理檔案、醫(yī)保和社保檔案、土資源局的地籍檔案等。

（3）檔案保管條件有了很大改善。絕大多數(shù)單位建立了專用庫房，購置了密集架、配備了專用微機、掃描儀等檔案專用設(shè)備，民生檔案工作基礎(chǔ)條件得到改善。如市工商局在辦公用房緊張的情況下，騰出了100多平方的庫房，購置了密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題，且密集架內(nèi)排列整齊有序。

（4）檔案統(tǒng)計和利用服務(wù)效果顯著。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，積極開展檔案統(tǒng)計和利用工作，建立專門的查閱室、編制各種手工檢索目錄和微機檢索目錄，積極為群眾查閱資料提供服務(wù)，產(chǎn)生了良好的社會效益。如市養(yǎng)老保險管理中心，2014年向社會提供利用養(yǎng)老保險專業(yè)檔案2900人次，利用檔案3200卷次、3780件次;市人社局局，2014年向社會提供利用企業(yè)職工檔案查詢18471人次，利用檔案18471卷次，出具證明800份。

（5）檔案管理的信息化水平不斷提高。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和人們對檔案的需求，不論是百姓還是政府機關(guān)，對檔案的重視程度都有了很大的提高，如市國土資源局、市房管局、市人社局等單位，將檔案目錄錄入檔案專用軟件或行業(yè)軟件;市工商局企業(yè)檔案查詢中心的企業(yè)登記包括個體戶登記檔案全部錄入了數(shù)據(jù)庫，并進行了全文數(shù)字化，制成電子檔案。

二、民生檔案工作存在的問題

雖然民生檔案工作取得了一定的成績，但也存在著不少問題。

（1）檔案管理體制需要進一步理順。一是部分單位的民生檔案保存在承辦部門，未實行統(tǒng)一集中管理。二是收集不夠齊全，部分單位的民生檔案資料還散存在承辦科室。三是檔案人員兼職多，有的單位檔案人員身兼數(shù)職，檔案的日常管理不到位;個別單位檔案人員變動頻繁，一年一變，年年是新手，帶來業(yè)務(wù)上的不熟悉和工作上的被動。四是個別行業(yè)主管機關(guān)沒有很好地履行對所屬單位檔案工作的監(jiān)督和指導職能，以致檔案工作出現(xiàn)混亂或者一定程度的滑坡。

（2）檔案保管條件參次不齊有待加強。個別單位的專門檔案由于缺乏專用庫房，整理后只能存放在承辦科室;將綜合檔案室按排在辦公區(qū)的偏僻位置，不便于查閱利用和檔案的安全管理;個別單位檔案室無降溫除濕設(shè)備，室內(nèi)溫濕度達不到檔案保護標準，不利于民生檔案的保管。

（3）檔案的統(tǒng)計和硬件設(shè)施有待加強。有的單位無查閱室，僅僅在庫房里辟出一塊位置、擺了一張桌子;有的沒有建立檔案統(tǒng)計臺帳，查借閱利用檔案登記也堅持不夠。

三、加快民生檔案工作發(fā)展的對策

（1）健全民生檔案工作管理體制。國家、省檔案局應將民生檔案列入檔案法律法規(guī)重要內(nèi)容之一，將民生檔案納入綜合檔案館的接收范圍。同時制定有利于民生檔案工作開展的辦法、規(guī)定。各級檔案部門將民生檔案工作納入年度執(zhí)法檢查和檔案目標管理之中。直接涉及民生檔案的單位應高度重視民生檔案工作，將這項工作納入議事日程加強領(lǐng)導，配備具有較高素質(zhì)的專（兼）職人員，并明確檔案工作第一責任人的職責;對民生檔案原則上應實行統(tǒng)一集中管理，根據(jù)實際工作需要，也可分室保管，但應在綜合檔案室統(tǒng)一管理下，健全制度，規(guī)范管理，完善制度措施等;加大經(jīng)費投入，改善民生檔案的保管和利用條件;主管部門要監(jiān)督指導所屬二級機構(gòu)的民生檔案工作。要依據(jù)檔案的有關(guān)要求，制定本行業(yè)民生檔案歸檔范圍和保管條件、整理辦法、管理規(guī)范等，經(jīng)常舉辦系統(tǒng)檔案人員培訓和到本系統(tǒng)最好的單位去參觀見學，讓每一個檔案員都變成業(yè)務(wù)能手，確保民生檔案工作走向規(guī)范化、制度化、標準化、法制化。

（2）加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。一是各單位應當做好各門類民生檔案的收集工作。收集工作是民生檔案利用關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因為有了檔案，檔案室的整理、編目、保管、統(tǒng)計和利用等工作才具備物質(zhì)對象;離開檔案，檔案工作就是“無米之炊”。因此，各單位應當建立每到年底以及人員變動時必須移交民生檔案等制度，對出現(xiàn)問題的人和事要依規(guī)進行處理，確實用制度來保證民生檔案的齊全完整。二是要規(guī)范民生檔案的整理工作。各單位在每年的6月底以前應該完成上一年度的民生檔案整理工作任務(wù)。為了使民生檔案整理得到規(guī)范化、標準化，各單位檔案員在參加檔案局業(yè)務(wù)培訓班的基礎(chǔ)上要加強自學，檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導人員也應針對性地加強指導。

（3）重視檔案的管理和保護工作。各單位要安排專門的檔案庫房，保持檔案庫房的清潔明靜、通風透氣，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防霉、防光、防塵等工作;要有專門的檔案柜，其規(guī)格和質(zhì)量要符合國家和省里有關(guān)要求;要購置空調(diào)、溫濕度計、去濕機、吸塵器、滅火器等檔案專用設(shè)備，確保檔案安全，盡最大努力延長檔案的使用壽命。

（4）進一步做好檔案數(shù)字化和信息開發(fā)工作。保管民生檔案的目的就是為了利用。各單位要采取多種方式、方法，做好、做活檔案利用工作，要求不僅有紙質(zhì)檢索工具，更要充分應用計算機技術(shù)、信息技術(shù)對民生檔案進行數(shù)字化處理，將所有原始檔案采用全文掃描輸入電腦，制作好電子目錄，并且逐步發(fā)展成可以提供網(wǎng)上在線查詢服務(wù)，充分挖掘檔案信息資源加強編研工作，大力推進檔案信息的深加工。只有這樣才能夠快捷地查找檔案，更好地服務(wù)民生，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供一個堅實的平臺。

（作者單位：保定市檔案局）