談做好新兵檔案管理工作的幾個(gè)問題

劉真真

士兵檔案屬于專門檔案，是軍隊(duì)人事檔案的重要組成部分。士兵檔案反映了士兵本人入伍后的個(gè)人經(jīng)歷，是考察了解和培養(yǎng)使用士兵的重要依據(jù)，也是士兵退役后地方政府接收安置的基本憑證。士兵檔案管理的好壞直接關(guān)系到士兵的成長進(jìn)步，影響到部隊(duì)的和諧穩(wěn)定，所以做好士兵檔案管理工作，既關(guān)系士兵切身利益，也是在軍隊(duì)新時(shí)期建設(shè)過程中堅(jiān)持以人為本的實(shí)際舉措，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

要做好士兵檔案的管理，首先應(yīng)該從嚴(yán)格管控新兵檔案入手。新兵檔案主要由入伍材料和新訓(xùn)材料組成，是士兵檔案的基礎(chǔ)。多年來由于個(gè)別單位對新兵檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致新兵檔案材料丟失、缺件、損壞等問題頻發(fā)，給后期士兵檔案的管理工作帶來了不利影響。

一、新兵檔案管理存在的主要問題

（一）思想重視程度不高

新兵的入伍材料主要來自于各地區(qū)的人武部門或士兵入伍前就讀學(xué)校，在檔案材料產(chǎn)生過程中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息不齊全，填寫不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在。軍隊(duì)各單位負(fù)責(zé)接收入伍材料，針對存在問題認(rèn)為是地方單位的事與部隊(duì)無關(guān)，沒有及時(shí)與相關(guān)單位部門進(jìn)行溝通解決，給后期的檔案管理及士兵退役安置工作埋下了隱患。

（二）入伍前材料填寫不規(guī)范

新兵入伍前檔案材料主要包括：《應(yīng)征公民體格檢查表》、《應(yīng)征公民政治考核表》、《應(yīng)征公民入伍批準(zhǔn)書》以及黨團(tuán)材料和學(xué)生檔案等。征兵過程中由于時(shí)間緊、涉及部門多，部分規(guī)定程序沒有嚴(yán)格按照規(guī)定落實(shí)，導(dǎo)致入伍檔案材料中士兵個(gè)人信息與實(shí)際情況不符，或相關(guān)材料內(nèi)容不一致現(xiàn)象發(fā)生。

（三）審核材料不細(xì)致

部分軍隊(duì)接收單位在接收新兵檔案材料時(shí)沒有按照要求對材料逐份進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核，導(dǎo)致新兵入伍后出現(xiàn)檔案缺件、姓名錯(cuò)誤、出生年月或黨團(tuán)時(shí)間涂改等問題。

（四）檔案保管不正規(guī)

在新兵訓(xùn)練期間，部分單位為方便利用士兵檔案將檔案存放在各自新訓(xùn)中隊(duì)，沒有上交上級檔案主管部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種行為容易出現(xiàn)因管理方法不當(dāng)造成檔案材料丟失，或隨意查閱、私自裝入檔案材料等問題。

二、管理過程中應(yīng)重點(diǎn)把握的幾個(gè)問題

（一）要把好思想認(rèn)識關(guān)

涉及新兵檔案產(chǎn)生和管理的兵員征集單位、接收單位、新訓(xùn)單位和士兵所在單位，要利用專題會議和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等時(shí)機(jī)，搞好宣傳教育，明確做好新兵檔案管理的重要意義。規(guī)范新兵檔案管理是落實(shí)《士兵檔案管理規(guī)定》、服務(wù)部隊(duì)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，檔案管理制度不落實(shí)，工作不到位將對士兵個(gè)人成長進(jìn)步造成現(xiàn)實(shí)危害。檔案管理工作者在工作中要以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對待新兵檔案的接收、鑒定、建立、收集、整理、保管等各項(xiàng)工作。

（二）把好業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)

各級機(jī)關(guān)要利用兵員參謀業(yè)務(wù)培訓(xùn)、接兵骨干培訓(xùn)、新訓(xùn)骨干集訓(xùn)等時(shí)機(jī)，及時(shí)搞好新兵檔案材料形成的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，明確注意事項(xiàng);檔案主管部門要針對各個(gè)環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的問題，規(guī)范信息采集流程、下發(fā)填寫說明，制作采集樣表，幫助相關(guān)人員提高業(yè)務(wù)水平;檔案材料形成單位要指定專人負(fù)責(zé)新兵數(shù)據(jù)采集和材料填寫，同時(shí)對士兵本人明確相關(guān)要求和注意事項(xiàng)，指導(dǎo)士兵按規(guī)范填寫上報(bào)相關(guān)信息，防止出現(xiàn)材料收集不及時(shí)，信息采集不準(zhǔn)確等問題。

（三）把好檔案材料接收審核關(guān)

新兵檔案材料的接收審核是士兵檔案管理的首要環(huán)節(jié)，檔案材料接收審核是否符合要求，關(guān)系到士兵的成長進(jìn)步和檔案的保管、利用、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)工作的順利開展。士兵檔案管理人員應(yīng)在新兵到達(dá)部隊(duì)后根據(jù)士兵來源的不同，區(qū)分普通應(yīng)征公民入伍士兵、大學(xué)畢業(yè)生入伍士兵、在校大學(xué)生入伍士兵及直招士官入伍等不同類別，及時(shí)準(zhǔn)確的接收士兵的入伍材料、黨團(tuán)材料、學(xué)生檔案等相關(guān)材料，并嚴(yán)格按照《士兵檔案管理規(guī)定》要求，對逐人逐份檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審核、鑒別。確保新兵檔案材料齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。

（四）把好檔案材料整理關(guān)

一是填寫檔案材料一律使用黑色鋼筆或中性簽字筆，字跡要工整、清晰，內(nèi)容要簡明扼要，不得使用同音字、錯(cuò)別字或不規(guī)范的簡化字。二是新兵檔案填寫表格除上級統(tǒng)一制發(fā)外，自制表格一定要嚴(yán)格按照上級統(tǒng)一下發(fā)模板式樣進(jìn)行印制，避免出現(xiàn)各單位表格形式多樣、五花八門的現(xiàn)象。三是檔案排序要嚴(yán)格按照《士兵檔案管理規(guī)定》中明確的材料放置順序，按入伍材料、黨（團(tuán)）材料、警銜職務(wù)晉升調(diào)整材料、獎(jiǎng)懲材料等類別和時(shí)間順序進(jìn)行準(zhǔn)確排列，并完成檔案材料目錄，將材料序號、名稱、頁數(shù)、形成時(shí)間、備注等內(nèi)容逐一填寫在目錄中。四是發(fā)現(xiàn)檔案材料內(nèi)容錯(cuò)誤時(shí)，不可隨意進(jìn)行涂改。重要內(nèi)容需要更正時(shí)，屬入伍前情況的須由地方縣級主管部門做出書面證明;屬入伍后情況的，須由團(tuán)級以上單位有關(guān)部門做出書面證明，經(jīng)警務(wù)部門核實(shí)后予以更正，并將證明材料裝入檔案。

（五）把好檔案材料保管關(guān)

按照規(guī)定新兵到達(dá)部隊(duì)后，其檔案應(yīng)交由團(tuán)級以上單位警務(wù)部門進(jìn)行集中保管，存放在士兵檔案室，并指定專人負(fù)責(zé)管理。新兵在新訓(xùn)期間或下連后所形成的檔案材料，必須經(jīng)警務(wù)部門審核后才能歸檔，士兵檔案保管員和其他人員不得擅自裝入檔案材料。在日常管理過程中要嚴(yán)格落實(shí)查借閱審批登記制度，規(guī)范新兵檔案的保管。

在實(shí)際工作中，各單位要結(jié)合自身存在問題，參照《士兵檔案管理規(guī)定》及各級制定的規(guī)章制度開展新兵檔案管理工作，為士兵檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：武警石家莊士官學(xué)校）