科怡檔案管理軟件在我校辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

齊園園 郭明

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，我國的各個(gè)企事業(yè)單位在其日常辦公中的信息管理、物料管理以及財(cái)務(wù)管理等工作均實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)也為檔案及資料的管理提供了便捷的手段。辦公自動(dòng)化使得企事業(yè)單位日常檔案的生成方式發(fā)生較為明顯的變化，單位日常的文件起草、簽發(fā)以及歸檔都通過計(jì)算機(jī)及通信網(wǎng)絡(luò)來完成，而實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理的前提條件必須是檔案的本身需要以機(jī)讀文件的形式存在，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的應(yīng)用方式具有明顯的差異。這種變化預(yù)示著檔案管理將面向更多的以機(jī)讀形式磁盤為載體的檔案，這對檔案的收集和整理等一系列環(huán)節(jié)產(chǎn)生了重大的影響。

在工作人員采用管理軟件實(shí)際進(jìn)行案卷和文件級信息錄入過程中會(huì)遇到許多具體問題，工作人員既要發(fā)揮該軟件的靈活特點(diǎn)，又要做到活而不亂。遵循檔案工作基本規(guī)律，充分考慮本單位檔案工作特點(diǎn)，這樣才能充分發(fā)揮該軟件的優(yōu)勢，使其真正成為檔案工作的好幫手。采用哪種檔案管理軟件，對于檔案管理有著比較大的影響。優(yōu)秀的管理軟件不僅能降低管理人員的工作量，同時(shí)還能降低在檔案管理過程中出現(xiàn)的偏差，不僅便于信息的錄入同時(shí)還方便日常工作中對于檔案信息的查詢和傳送，以下以我校使用的世紀(jì)科怡軟件為例，談?wù)勈褂眯牡谩?/p>

1.采用科怡軟件進(jìn)行檔案管理的實(shí)踐

以公司的會(huì)議記錄為例，具體闡述使用該軟件進(jìn)行檔案管理的過程。首先要錄入需存儲(chǔ)記錄的題名，會(huì)議記錄必須書寫本次會(huì)議的議題和會(huì)議的名稱，發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的姓名和發(fā)言稿的標(biāo)題，錄入時(shí)必須在軟件內(nèi)寫明會(huì)議的案卷，通過案卷的名稱與其他數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)別;第二，錄入文件的編號，如果是一個(gè)單位的整體檔案管理，即可根據(jù)單位約定俗成的數(shù)字或者英語編號進(jìn)行錄入;如果是不同部門采用單位服務(wù)器，則需要在文件的編號前書寫本部門的名稱，然后按照部門內(nèi)部約定的數(shù)據(jù)編號進(jìn)行錄入;第三，主題詞的錄入，主題詞是他人對文件檢索時(shí)的關(guān)鍵信息，系統(tǒng)在檢索的情況下默認(rèn)根據(jù)主題詞進(jìn)行檢索，如果錄入的檔案原文件上標(biāo)有主題詞但是與系統(tǒng)默認(rèn)的主動(dòng)檢索主題詞不相符合，那么使用人員進(jìn)行修改使得檢索的主題詞與文件的主題詞相同;第四，日期的錄入，日期是檔案歸檔的重要依據(jù)，軟件的日期采用下拉列表的方式，錄入者需要按照軟件的規(guī)定進(jìn)行同一日期格式的錄入，文件的起止時(shí)間要采用連續(xù)的八位阿拉伯?dāng)?shù)字，單月份或單日期應(yīng)在其前面加0，以保證時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)化格式;第五，案卷號的變更，系統(tǒng)默認(rèn)檔案的案卷號在超過1000卷的時(shí)候就要重新歸零統(tǒng)計(jì)，這就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)案卷號重復(fù)的情況， 使得錄入和檢索都出現(xiàn)困難，錄入者在進(jìn)行案卷號管理時(shí)一定要注意編碼，在出現(xiàn)系統(tǒng)歸零之前重新定義，保證信息不會(huì)出現(xiàn)重復(fù);第六，備注項(xiàng)管理，備注項(xiàng)是對于檔案特殊說明的內(nèi)容，特別是一些特殊情況的檔案需要添加備注項(xiàng)進(jìn)行說明，因此在檔案進(jìn)入系統(tǒng)前要區(qū)分檔案的級別和特點(diǎn)，特殊的檔案必須添加備注項(xiàng)以示區(qū)別，作為日后檢索的需要。

2.注意事項(xiàng)說明

雖然科怡軟件使用非常方便，但是在軟件使用前和使用的過程中，還有幾項(xiàng)需要注意的環(huán)節(jié)：

2.1使用前需要進(jìn)行相關(guān)設(shè)置

軟件在計(jì)算機(jī)上安裝之后，在第一次使用前需要進(jìn)行全宗設(shè)置，輸入全宗號及全宗的名稱;如遇變動(dòng)情況，可以在系統(tǒng)維護(hù)的選項(xiàng)的全宗管理欄對內(nèi)容進(jìn)行編輯修改;設(shè)置完成后采用傳統(tǒng)的檔案分類模式將檔案編織成樹形結(jié)構(gòu)列表，且每一大類的序列號應(yīng)該保持一樣，日后可通過大類的分類號進(jìn)行查詢。

2.2子檔案類別名稱須標(biāo)明

企事業(yè)單位的檔案具有不同的形式，有的是圖片類的，有的是冠以科技信息的，有的則是企業(yè)會(huì)議的記錄等等。錄入者在進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入之前，首先要了解單位檔案的主要類型，按照檔案的類型對檔案的門類進(jìn)行定義， 根據(jù)定義的門類對檔案進(jìn)行有區(qū)別存儲(chǔ)，做到每種類型的檔案在相同的門類下如果遇到新的門類，則可通過增加檔案的門類名稱進(jìn)行擴(kuò)充。

2.3檔案號格式的定義

每一份檔案都需要標(biāo)準(zhǔn)且唯一的格式同其他文件進(jìn)行區(qū)分，因此檔案號必須注明格式，一般按照全宗號—組卷日期—分類號—保管期限—卷號—頁碼來進(jìn)行保存;同時(shí)還要定義清每一項(xiàng)的長度，一般來說需采用系統(tǒng)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)長度即可。

2.4數(shù)據(jù)的備份

每個(gè)單位都可能出現(xiàn)突發(fā)的情況，特別是計(jì)算機(jī)崩潰或者突然的斷電，這些情況都會(huì)對檔案的存儲(chǔ)帶來非常大的影響。檔案管理人員需要對系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的備份，特別是在重新安裝軟件時(shí)首先要將原數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免系統(tǒng)在安裝過程中默認(rèn)將原數(shù)據(jù)刪除或覆蓋。

2.5注意遵守保密原則

檔案也具備相關(guān)的保密原則，檔案的管理者必須嚴(yán)格遵守，在軟件中設(shè)置不同級別的瀏覽權(quán)限，保證每個(gè)級別只能接觸級別內(nèi)的信息和資料，嚴(yán)格防止資料的泄露和被篡改，保證數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

（作者單位：滄州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校）