關于企業檔案信息化建設的一些認識

何亞靜

近年來，隨著企業信息化建設的發展和OA辦公自動化系統在企業中的普遍應用，檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化。傳統的手工目錄檢索越來越不能滿足人們的需求，許多企業已經實現計算機目錄檢索甚至檔案在線借閱和全文檢索。檔案信息化使查找變得簡單，利用更加高效，檔案信息化建設也成了新時期企業檔案管理工作的必然選擇和提高檔案服務水平的必由之路，必要性不言而喻。筆者根據多年從事集團檔案管理工作的實踐經驗，談一談對企業檔案信息化建設的一點認識。

一、企業檔案信息化建設的目標

檔案工作的最終目的是檔案的提供利用。不論是傳統的檔案管理還是現在的檔案信息化建設，最終目的都是更好的為人們服務。檔案新信息化建設不單單止步于實現計算機檢索檔案目錄，更重要的是完成紙質文件的全文掃描，通過檔案管理平臺實現檔案在線利用和全文檢索，采用現代化設備和科學的管理方法，為企業提供一個高效率、現代化的檔案信息共享平臺。

1.實現檔案管理模式的轉變。由過去檔案實體管理為主向檔案信息管理為重心的轉變。隨著OA辦公自動化系統的普及應用，檔案的來源不單單只是傳統的紙質文件，電子文件的數量急速增加。電子文件在辦公自動化系統中流轉完畢，由檔案管理人員統一收集、在線鑒定、分類、著錄，實現檔案的接收、存儲、利用一體化管理。

2.實現檔案信息的數字化和網絡化。利用數字圖像技術將紙質文件中的文字、圖表、圖片等通過掃描儀、照相機等輸入設備以數字格式存儲。再通過現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，實現檔案信息的在線管理、傳輸和利用。

3.實現檔案信息的高度共享。檔案信息的數字化和網絡化，使檔案信息不再是一盤散沙點，實現了分散信息的集中控制，大大的改變了傳統管理模式下檔案部門各自為政的狀態，打破了時空的局限，可以異地歸檔、隨時查閱，真正實現檔案信息的高度共享。

二、企業檔案信息化建設的現狀

1.檔案信息化建設程度不高。很多企業已經實現了計算機管理，但大多只是應用于目錄檢索，文件也仍然以紙質形式存在，文件的接收、保管、查閱仍然依靠傳統方法，沒有開展檔案信息的數字化、網絡化建設。

2.軟硬件設施設備不足。近年來雖然檔案管理部門逐步配備了一些計算機設備，但是普遍存在機器老化，打印機、掃描儀、照相機等硬件設備和計算機系統、數據庫、檔案管理等軟件設施配備不齊，遠遠不能滿足檔案信息化建設的需求。

3.電子文件管理薄弱。OA辦公自動化系統的使用，產生了大量的電子文件。文件的形成、傳遞、歸檔都在辦公自動化系統中完成。很多企業的檔案管理系統只能單機操作，沒有實現聯網。而實現聯網的企業，往往由于系統兼容的問題，造成檔案管理系統和辦公自動化系統不能對接，文件流轉結束后不能歸口檔案管理系統中，致使電子文件沒能納入檔案管理系統。

4.相關的制度規范不夠完善。檔案信息化建設必須遵循統一的標準規范，制定一套嚴格的制度體系，保證工作有章可循。而目前相關的技術標準、規范并不完善，各部門職責、任務也不明確。

5.檔案信息化建設人員素質參差不齊。目前大多數企業檔案管理人員很少是檔案專業畢業的，檔案意識、計算機技能和基礎知識等嚴重缺乏。有些檔案人員對新形勢的發展缺乏清醒的認識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，仍然把把管好檔案作為檔案工作的重點，缺乏開展信息化建設的主動意識。

三、推進企業檔案信息化建設的途徑

1.基礎設施建設。企業要根據自身實際，配備計算機、掃描儀、照相機等基本設備，安裝檔案管理系統并實現與辦公自動化系統的互聯互通。建立一個以計算機系統為中心，以通訊系統為支柱，配備以計算機為基礎的自動化管理設施，包括各種輸入輸出設備、海量存儲設備、網絡通訊設備以及數據庫軟件、信息處理軟件的良好的檔案信息處理環境。

2.檔案數字化建設。即實現檔案信息存儲的數字化，這也是檔案信息化的核心，主要包含以下三方面內容：

（1）檔案數字化輸入。一是將現有室藏檔案的目錄進行輸入并按需分期建立專題數據庫。建立一個層析清晰、結構合理、范圍廣泛的檔案目錄檢索體系。二是建立全文數據庫。按照國家檔案局提出的重點的、利用頻繁的檔案首先實現全文數字化的要求，堅持需求導向，急用先上，剔除無用，避免浪費的策略，實現原文件信息的全文數字化，并與目錄數據庫一一對應。

（2）數字化檔案接收。未來電子文件將成為室藏檔案的主要來源，因此做好現行電子文件的接收與歸檔管理。利用計算機技術實現電子文件在線接收、鑒定、分類、保管、傳輸、利用。制定電子文件歸檔細則和管理規范，實現不同平臺和數據庫的對接，保證電子文件及時歸檔，檔案室則按照統一的格式轉換數據，與室藏檔案數字加工融為一體。

（3）檔案數字化轉換。傳統的紙質檔案利用圖像技術，將文件信息通過掃描儀、數碼相機、音視頻等設備完成采集，轉化為數字化信息。并對掃描的圖像進行加工處理，進行圖像糾偏、裁切、去污、色度和亮度調整、多幅圖像拼接處理、藍圖消藍處理，滿足視覺要求和閱讀習慣。檔案的數字化不僅能保護檔案原件，而且方便快捷的在線查閱，更好地滿足員工需求。

3.標準規范建設。這是檔案實體管理向信息管理轉換必須依賴的業務規范和技術標準，是檔案信息化的前提。企業應該建立檔案信息化建設的管理體制，明確各單位和檔案管理部門在信息化過程的職責;制定和完善相關的規章制度、技術標準和規范，為檔案信息的標準化和規范化奠定良好基礎。

4.信息安全建設。一方面是信息存儲的安全性。企業要加強數據庫管理，建立全方位、多層次的備份系統。系統管理員利用集中式管理工具對全網的備份策略進行統一管理，所有的數據可以被備份到與應用服務器和備份服務器相連的任一數據庫內，保證數據存儲的安全可靠。另一方面是檔案利用的安全性。為了確保檔案信息的安全，涉密文件一律不上網。檔案管理員要對檔案在線利用平臺的用戶進行授權，并設置訪問日志，監測異常訪問情況，設置限時限制以防止合法用戶登陸了后因忘記關閉網頁而泄密，制定完善的信息安全制度和信息安全的應急預案，全面保證檔案信息的安全。

5.人才隊伍建設。檔案信息化建設需要一批既精通檔案業務又熟練掌握計算機技術的高素質檔案人員，為此企業要加快培養掌握現代化信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，使其更新知識結構，拓寬知識層面，提高業務技能，盡快掌握計算機網絡技術、微縮技術等新知識、新方法，為企業檔案信息化建設提供人才支撐和技術保障。

綜上所述，檔案信息化實際是檔案信息的數字化、檔案傳輸的網絡化、檔案管理的標準化、檔案系統的集成化。推進檔案信息化是時代發展的大方向，企業應在這項工作中舍得投入人力、財力、物力，主動推進檔案信息化建設。只有實現企業檔案工作的信息化，才能和企業的發展相協調，才能適應外部環境的需要，為企業提高市場競爭力，實現可持續發展做出更大的貢獻。

（作者單位：新天綠色能源股份有限公司）