檔案信息化建設實效性之我見

趙桂娥 王文巖 劉亞濤

檔案管理的信息化在現代的檔案管理工作中已經是屢見不鮮，信息化的檔案管理對于檔案的機密性有了更大的保障，也更加有利于檔案的查找和使用。對于檔案信息化建設的實際效果有所了解，才能更好的對檔案進行信息化的管理。

一、對信息化的基本認識

對于信息化的理解，各有各的看法，但在大多數人看來，信息化指的是人們在日常的社會活動中，通過對信息技術的普遍使用，對于信息資源可以更加充分的進行利用，并且不斷的推動社會和經濟的發展，它所強調的是通過信息的基礎結構，將各種要素綜合起來開展的應用過程。信息化的發展主要經歷了產業的信息化和經濟的信息化以及到達社會的信息化這幾個階段。信息化的出現與發展，必然也就推動了信息化的建設，通過信息化建設而不斷的達到信息化的目的。

檔案領域實行信息化，他具體的表現形式、基本涵義與信息化的基本涵義是一致的。檔案信息化就是在檔案不改變其實質意義的情況下，檔案的結構和它的存在形式通過信息化來完成。而檔案信息化建設就是實現檔案信息化的一種手段。因此，檔案信息化與檔案信息化建設是有區別的，一定要注意區分。

檔案信息化建設是一個比較復雜的過程，檔案信息化的建設是包括很多方面的，它主要包括資源有序組織和開發利用、數據庫建設、網絡建設、相關的政策和法規的制定與實施、人才的培養等方面的內容，因此檔案信息化的建設是一個非常龐大的工程。在現階段，檔案信息化建設的任務主要是信息傳遞實行網絡化、信息管理實行自動化、信息服務實行遠程化以及信息儲存實行數字化等。

二、何為“實效性”

當前，提高檔案信息化建設的實效性是非常重要的，那么什么是檔案信息化建設的“實效性”？簡單來說就是檔案信息化建設所達到的實際效果。它的原則就是要求投入最低的成本而獲得最大的效益。在本人看來，要保證檔案信息化建設的實效性，就要保證做到“能用、有用、會用以及好用”。

能用就是說每一個環節和每個方面記憶每一個項目都能正常的運行。要能夠保證信息的數據庫可以開通，網絡不能夠出現斷線，用戶可以得到需要的資料。工作人員正常工作。但是這些都是基本的要求。在做到能用的同時還要做到好用，能夠保證檔案管理系統時刻處于最佳狀態。

有用就是說檔案信息信息化建設的作用，要真正的理解這個問題，我們不能只是從宏觀意義上進行理解，也要注意一些具體的意義。要根據不同部門的不同情況，來認真的對它的具體作用進行規劃，不能空將一些大道理，這樣會造成華而不實的情況出現。

所謂會用，就是參與檔案管理的人員要熟練的掌握檔案信信息化的管理技術，并且對于各種檔案的各類法規和制度都比較熟悉，能夠很好的對來進行檔案業務的人員提供幫助。另外，檔案用戶對于檔案信息化也應當有一定的了解，具備最基本的知識和查找技術。

三、措施和途徑

在檔案信息化的建設中，不僅要對這些知識有所了解，還要努力找出一些提高其實效性的具體措施，主要可以從下面幾個方面來進行：

1.注意原則

在進行檔案信息化的建設時，一定首先把握住“成本——效益”原則。在現在的社會中，很多人做事情都不考慮成本，往往是造成投入較高的成本，沒有得到應有的效益。另一方面，現在的很多人都比較喜歡趕時髦，對于比較新鮮的事物充滿好奇，不管結果如何，先進行體驗。由于這種原因，我國的檔案事業的發展不可避免的受到了影響。檔案事業是一項崇高的事業，國家對它的投入是比較大的，但在以前的時期，大多都是藏得多，用的少，因此，很難較快的見到效益，因此也就不重視“成本——效益”。但是現在由于信息技術的發展，檔案信息化也自然而然的出現了。檔案信息化建設是以檔案自動化為基礎發展的，檔案自動化建設是檔案信息化建設必不可少的一部分。因此，檔案信息化建設在我國是有一定的基礎的。然而，必須要注意到的是，檔案信息化建設也是存在一定的問題的，主要的問題就是只注重建設，不注重使用，所以說“成本——效益”的原則還是沒有被重視，由于這種原因檔案信息化建設的實際效果并不理想。因此，要改變這種狀況，就要改變觀念，使“成本——效益”原則深入到人們的腦海。

2.注意合理的規劃

在進行檔案信息化建設中，當建設所用的經費都比較緊張的時候，每個單位都要做好合理的規劃，將大部分的物力和財力都要放到重點項目上來。只有掌握住重點，才能夠盡快的實現其應用。當完成重點建設之后，再逐步進行全方位的建設。有關的部門要注意統一規劃，不能盲目進行建設，應該加強指導力度，可以先建設試點工程，然后依據試點工程進行指導，以此來提高檔案信息化建設的實效性。

3.良好氛圍的創建

在進行檔案信息化建設上，有一個良好的氛圍是十分重要的。有關部門要注意創建一個和諧安全的良好氛圍。環境建設也在檔案信息化建設的范圍之內。但是這個環境建設并不是我們平時所提到的環境建設。檔案信息化的環境建設主要包括檔案信息化的標準、法規、政策和制度建設。一個和諧安全的環境是提高其建設實效性的必要條件。雖然國家已經有了一些政策和措施，但還不夠完善，仍然需要進一步的進行細化，使這些法規和制度具有嚴密的科學性。目前的檔案信息管理還比較混亂，急需做出一個嚴格的標準，使檔案信息化建設足夠科學，避免重復和浪費，提高其實效性。

4.把握技術選擇的平衡度

在進行檔案信息化建設的技術選擇時，要注意把握技術的適用性和先進性的平衡。檔案信息化的建設是一個大規模的工程建設，主要是依托信息技術。從某種意義上來說，檔案信息化的水平是由信息技術水平來決定的。技術的選擇，要能夠適應其應用。技術的選擇，并不一定說已最先進為標準的，而是以最適應為主要的依據，再先進的技術，用在它的建設上不能夠適用就不是最好思維。

5.豐富數據庫的建立

檔案信息化建設最重要的內容是資源的開發和利用，因此，需要將檔案管理的基礎工作和信息建設進行結合，如果基礎工作夠牢固，那么資源的開發利用就相對容易。在目前，我國的很多檔案信息網站的資源都比較匱乏，僅僅可以提供一些簡單信息，很多都是空有其表而無其實。因此，建立豐富的數據庫是當前的一項重要工作。而要做到這一點，就必須做好檔案的基礎工作，只有這樣，才能夠在檔案信息建設上有一個資源豐富的數據庫，才能從根本上提高其實效性。

（作者單位：河北省地礦局第四水文工程地質大隊）