淺談檔案信息電子化管理的重要性

薛付云

隨著經(jīng)濟(jì)的日益進(jìn)步，以紙質(zhì)形式為主的檔案資料無(wú)論從其形成、保存和查閱利用等各個(gè)方面都有很多局限。首先在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多的依賴于手工操作，要求手工完整、齊全;避免漏寫(xiě)、漏抄;用筆規(guī)范、字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。紙質(zhì)的文件和圖紙受溫度濕度環(huán)境等影響較大，紙質(zhì)檔案的耐久性取決于紙張纖維素的性質(zhì)，纖維素在高溫、高濕、酶、氧化劑等情況下容易發(fā)生氧化和水解反應(yīng)，易遭到破損。在檔案保存過(guò)程中，稍不留意就可能造成不可挽回的損失，并且紙質(zhì)文檔原始件只有一份，借出后容易造成丟失和損壞，只能復(fù)制原件，期間要耗費(fèi)時(shí)間和精力，特別是對(duì)于比較緊急的境況，很不方便。要打破這些局限，就要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化管理。

一、檔案信息電子化管理的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)狀

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。這使檔案電子化建設(shè)提上了日程，為檔案工作帶來(lái)了新的研究課題。與此同時(shí)，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化，諸如文件的起草，簽發(fā)，催辦，歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。由此看來(lái)，檔案電子信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（一）使用的檔案管理軟件缺乏通用性。目前我國(guó)各檔案部門開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，還沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，這對(duì)于快捷地出版信息編輯成果，具有明顯的負(fù)面影響，也制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化其中首要的檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要健全并真正實(shí)施。

（三）檔案信息電子化管理人員的素質(zhì)有待提高。同時(shí)，檔案工作也要改變傳統(tǒng)的工作方式和管理手段。利用計(jì)算機(jī)管理、開(kāi)發(fā)檔案信息資源，迅速準(zhǔn)確地提供檔案信息的查詢、檢索，是檔案管理的發(fā)展方向。

二、檔案信息電子化管理的特點(diǎn)

檔案信息電子化管理是管理現(xiàn)代化的必然要求，所謂檔案信息電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形成的二次文獻(xiàn)供人們利用的過(guò)程。它主要包括電子文書(shū)、電子報(bào)表、電子信件等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：

（一）充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。電子檔案能為檔案部門提高工作效率、減少人力、物力、財(cái)力、時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用，從而提高檔案信息的時(shí)效性，大幅度提高了工作效率。

（二）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

（三）檔案信息電子化管理使電子文件的保存更加穩(wěn)定，電子文件的保存載體如DVD、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，這些載體的普遍特點(diǎn)為存、讀方便快捷、便于傳遞、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較高的穩(wěn)定性。

三、檔案信息電子化管理的意義

在非信息化的時(shí)代，眾多檔案文件以紙質(zhì)形式存在，作為最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣的存在形態(tài)使得珍貴的檔案信息資源不能很好的為各政府領(lǐng)導(dǎo)和廣大人民利用，而電子化可以很好的解決這個(gè)問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案電子化，能夠沖破檔案利用的種種局限，使得檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的合理配置，科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效的服務(wù)。現(xiàn)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需求量不斷增加。但在紙質(zhì)檔案利用方面，查閱起來(lái)十分不便，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。這都迫使檔案保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化，多功能的服務(wù)措施，使檔案的信息能及時(shí)、方便的提供給各方面的需求者。

四、實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化管理的有效途徑

（一）規(guī)范電子化檔案管理制度，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。我們應(yīng)該由上至下建立統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔方法等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔，由專人負(fù)責(zé)，并妥善保管，確保歷史檔案資料的完整和安全。同時(shí)有計(jì)劃的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行政治思想教育，并組織參加培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，造就大批檔案管理的高素質(zhì)人才，從而滿足電子化的檔案管理工作需要，改變電子化檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

（二）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，也是工程的主體。建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。在加快檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)也要規(guī)范檔案數(shù)據(jù)化的技術(shù)系統(tǒng)，并逐步建立互通兼容系統(tǒng)，使各種電子檔案在通用標(biāo)準(zhǔn)下順暢轉(zhuǎn)換。

（三）建立電子檔案應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)資源共享平臺(tái)。我們需要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開(kāi)辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時(shí)間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺(tái)需按級(jí)次設(shè)置查訪權(quán)限，以便機(jī)關(guān)各科室自行查詢所需資料，消除影響資源共享的其他因素，全面提高整體工作效率。

（作者單位：曹妃甸區(qū)檔案局）