檔案信息化工作淺析

陳紅

隨著微機的普及，網絡技術的迅猛發展，辦公自動化的日趨完善，各個崗位已經不能離開電子設備及網絡的支持，檔案工作也是如此。

所謂檔案信息化，就是檔案工作中全面應用電子網絡技術，對檔案信息資料進行分類、錄入、管理，加速實現檔案管理現代化的進程。這是一個長期的發展過程，在此過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用效率。 檔案工作最初是以人工為主，首先要進行手工分類，再按時間順序進行錄入、組卷、歸檔 、手寫目錄，耗時費力，效率低下，檔案信息化工作的開展，極大的解決了以上問題，提高了工作質量。

一、實現檔案信息化的基本條件

（一）要有規范的檔案管理機制。首先要人工和電子錄入相結合，對所需要歸檔的各類文件進行收集、整理進行分類，然后形成電子文件進行錄入、編目、存儲、檢索、開發利用及檔案統計等制定出標準、規范的工作流程，確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通。它不是簡單的手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。

（二）要有必要的基礎設施支撐。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。我局已在2013年為檔案工作購置了數字錄入軟件及專門的服務器設備，保障了檔案工作的順利開展。檔案分類是建立檔案信息數據庫的第一步，通過分類將文件的內容按永久、30年，10年三類記錄下來，然后按黨組，辦公室，稅政細分形成目錄，將目錄逐一錄入計算機，組成檔案信息數據庫，建立檔案目錄數據庫，便于查找歸檔文件。

（三）要有專業的檔案管理人才。檔案信息化建設，人才是關鍵，檔案工作需要復合性人才。它不僅要具備最基本的檔案管理知識，熟悉檔案業務，還要掌握計算機管理應用，懂方法，會操作。最初的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術;而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、具體流程卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。所以需要檔案部門定期培訓，既要掌握檔案基礎知識，又要充分了解計算機技術，只有兩者相結合還能更好的利用到檔案工作中來。

二、推進檔案信息化工作應重點解決的

問題及決策建議

想要使檔案信息化工作更快、更好的發展，需著手解決以下問題：

（一）是人員配備上。目前各單位在檔案人員的配備上大多未作長期考慮，多是兼職人員因未經過正規培訓，精力過多分散到其它工作中，不但檔案知識了解不夠，計算機專業知識也知之甚少，檔案管理軟件的應用比較困難，在一定程度上影響了檔案信息在機關辦公自動化中作用的發揮。

（二）是硬件設施上。需要各單位配備專門的檔案管理軟件和服務器設備，要保證專機、專人、專用。還要設有配套的檔案專柜，滅火設備，恒溫設備，保證檔案的完好性。目前大多數單位已注意到這一問題，并積極改變現狀，努力在軟、硬件設施上跟上步伐，讓檔案工作更具體化、標準化、規范化。

（三）是網絡安全性上。數字化檔案信息必須要采用一套完整的安全措施，保證網絡系統安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數據和應用系統不被破壞，系統時刻保持正常運轉，重要信息不泄漏或被修改。需要在管理上制定嚴格的管理制度，配置防火墻產品，安裝防病毒軟件，保證檔案系統的正常運轉。

（作者單位：唐山市地方稅務局）