興隆礦業公司檔案信息化管理工作

白亮

承德興隆礦業有限責任公司的檔案管理部門，其前身為興隆礦務局檔案室，成立于1960年，自此開始實施文書、科技、會計檔案的統一管理;2002年和2006年分別增加了土地檔案和人事檔案管理。自2009年以來，在開灤集團檔案館直接指導下，興隆礦業公司檔案室開始了全方位的針對所有室藏門類檔案的信息化建設與利用工作。

一、初步實現了各門類室藏檔案的電子檢索。興隆礦業公司，已走過了五十多個不平凡的春夏秋冬，形成了大量室藏檔案，這些各門類檔案既記錄著興隆礦業公司自身企業發展歷程，同時也是不同時期國家經濟建設個體真實寫照，乃至于是整個鷹手營子礦區這座城市從無到有的歷史鑒證。在改制前，興隆礦業公司在檔案利用環節，大量工作時間都耗費在檔案查找階段。在檔案利用時：借閱人首先要登記，然后需要檔案管理人員根據紙質檢索目錄，在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中還有可能造成原始檔案損壞，從而給查閱人員及檔案管理者帶來諸多不便。

在企業全面劃歸開灤集團后，根據上級檔案管理部門的指導，興隆礦業公司著力解決了檔案的電子檢索問題，截止到2014年11月，興隆礦業公司檔案室共計著錄室藏的文書、科技、聲像、土地、會計、資料、實物、人事等8個門類檔案的電子檢索目錄57000余條，初步實現了檔案利用環節從“手工查找”到“電子檢索”的檔案信息化管理過度工作。

二、信息化的初步運用，改變了興隆礦業公司檔案管理工作總體水平。一方面，信息化提高了興隆礦業公司檔案工作各環節效率。通過計算機實現檔案數據只需一次錄入，便可以被檔案工作各環節多次利用;錄入的數據，還能實現用統一格式，迅捷地打印出相關文件單據、匯總表及檔案的各種背脊、封面，案卷目錄、文件目錄和備考表等;也能實現自動統計檔案信息，將需要的檔案信息進行統計處理，從而快速形成所需報表等操作。另一方面，提高了檔案管理人員工作效率。興隆礦業公司在檔案管理工作中，通過充分運用電子檢索等操作，無論在時間還是空間上，都讓檔案管理工作顯得更為方便、簡捷。借助計算機軟件提供多種查詢操作：管理人員也可以實現從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，大大縮短檔案利用時間。檔案工作融入了現代信息技術后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，可以有更多時間從事檔案收集和編研工作，極大提高檔案管理部門整體工作效率。

三、進一步降低企業運營成本。興隆礦業公司在并入開灤集團后，謀劃了“一主兩翼”企業轉型發展戰略，針對企業內部各環節提出了“提質、降本、增效”目標。信息化成為興隆礦業公司，實現這些理念重要橋梁。而檔案管理工作，作為企業重要組成部分，便捷、迅速的檔案信息化管理工作，能更好服務于企業轉型發展全進程理念，已被越來越多興隆礦業公司各部門所接受。目前，興隆礦業公司初步形成了依托開灤集團OA電子辦公系統平臺，實現了文檔創建與管理的一體化流程，電子文件經過起草、傳閱、審核、會簽等虛擬流程，自動將電子文件完成歸檔收集，初步實現無紙化辦公，網上借閱等便捷操作，不僅提高了企業自身運行效率，還進一步降低企業運營成本，從而將檔案管理與企業發展進行“無縫隙”鏈接，初步實現了檔案工作要更好的服務于企業轉型發展的管理理念。

在行業發展動力不足大背景下，興隆礦業公司檔案信息化管理工作，還面臨著許多困難和問題。

一、專業人員不足。興隆礦業公司若要全面實現企業檔案信息化管理，就需要大量現代檔案管理專業人才。而現代檔案管理人員，不僅要掌握計算數據管理技術，還要熟悉檔案專業知識以及敏銳發現檔案業務領域最新發展動態。在進行檔案信息化建設時，還需要付出大量的前期布局和后期維護等專業性操作，而檔案管理崗位所特有的枯燥性和繁瑣性的特質，確實與當今社會主流的快餐式生活理念格格不入，再加之興隆礦業公司檔案管理崗位與絕大多數國有企業檔案崗位有著類似的缺乏刺激性工資激勵機制，使得興隆礦業公司的檔案管理崗位，對于高素質專業人員缺乏足夠吸引力，而且檔案管理人員流動性相對較大，從而制約著企業自身檔案信息化管理進一步升級。

二、檔案信息化管理水準還需提高。在電子數據安全性和保密性管理方面還要細化，興隆礦業公司檔案室現已擁有幾萬條機讀目錄， 但還未完成按照安全性原則進行的檔案電子目錄分類保管工作。"開放"目錄與"控制"目錄數據混合存放在一個數據庫中，有的在檔案信息著錄項目中沒有"控制"環節，把原始目錄數據直接提供檢索利用，機讀信息容易泄露。

三、檔案信息化管理還欠缺諸多軟硬件設備。目前，還沒有配備專業檔案管理軟件，難以實現海量數據存貯，快速檢索利用的檔案信息化進一步升級需求。面對不同門類室藏檔案的信息化管理，也沒有配備相關專業設備，如管理音頻、視頻等多媒體檔案所需的高畫質相機（如單反相機，要求附帶攝錄相功能，大容量存儲卡）、錄音機（筆）等。

（作者單位：開灤集團承德興隆礦業公司）