煤炭企業檔案信息化平臺的建設

秦佳榮

1、檔案信息化建設的重要性及現實意義

檔案信息化是在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行了處置、管理和提供利用服務的工作。具體的可以理解為檔案信息實現“三化”：一是檔案信息數字化;二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化;三是檔案信息網絡化。

1.1檔案信息化建設的重要性

一是改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為企業提供高效、優質的服務。

二是用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優勢，可以發揮重要作用。

三是為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

1.2檔案信息化建設現實意義

檔案管理的信息化、網絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯而意見的效果和收益。

一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理工作效率。

二是檢索查詢方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從眾多的目錄中找出所需的檔案的編號，然后根據編號到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案數據庫中檢索出需要的檔案信息，快捷地提供利用。

三是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

四是有效的提供服務。檔案管理的信息化，管技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率;同時檔案資料的電子化更便于管技人員的二次利用和開發，提高了企業整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。

2檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等五個方面。

2.1基礎設施建設

主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機網絡。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。計算機網絡按照網絡連接的距離可分為局域網、廣域網和互聯網等三種類型。

2.2檔案信息資源建設

主要包括兩大方面，一是現有館藏檔案（包括紙質檔案、縮微膠片、實物檔案、錄音檔案和錄像檔案等）的數字化;二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中。

2.3標準規范建設

這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等;技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。

2.4人才隊伍建設

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質放在第一位，加強對檔案人員計算機網絡技術等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，用規范標準正確處理好計算機網絡、計算機的硬件和軟件、檔案數據庫、現代信息技術人員的關系。以人為本，堅持把檔案數據庫作為核心要素來抓。

3.檔案信息化建設舉措

檔案信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化、管理手段的現代化，檔案存儲環境控制的科學化。加快檔案信息化建設要做好以下幾方面的工作。

3.1加強領導，提高認識

要拓寬各級領導的知識領域，在提高領導信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現有的知識結構，以適應信息化建設的需要。

3.2加大投入，增配軟、硬件設施

一是加大投入。企業檔案部門要配備計算機、掃描儀、照相機等硬件配置，加強計算機網絡建設，同時在煤炭企業網絡平臺上開辟檔案管理平臺。二是開發適合煤炭企業檔案信息化管理的軟件，其基礎數據庫建設，根據存量數字化，增量電子化的要求，一方面實現電子文件的歸檔、管理和利用;另一方面，將現有檔案分批次地數字化，加強基礎數據庫建設，逐步建成檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫。

3.3引進和培養信息化建設人才通過檔案培訓，提升工作人員業務能力，對企業專職檔案管理人員采取重點培訓的方式，培養懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，提高信息化技能，提升信息化素養，增強信息化意識，這樣才能夠積極主動地挖掘、搜集、利用各種對煤炭企業建設和檔案工作開展有價值的信息化資源，從而提高信息化檔案資源的質量，提高工作效率。

總之，建立具有煤炭企業特色的信息化平臺不僅有利于原始檔案資源的保護，還有利于檔案資源的開發利用，極大地方便檔案工作者及檔案使用者，節省大量的工作時間，提高工作效率。

（作者單位：開灤能源化工股份有限公司范各莊礦業分公司）