論“綜合電子檔案管理平臺建設”的實用性

于麗娜

企業檔案信息化管理是目前企業檔案工作目標管理的重要組成部分，也是檔案管理的創新點和突破點。尤其《河北省企業檔案工作目標管理認定辦法》實施后，對企業檔案信息化管理的要求更加系統、更加完善。然而，要實現檔案信息化管理就必須建設“綜合電子檔案管理平臺”，開灤集團作為煤炭行業的龍頭企業，自2007年開始采用河北科怡科技公司研制的檔案管理系統C/S、B/S結合體系架構，以光纖信息主干網為依托，緊密與OA系統相銜接，實現了檔案分級管理體制下的數據集中、扁平管理、文檔一體、資源共享、高效運行。并利用五年時間，先后兩批組織24個基層單位建成了綜合檔案信息管理平臺，為大量接收和儲存電子檔案提供了保障，為實現全集團公司檔案信息資源共享奠定了基礎。作為基層單位的一名專職檔案員，通過幾年來綜合平臺的使用，切實感受到在檔案管理中所起的作用。現從以下三個方面論述“綜合電子檔案管理平臺”建設的實用性。

一、利用OA辦公自動化系統，

實現檔案自動化歸檔

一是，檔案綜合管理平臺可以實現文檔信息管理與辦公自動化的無縫銜接。軟件中接口程序可與本單位OA辦公系統相聯，自動將OA中形成的文件目錄和電子原文（包括電子印章）歸入檔案中，并且完成歸檔文件自動排序，自動生成檔號章，自動填充檔號章內容等自動化歸檔操作;二是，實現了檔案保管期限自動劃分，軟件中設立保管期限項，可根據公司實際情況選擇相應項，可自動記憶劃分，提高工作效率，并且更加規范;三是，電子原文導入、紙質原文掃描，公司各類檔案的歸檔，要求紙質檔案和電子檔案同時移交，軟件本身具備導入功能，這樣電子檔案可直接導入軟件，加快了檔案數字化建設。并具有掃描接口，對無電子版的檔案直接批量掃描。速度快，效率高。另外，還有各類報表的打印、數據的質檢、數據的導入導出等等，實現了檔案自動化歸檔。

二、通過數字化加工，建設檔案信息庫

數字化加工是檔案信息化建設的基礎，由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發黃、發粘、發脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。而實現檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

將大量的紙質檔案數字化就必須借助檔案綜合管理系統，它本身所具有的功能可以解決相應的問題，例如，數據著錄：根據不同檔案的組卷方式，按照規范的數據著錄標準將檔案數據錄入到系統中;檔案掃描：按照檔案原件紙質、清晰度選擇使用不同的掃描儀和掃描方式（黑白、彩色）掃描;圖像優化：掃描后的圖像通過圖像處理系統批量處理或逐張處理（去污、糾偏、局部特殊處理等），檢查文件順序，對于掃描文件達不到質量要求的重掃，漏掃部分補掃;圖像質檢：檢查經過圖像優化后掃描文件的可讀性、完整性、頁面去污等技術處理是否達到要求;批量掛接：將符合質量要求的目錄數據與掃描文件存儲到檔案管理系統中;報表打印：根據用戶需求打印更換各種檔案目錄，如案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表、歸檔文件目錄等報表;交付使用：將數字化完成后的目錄數據與掃描文件存入檔案信息管理系統，并將系統數據安裝到用戶指定的機器或服務器上提供查詢利用。只有按照分類將所有的檔案轉化為數字的檔案數據庫才能真正實現檔案信息化，實現網上檢索查閱等。

三、利用檔案在線查閱系統，實現資源共享

檔案的價值最終體現在利用上，檔案工作始終是“服務先行”，檔案在線利用是檔案提供服務的新型渠道。檔案在線利用系統是通過IE瀏覽器直接對檔案庫里的信息進行檢索，系統依托單位內網，按照檔案管理系統權限設置范圍進行檢索，目錄下可直接查看原文，方便各類人群的查閱利用。另外還可以進行管理員在線登記檔案借出、檔案歸還、檔案續借和檔案利用結果查詢等等，綜合檔案信息管理平臺的建成使用，使企業實現了OA自動辦公系統與檔案管理軟件的無縫鏈接，有效解決了電子文件不能直接歸檔和進行網上查詢的問題，滿足了公司現存各類檔案（包括現行文件、資料檔案、文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、專題檔案等）的機讀管理、電子文件歸檔需要和前期檔案數字化加工需要，提高了工作效率，實現了資源共享。

四、開展統計，掌握各類館藏信息

“綜合電子檔案管理平臺”中作業量的統計用于對檔案的目錄及原文作業量統計，包括各類檔案的總數目、原文的數目及頁數的統計，另外還可以進行檔案檢索利用記錄查詢統計、年報統計等，并可以形成報表輸出，使檔案管理人員直觀準確地掌握各類檔案信息。

綜上所述，“綜合電子檔案管理平臺”集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理的脈絡，是提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，實用性強，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

（作者單位：開灤林南倉礦業分公司）