淺談信息技術在檔案管理應用中的必要性

何樹梅

一、計算機技術在檔案管理工作中的發展及應用

計算機對檔案信息的管理，具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性強等，這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門實現科學化、正規化、標準化管理的重要條件。但是由于檔案人員專業水平不等，計算機的應用技術水平也參差不齊。為此，加快提高專兼職檔案人員綜合素質，成為一項重要的任務擺在檔案工作面前。

從20世紀90年代開始，世界范圍內以計算機為核心的現代化信息技術的發展和應用，給檔案管理帶來前所未有的沖擊和革命。首先是計算機技術被廣泛引入到日常的檔案管理工作中。其中最為突出的表現在檔案檢索工作上，即利用計算機的超大容量和運算快捷的特點，將檔案檢索系統輸入計算機之中，把文書檔案、技術檔案卷內目錄、案卷目錄等錄入計算機，以提高檔案檢索的質量和速度。其次，利用計算機光盤、磁盤、掃描等技術將檔案信息進行大容量的存儲和高效的檢索。第三，利用計算機技術實現文檔管理與辦公自動化的無縫銜接，并達到檔案資源共享的文檔一體化水平。第四，檔案信息經數字化后轉化為數字信息，以數據庫的形式存在，通過計算機網絡技術對檔案信息資源進行互通、合理共享。

二、計算機技術管理檔案是促進計算機信息處理與檔案信息管理相結合的一種嘗試

近年來，我國檔案事業發生了巨大變化，檔案隊伍的綜合素質也有了顯著提高。檔案管理除保管檔案實體延長其保存壽命和維護歷史真實面貌外，其重要任務就是開發檔案信息并提供檔案信息服務。檔案工作屬于信息管理服務范疇，而計算機在數據處理與信息管理方面又具有無與倫比的優勢，是檔案信息化建設最重要的物質基礎和技術支持。檔案管理信息化就是利用現代化的信息技術變革檔案管理的模式，具體地說它包括檔案本身的信息化、檔案管理工作模式的信息化、檔案工作目的的信息化、檔案管理方法的信息化，就是我們通常說的檔案的數字化。比如使用計算機技術、網絡技術和建立在其上的管理信息系統軟件進行檔案的信息化管理。它進一步發揮在檔案事業宏觀管理中的積極促進作用，又可促進計算機信息處理與檔案信息管理及開發的有機結合，對提高檔案人員現代化管理能力和檔案信息化建設起著引導和推動作用。

三、計算機技術在檔案管理中的應用有利于增強各級領導的計算機意識和現代化意識

21世紀是一個高科技無所不在的新世紀，我們將在高科技的發展中求生存、謀發展，檔案工作面臨著高科技的挑戰。為此，要求檔案工作者及檔案部門的領導不僅要具備高科技的基礎知識、基本技能及對高科技的運用和創造能力，而且還要有一顆緊扣高科技發展脈搏而跳動的心。然而，現實檔案管理中，檔案部門的計算機意識較弱，時代緊迫感不強，現行的管理手段有的仍停留在傳統的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時間和精力進行信息開發，即使做了一些開發工作，質量也不高。究其根源，除機制、素質、經費等因素外，一個重要方面就是有些檔案工作領導對計算機在檔案管理中的作用缺乏足夠的認識，缺少計算機管理檔案的意識和愿望，致使檔案隊伍中計算機專業人才緊缺，現代科技理論與管理技能層次較低，知識結構不合理，因而檔案現代化管理水平也很難有實質性的提高。這些狀況表明，在信息化時代，強化檔案工作人員特別是檔案領導干部的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，是加快檔案由手工管理向計算機數字化管理轉變的關鍵，是非常迫切的要求。這必將會促進檔案人員關注檔案工作現代化，自覺學習計算機知識并積極應用計算機技術的認識，從而不斷加快檔案現代化的建設。

四、順應現代信息化發展和全面提高檔案工作者的素質

在信息網絡環境下如何發揮檔案工作自身的特點和優勢來為社會、為企業提供高質量、全方位的檔案信息服務，是當前檔案工作的重要任務之一，檔案工作者素質的提高和意識的的培養是關鍵。如果僅憑原有的知識、技能、經驗很難適應新技術應用的要求，檔案人員只有不斷學習和掌握新知識、新技能、新本領，才能很好地參與電子環境下的業務轉型并起到積極的促進作用。檔案工作者素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在。可見掌握檔案管理計算機技能，不僅可以促進檔案專業教育，加快檔案體制改革的步伐，調整人才培養方向，以適應時代需求，而且還有利于增強檔案人員的學習意識和時代感意識，不斷促進檔案干部隊伍知識結構的改善和優化。因此，建議上級檔案部門要定期對檔案管理人員進行專業技能和現代信息技術應用能力的培訓，使之在掌握檔案專業知識，了解新學科知識的基礎上，積極調動檔案工作者不斷更新自身的知識結構，以適應飛速發展的檔案現代化要求。也只有具備一支高素質的專業隊伍，才能靈活應對電子形式的檔案信息服務，提高管理效率和質量，可以肯定地說：隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及檔案部門運用計算機技術的迫切需要，計算機技術在檔案部門的普及應用已經成為不可逆轉的發展潮流。為適應這一新形勢的發展，檔案部門的領導應注意培養一批具有高層次的檔案人才隊伍和檔案信息技術學科帶頭人，不斷更新知識，傳授知識，強化檔案人員業務素質的提高，以適應新時期檔案事業發展的需要。

（作者單位：開灤能源化工股份有限公司范各莊礦業分公司檔案科）