論信息化條件下檔案的開發利用

鄧紅梅

隨著電子計算機技術、通訊技術、網絡技術和信息技術滲透到社會各個領域，全球已經進入信息化社會，在信息化浪潮中，檔案工作也逐步信息化，但如何創新服務，應用現代科學技術管理和利用檔案，讓檔案活起來，提高檔案的利用效果，適應社會的發展，從而更加有效地為社會服務，就是擺在檔案工作者面前的新課題。

一、當前檔案開發利用現狀

1.長期以來，檔案工作由于受傳統思想的束縛，大部分檔案部門僅局限于一般的收集、整理、保管和借閱上，而且是重實體管理、輕開發利用，致使檔案信息資源的開發利用處在一種低水平的狀態。

2.檔案部門目前仍沒有完全走出封閉狀態，主動性服務意識不強，大多數檔案部門的工作方式仍局限在接收檔案、編目立卷、入庫上架、查閱調卷方面，在利用上也是一問一查的被動服務。利用是檔案工作永恒主題，沒有提供利用，檔案是就死檔案，其價值和潛力就體現不出來。

3.隨著信息化進程，檔案信息資源建設已經成為現階段檔案信息化建設的重點，館藏檔案的數字化和電子文件的接收使檔案館蘊藏了海量的檔案信息資源，但這些信息資源卻沒有很大程度的利用起來。

二、信息化條件下檔案信息資源特點

1.信息實體的虛擬化。在網絡環境下，以各類檔案為載體的知識信息，都可以方便地轉化為數字形式。數字檔案館創造了一個奇特的“信息空間”，用戶對館藏的利用將不再受地理位置的限制，擁有一臺聯網的計算機就可以方便享用世界各地數字資源。

2.信息利用的共享化。檔案信息共享必須是無障礙的檔案信息網絡交流，通過計算機網絡的信息傳輸，最大限度地實現檔案信息資源共享。數字化檔案信息資源通過網絡，用戶可突破時間和空間的限制，打破檔案信息傳輸的瓶頸，隨時隨地在網絡上檢索和查詢所需的信息。

3.信息服務的社會化。數字化檔案信息資源不僅提供檔案，還將提供更深層次的信息服務，滿足社會的不同信息需求。它要突破時空的限制，要實現服務角色的轉換，同時要克服信息間的脫節問題，使實現最大化的檔案信息資源共享成為可能。

三、信息化條件下檔案利用需求

現代的檔案工作與傳統的檔案工作并沒有什么本質的區別，信息化改變了檔案傳播、開發、利用和管理方式的同時，對檔案信息利用者及其需求也產生了深刻影響，檔案信息化使得用戶數量增加，用戶需求觀念也不斷發生轉變，對檔案工作的要求有了很大的變化。利用者希望足不出戶，便可以通過計算機網絡實現對檔案信息的異地查詢和檢索，并根據自己的權限和利用需求，自由檢索，采取所需信息。

此外，信息化背景下，信息與載體不再從一而終，信息技術的發展推動檔案信息的優化組合，可以進行多元檢索，提高查全率和查準率。

四、信息化條件下檔案開發利用途徑

1.通過集成化檔案管理與服務平臺建設，增強業務管理平臺對數字檔案的管理能力、提供網絡化服務的能力;借助先進技術手段（如無線條碼閱讀器、電子標簽、手持掃描識別器）等，提高業務管理的自動化水平與工作效率。

2.提高檔案信息檢索和查詢技術，能對館藏進行屬性檢索、全文檢索或目錄索引檢索等。同時，提供基于數字化圖象、影像或聲音內容的查詢技術，進行圖象、聲音等各種形態的檔案信息檢索。

3.保持數字檔案館知識資源的動態更新，滿足對用戶開展知識服務的需要。保持檔案數字庫及時動態更新，提高數字檔案館對用戶需求的快速反應能力，滿足數字檔案館對用戶開展知識服務的需要，解決用戶所面臨的問題。根據用戶的需求考慮及時調整知識庫的內容，對知識進行去偽存真，去粗取精工作。

4.強化檔案編研和信息資源開發利用。館藏檔案的大量數字化處理和管理信息系統功能的完善，為檔案編研創造了良好的條件。借助搜索引擎技術，可以有效建立主題內容關聯和聚類。由此將大幅提高檔案的可用性;通過深度數據加工，能夠從館藏檔案中提煉出大量有價值的信息資源，譬如：通過深度加工建設工程檔案數據，可以為區域三維空間信息資源庫提供基礎信息。

5.加強檔案信息網站建設。檔案信息網站是檔案館宣傳業務、面向社會收集檔案、提供服務的重要窗口，是實現檔案館與社會公眾、企業建立良性互動的有效途徑。尤其是數字檔案館建成之后，借助檔案信息網站開展業務和提供服務，會大幅提升工作效率和提高服務的便捷性。

五、信息化條件下檔案開發利用的安全

安全問題一直都是計算機網絡時代讓信息管理人員和用戶最為頭痛的難題，同時，也是數字化檔案信息資源建設中的重大難題。計算機病毒是計算機網絡信息安全問題中最主要的敵人。網絡上的計算機病毒已對計算機網絡系統的信息安全構成嚴重的威脅。計算機黑客一般是出于好奇或者自我挑戰的極端心理，經常對某些重要的信息資源進行惡意攻擊、篡改。人為或偶然事故造成的威脅，一般是參與相關工作的人員因為操作失誤產生了不可預知網絡系統、軟硬件故障等， 以上這些都有可能使數字檔案信息的安全受到不同程度的威脅。

如何才能保障計算機系統的安全，人們有不同的意見，但比較一致的看法是計算機系統的安全沒有一種一勞永逸的解決措施，更需要將計算機系統的多種安全防護技術與管理措施結合使用。目前主要采用的防護技術有訪問權限控制、信息加密、防火墻、計算機病毒的防治以及建立數據備份系統等。管理措施包括建立健全相關的法律法規，以約束社會上種種危及數字信息資源安全的行為;制定并嚴格執行安全管理制度，以堵塞管理方面的漏洞，提高計算機系統的安全性。在保證檔案信息安全情況下，最大程度提高檔案資源利用率，為廣大用戶提供優質服務。

當今世界是以高科技為主導的知識經濟時代，知識已成為經濟、社會發展的主導力量。知識信息在飛速增長，信息利用率已成為國家實力的重要指標。檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值，檔案的開發利用是檔案工作的最終目的。只有開發利用檔案信息資源才是檔案工作自身價值的真正體現，積極開發利用檔案信息資源已成為現階段檔案工作的必由之路。

（作者單位：冀東油田檔案信息中心）