淺談燃氣企業檔案信息化管理與數字化利用

王軍紅

一、引言

唐山燃氣集團是原唐山市燃氣總公司與北京燃氣集團合資成立的股份制企業。近年來，伴隨著唐山市城市建設的快速發展，唐山燃氣在唐山市委、市政府、市住建局的正確領導下，緊密圍繞“抓安全、降氣損、定制度、謀發展”的工作思路，統一思想、創新舉措、凝心聚力、扎實工作，企業規模不斷壯大，營業收入連年攀升，職工待遇穩步提高，項目發展后勁十足，綜合實力顯著增強：目前，唐山燃氣集團擁有24個分子公司，民用戶50.2萬戶，工商福利用戶2105家，擁有各類輸氣管網2393公里，日均天然氣供應量為80萬立方米，焦爐煤氣供應量為150萬立方米，天然氣氣源主要來自中石油永唐秦管線和冀東油田南唐管線;焦爐煤氣氣源主要來自開平區、古冶區等焦化企業。供氣范圍涵蓋市中心區、豐潤區、古冶區、開平區、曹妃甸區、海港開發區等14個縣域城區。供氣規模和經濟總量位居全省同行業前列。

隨著經濟的發展和社會的進步，信息技術以其先導性、倍增性滲透到經濟和社會發展的各個領域，檔案信息化建設已成為推進社會變革和各行各業發展的重要內容，也是城市信息化建設和數字城市建設的重要內容之一。市政公用的燃氣行業作為城市基礎設施建設不可缺少的一部分，發揮檔案資源的效益，積極推進檔案信息化建設是時代的需要，是城市現代化建設的需要，更是企業可持續發展的需要。

二、企業檔案管理信息化建設

（一）背景

唐山燃氣集團有限公司各門類文書檔案、科技檔案等是企業建設、安全生產和發展的重要保障，經過多年的建設和積累，公司檔案庫藏總數近萬卷。過去集團公司主要依靠word、excel管理軟件，建立了簡單的檔案信息基礎數據庫，只限于檔案條目著錄或案卷級文件目錄查詢，文件打印等，現代化設備利用率低，檔案管理水平低，制約了檔案信息的有效利用。目前隨著公司的發展，許多業務已經進入了無紙化辦公階段，因此，檔案內容數字化，檔案管理與利用信息化是檔案工作服務于企業各項工作的必然途徑，也是實現集團公司整體檔案管理與控制的必然要求。

（二）積極推進檔案信息化建設

2014年，唐山燃氣集團研究確定將檔案管理信息化列入年度工作重點，為此集團公司投入資金用以更新升級檔案管理信息系統。按照檔案管理3A標準，添置了現代化管理設備，實施了紙質檔案數字化建設，制定了詳細的工作計劃和實施方案，明確了檔案工作管理體制，成立了檔案管理信息化工作領導小組。建立了3A檔案室，由原來的60平方米擴大為100平方米，實現了“庫房、閱檔、辦公”三分開，新配檔案柜14套，檔案裝具充足，達到了“十防”要求。同時，升級了檔案管理軟件，實現了微機化管理，極大地提高了利用效果，并健全了各項工作制度，對機關文書檔案、專業檔案、聲像檔案等門類、載體檔案實行了統一管理，同時還編寫了檔案室簡介、檔案分類編號方案、保管期限、專題目錄等檢索工具，實現了檔案接收、移交、借閱、統計、鑒定、銷毀等一系列管理功能，使集團公司檔案管理工作上升到新的水平。

從2014年6月份開始，燃氣集團開始組織人員對室藏檔案集中進行數字化錄入。此項工作歷時半年多，對集團公司成立以來的所有室藏文書檔案進行了數字化處理。

（三）加強檔案信息系統的安全管理和維護

1.建立健全檔案安全管理制度

要實現檔案信息資源的微機化，就必須消除不安全因素。為此，燃氣集團構建了一套系統、透明的檔案安全管理制度，明確規定了檔案人員安全管理職責、管理要求、管理目標和管理內容，并健全完善了檔案信息安全保密系統，確保了檔案信息、數據庫的安全。此外，為應付突發事件，集團公司還建立了檔案信息資源恢復備份系統，提供了可靠的系統備份、應用備份、數據備份，并明確專人，定期對計算機系統進行檢查和維護。

2.提高檔案管理人員的素質

檔案信息的安全與否，檔案人員的安全意識最為關鍵。因此檔案安全管理必須高度重視人的因素，加強檔案管理人員的安全意識。為此，集團公司計劃對各基層單位主管檔案管理工作的領導和兼職檔案員進行安全意識及檔案查詢系統操作使用的專題培訓，用以保證檔案系統能順利應用于日常管理工作。

三、檔案工作創新的思考

（一）檔案信息電子化是發展的必然趨勢

辦公自動化實現了無紙化，文件的起草，簽發，歸檔等運作過程都借助計算機和通訊網絡進行。這使檔案的生成方式發生了很大變化，需要對各種信息去偽存真，去粗取精，將有價值的檔案信息歸檔存儲，提供給檔案利用者。只有檔案信息具有系統新、真實性，檔案利用者才能獲得更為完善的服務，實踐證明，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。目前燃氣集團的文書檔案已基本實現了紙質檔案與電子檔案的同步移交。

（二）檔案管理模式創新是實現信息化建設的一次飛躍

檔案管理數字化創新了檔案服務方式，改善了服務環境。計算機管理將檔案管理人員從簡單、繁重的人工操作中解脫出來，大大節省了工作時間，提高了調查和調閱檔案的工作效率。因此，檔案管理信息化是實現檔案全面服務于企業各項工作的必然途徑，只有對檔案信息資源進行信息化管理與數字化利用，才能最大限度地實現檔案資源的效益。

（作者單位：唐山市燃氣集團有限公司）