做好信息化時代公安檔案工作的幾點思考

楊萍

隨著信息化時代的來臨，公安檔案工作正在悄無聲息的發生著改變。信息化時代，使檔案工作由繁入簡，也使檔案工作由粗變細，來不得半點馬虎。如何做好新形勢下的公安檔案工作，是每個檔案人員應該迫切思考的問題。

一、檔案信息化的重要意義

在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的核心與主導，檔案資源信息化將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發利用，實現檔案資源的社會共享。檔案信息化不僅是時代發展的必然要求，也是檔案管理現代化的重要手段和主要途徑。

一是檔案信息化是適應時代的要求。當今社會，無論男女老少或多或少對網絡和信息有著不同程度的依賴，人們的工作、生活方式深受網絡、信息的影響，有人形象地稱之為“鼠標時代”、“觸屏時代”。檔案信息化可以使檔案管理更好地適應現代人的行為方式，使檔案管理跟上時代步伐。

二是檔案信息化使檔案管理由繁入簡。在傳統的信息化檔案管理模式中，海量檔案信息都被禁錮在檔案庫房中，任你有成千上萬的查詢需求，也必須由檔案員經檢索、審批、出庫、登記等一系列繁雜程序。實現檔案信息化后，用戶可以借助網絡實現非涉密檔案信息24小時檢索查詢。

三是檔案信息化使檔案利用近在咫尺。在傳統檔案管理模式下，查詢異地檔案要跋山涉水到辦案單位查詢相關內容，且利用率偏低。但在檔案信息化條件下，借助網絡通過合理設置檢索條件，可以輕而易舉地跨地市進行查詢，實現對所有檔案保管單位入網信息“全、準、快”的檢索。

二、公安檔案信息化工作中存在的問題

（一）檔案信息化管理沒有引起高度重視。近年來，公安檔案工作參與了檔案達標升級工作，但多是被動迎接考核，并沒有真正認識到公安檔案的重要性。從領導到具體工作民警都沒有在思想上引起高度重視，普遍存在重業務、輕檔案的思想，工作做完后就不愿意再認真仔細地整理歸檔材料，容易造成材料保管不善、遺失或漏缺的情況。少數檔案收集不完整、不及時，且排列混亂，影響了檔案的提供利用。

（二）基層檔案信息化工作常常是說起來重要，忙起來不要，檢查驗收前才臨時抱佛腳，把若干年的資料搬出來搞突擊整理，這樣一來既會丟失資料又會導致檔案整理編目不齊備、不規范。其次，沒有配備專職檔案管理員。大多數派出所由內勤兼任檔案員，平時沒有固定時間整理檔案，非整不可時，就搞突擊，容易造成檔案不規范、不齊全。再次，檔案管理培訓、指導不夠。多數基層單位的內勤對檔案管理工作比較生疏，幾乎沒有經過專門培訓，整理檔案無法下手。

（三）管理觀念落后，信息化水平低。在當今社會，管理觀念和管理方式的現代化已經成為經濟和社會發展的必然要求，而檔案的信息化管理也是檔案資源利用提出的新課題。要求全體檔案人員全面提高檔案信息化水平，需要過程和各方面的努力。

三、對公安檔案信息化的幾點思考

（一）加強組織領導，強化檔案意識。

公安檔案信息化管理工作是公安機關的一項重要的基礎工作，同其他工作一樣，領導的重視是做好基層檔案工作的關鍵和前提條件。公安機關的領導，特別是基層派出所的領導，要充分認識到檔案工作的重要性和緊迫性，切實加強領導，建立相應的檔案管理組織機構，主要領導要負責親自抓，把檔案工作列入議事日程。要建立責任制，一級抓一級，層層抓落實，把基層檔案工作作為派出所基礎業務建設的重要內容和建設群眾滿意派出所的重要條件來抓，做到認識到位，工作到位，保障到位。同時要積極組織民警認真學習和貫徹執行《檔案法》，要多渠道、多層次，多形式開展《檔案法》的宣傳教育，不斷增強民警的檔案意識，使每個民警自覺做到從每份資料抓起，從每卷案卷抓起，一步一個腳印地把檔案管理工作落到實處。

（二）加強公安檔案信息化人才的培養和指導。

檔案管理工作“以人為本”。面對公安檔案工作任務日趨繁重、管理水平要求越來越高的新形勢，要把加大檔案工作教育培訓工作、加快檔案人才培養、提高全體民警檔案意識作為一項重要任務來抓。每年至少兩次有針對性地組織全局專（兼）職檔案管理人員開展專業培訓、觀摩學習、以會代訓、互幫互學等活動，逐步從理論、專業、文字、管理、計算機應用水平等方面提高檔案管理人員綜合素質，更好地開展檔案管理工作，并對基層民警進行有效指導，從而保障文件歸檔工作的規范化和科學化，提高檔案管理工作的水平。同時，上級業務部門加強對檔案管理工作的監督檢查，定期或不定期地深入派出所檢查指導檔案工作，發現問題，及時通報，督促整改，力促規范。

（三）充分利用，服務實戰。要更新觀念，加快各類檔案的著錄速度，改進傳統調檔模式，讓檔案查詢窗口能夠為查閱者提供高效優質的服務，將檔案信息化管理活起來，真正實現24小時全程檢索。要主動了解本單位工作動態，調查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發檔案信息資源。

（四）增強辦公自動化能力，完善硬件設施。上級公安機關應在加大基層其他硬件設施資金投入的同時，要適當考慮加大對檔案管理工作的資金投入，以完善檔案信息化管理的硬件設施。立足長遠地搞好檔案庫房的設計，預先考慮好庫房面積、結構和承重能力等要素，配備好檔案庫房專用設施。暫時無法新建用房的，對庫房條件不符合要求的要設法進行改造，并結合實際在檔案結構管理和權限上作一些適當的調整。

（作者單位：玉田縣公安局指揮中心）