淺談對基層派出所檔案信息化建設的幾點思考

賈婷

近年來，遵化市公安局檔案室緊跟時代發展，適應新形勢、新任務和新要求，通過創新工作機制推進了信息化工作的強力實施。但是隨著公安信息化建設水平的提升，派出所檔案信息化建設與實踐工作發生了脫節，同時帶來了前所未有的挑戰。如何進一步提升派出所檔案信息化建設，談幾點粗淺認識。

一、基層派出所檔案信息化建設的必要性和重要性

公安派出所檔案是公安檔案的重要組成部分，市公安局從2001年開始對派出所檔案管理工作進行整理、規范。目前，派出所檔案工作數字化加工已初具規模。檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和專業隊伍建設五個方面構成。

（一）派出所檔案信息化建設是數字化、網絡化發展的必然趨勢。派出所的檔案目前大都停留在對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對信息化工作中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。如何在數字化網絡化的大潮中最大限度地服務公安工作實踐，進行檔案信息化建設成為必然。

（二）派出所檔案信息化建設是服務公安信息化工作的要求。檔案信息化工作是基層基礎工作中的重要組成部分，是實現規范化建設的基礎，做好檔案的開發利用是檔案自身價值的重要體現。派出所的戶籍檔案涉及婚姻、家庭等民生熱點問題，作為一個基層服務所，只有實現了檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化，提高檔案利用的服務質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，才可能實現公安業務建設協調可持續發展。

二、當前派出所公安檔案信息化管理工作

現狀及存在的問題

（一）派出所領導理念意識制約了檔案信息化建設的發展。一些基層派出所領導思想上普遍存在偏差，不清楚檔案工作的重要用途和實際價值，片面的認為檔案工作就是收集過時的文件材料，而未能站在歷史的角度及推動公安工作長遠發展的戰略性地位上認清檔案規范化建設的重要性和必要性，影響了派出所檔案工作的根本決策導向，導致當前檔案信息化建設在派出所難以全面推進到位。

（二）派出所檔案長效管理機制不能完全落實到位。基層派出所每年各類檔案歸檔工作不能及時完成，該歸檔的不歸檔、該移交的不移交，有的派出所檔案甚至存幾年都不歸檔。對檔案的鑒定銷毀工作開展不及時，失去利用價值的檔案大量積壓，庫存空間不堪重負。檔案庫房防范設施不能全部到位，空調、除濕等設備不能經常開啟，滅火器不能定期檢測，檔案室防水、防火、防塵、防光、防盜、防潮、防有害生物措施落實不到位，庫房衛生狀況不理想。

（三）派出所檔案員隊伍不夠穩定不能適應信息化管理需要。檔案作用的發揮很大程度上受到檔案管理人員水平的影響，隨著公安檔案資源應用、共享程度的日益加大，對基層檔案員提出了新的更高要求，既要熟悉檔案專業化管理知識及計算機、網絡系統等常規操作技能，又要知曉公安業務、法律等方面的知識。目前大部分派出所檔案員由內勤或輔警兼任，加上檔案工作枯燥無味，看不到成績，檔案員學無動力，干無壓力，幾乎每兩到三年就更換一次，以至于檔案員剛剛熟悉檔案業務就轉干其他工作。而新任檔案員短時期內無法熟悉掌握基本業務，不能及時解決工作中遇到的具體業務問題。

三、做好信息時代公安派出所檔案管理工作

的幾點建議

（一） 提高認識，為派出所檔案信息化建設提供有利保障。派出所領導要高度重視檔案信息化建設工作，要把此項工作列入派出所民警特別是內勤民警績效考核內容，自覺把檔案工作融入業務工作之中，提高檔案的規范化建設。要加大對檔案經費的投入，如安裝密集架、購置空調、掃描儀、移動硬盤等設備，為檔案信息化建設提供良好條件。充實檔案管理力量，可指定內勤民警為主，并配備一名輔警。在內勤民警更換調整的情況下，相對固定輔警人員，形成良性長效管理機制。

（二）增強派出所檔案信息化工作現代理念。首先，提高科技含量。要積極應用公安檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化，為迅速、準確和全面的檔案信息服務奠定扎實基礎。其次，做好檔案編研工作。在努力編纂好大事記、文件匯編等常規性編研材料的同時，主動了解單位工作動態，調查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務，變事后服務為超前服務。再次，改進檔案服務措施。要研究利用工作的規律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式的檢索形式，突破傳統單一、狹窄的案卷目錄一本帳的狀況。

（三）強化派出所檔案信息化管理規范運作。派出所檔案工作作為一項基礎性工作，要求檔案管理者準確理解和把握現代檔案管理理論，即以信息化管理的理念規范開展檔案管理工作。一要規范歸檔材料收集工作。要嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集，要創新收集手段，做到廣泛收集和重點收集相結合;要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集;要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、CD、DVD、移動硬盤等磁介質載體以及各種具有價值的實物。二要規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理，卷內文件排列有序，案卷標題簡明，保管期限準確，案卷封面、卷內文件目錄、備考表填寫無錯漏，案卷裝訂結實美觀。三要規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用。積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置“七防”等安全保管和保護設備;要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

（四）加強指導培訓，強化派出所檔案信息化管理。要通過培訓來不斷強化派出所整體信息化管理檔案的意識，不斷提升信息化管理的能力，切實提高檔案管理工作的信息化水平。要加大檔案業務知識的培訓力度，每年開展一次綜合性培訓。業務培訓工作要以規范派出所檔案管理為目標，以提高派出所檔案信息化管理水平為重點，通過經常性的培訓提高檔案知識的普及率。

（作者單位：遵化市公安局）